Автоматизация контроля сроков обучения персонала в частной медицине: кейс Центра семейной стоматологии и Айти Аналитикс
Контроль сроков обучения, инструктажей, медицинских осмотров и повышения квалификации — важная часть работы медицинских учреждений. Если в штате немного сотрудников, за всем можно следить вручную. Но когда коллектив растет, ручное управление становится неэффективным: кадровый специалист физически не успевает отслеживать, все ли сотрудники вовремя прошли обязательные процедуры.
С такой проблемой столкнулся Центр семейной стоматологии. Вместе с командой Айти Аналитикс они автоматизировали процесс через Битрикс24.
Роман Лабаков, директор Айти Аналитикс и преподаватель Айти Академии, отметил:
«Мы адаптируем Битрикс24 под конкретные задачи компаний. Обычно это продажи, клиентские процессы. А здесь мы работали с внутренними кадровыми вопросами — с тем, что редко автоматизируют в первую очередь. Это не найм и не адаптация, а именно работа с уже действующими сотрудниками: контроль сроков, соблюдение всех требований по обучению и проверкам».
В рамках проекта была выстроена система, которая учитывает все категории сотрудников, форматы и сроки обязательного обучения и позволяет вовремя напоминать ответственным о необходимости прохождения инструктажей, курсов, проверок. Теперь все процессы фиксируются в системе, а не в бумажных папках.
Анастасия Синкевич, заместитель директора Центра семейной стоматологии по административным вопросам, рассказала, что изначально не планировали использовать именно Битрикс24 — задача стояла шире: найти надежный инструмент, который поможет справляться с большим объемом регламентных требований. После анализа вариантов пришли к решению реализовать систему на базе уже знакомого и гибкого продукта, адаптировав его под специфику организации.
Результат — структурированная система учета и напоминаний, которая позволяет не допускать сбоев и экономит время специалистов.
Что именно было реализовано в Битрикс24
Для автоматизации внедрили следующие инструменты:
- Создана личная карточка сотрудника
- Введен реестр всех должностей
- Организован контроль сроков категорий медперсонала
- Обеспечен контроль прохождения инструктажей
- Настроен контроль обучения по обязательным курсам (охрана труда, пожарная безопасность и другие)
- Формализованы и автоматизированы процессы обучения персонала
Для небольших компаний такие задачи могут решаться и другими способами. Однако при численности сотрудников от 50–60 и выше автоматизация становится необходимой.
Как работает система?
Основой системы стала личная карточка сотрудника — цифровой аналог «папки», в которой хранится вся важная информация.
Сотрудник компании — не всегда пользователь системы, поэтому был создан отдельный реестр сотрудников, где собрана необходимая информация. В том числе — с возможностью разграничения прав доступа.
В реестре можно указать несколько должностей для одного сотрудника: основное место работы, совместительство, частичная занятость (например, 0.25 или 0.5 ставки). Хранятся данные по каждой из занимаемых должностей.
В карточке фиксируется вся история обучения: когда сотрудник проходил курсы, какая у него категория, сроки подтверждения квалификации и прочее.
Особое внимание уделили учету уже имеющихся у сотрудника компетенций при его приеме на работу. Это важно, поскольку смена работодателя не означает потерю накопленных знаний и навыков.
Таким образом, система учитывает и прошлые обучения, и текущее активное обучение, которое сотрудник должен пройти согласно требованиям.
В системе реализована карточка сотрудника с информацией о сроках подтверждения категории и необходимом количестве часов обучения. Она автоматически отслеживает сроки и напоминает ответственным за два года, год и ближе к окончанию, чтобы вовремя организовать обучение.
Если сотруднику не хватает часов для подтверждения категории, Битрикс ставит задачу по подбору курсов и оформлению заявки. После подтверждения заявки запрашиваются данные о курсах и сроках.
Система обновляет рабочее расписание сотрудника, отмечает отсутствие и отправляет ему SMS с информацией об обучении. По окончании курсов система напоминает о получении подтверждающих документов, фиксируя факт прохождения обучения.
Какой итог? Система переводит процесс обучения сотрудника на стадию ожидания документов и напоминает как сотруднику, так и ответственному о необходимости предоставить подтверждающие документы. Полученные сканы прикрепляются к карточке, указывается количество набранных часов, и процесс переводится на стадию «документы получены».
Далее Битрикс автоматически считает количество часов и проверяет, достаточно ли их для подтверждения категории. Если часов всё ещё не хватает, цикл повторяется: напоминания, подбор курсов и обучение продолжаются до полного выполнения требований. По завершении цикла открывается следующий пятилетний период.
Вся история обучения, включая курсы, сроки, часы и документы, хранится в личном деле сотрудника.
Помимо внешних курсов, система также контролирует прохождение внутренних инструктажей (охрана труда, санэпидрежим, радиационная безопасность и др.) и регулярных медицинских осмотров, фиксируя сроки и напоминая о необходимости их прохождения.
В дальнейшем планируется автоматизация всей программы производственного контроля, включая оборудование и другие важные процессы.
Хотите автоматизировать бизнес-процессы вашей компании? Айти Аналитикс — ваш надежный партнер в мире Битрикс24. Они помогут с внедрением Битрикс24 и телефонии, бизнес-анализом, систематизацией и автоматизацией процессов,, чтобы сделать управление бизнесом проще и эффективнее. Обращайтесь!
Сайт: https://crmplus.by/