Сверстать 300 бейджей за 10 минут. Data Merge в InDesign
Но реальных имён и фамилий от клиента до сих пор нет. Сроки горят. Типография наседает: макеты нужны были вчера. Знакомо?
И вот, клиент, наконец, присылает список участников. Эксель-табличку. Открываешь, а там 300+ сотрудников.
Оставим нытьё, про неправильно налаженные процессы, мол, клиент должен был прислать всё заранее, бла-бла-бла… это говно не работает в жизни.
Как отдать на печать 310 бейджей за 10 минут, имея один макет и таблицу с именами?
- Открываем ранее свёрстанный макет в ИнДизайне
- Находим Data Merge (Window → Utilities → Data Merge)
- Подгружаем файл с именами (он должен быть в кодировке Unicode)
- Назначаем переменные (на их место подставятся имена и фамилии из файла).
Всё. Экспортируем макетов и пуляем в типографию.
Пример подготовки списка имён для импорта
Я люблю работать с таблицами в ГуглДоках. Намного удобнее экселя, не умаляя достоинств последнего. Но без экселя всё равно не обойтись. Так что, если он вам норм — работайте прямо в экселе.
Сразу делаю копию оригинального списка ↓
Автоматически разделяю на столбцы
Создаём строку выше и именуем столбцы. Фамилии будут подставляться на место переменной sname, имена — name.
Совет. Сортируйте список в алфавитном порядке. Это облегчит поиск участников в итоговом PDF.
Если вы всё это делали как я, в ГуглДоках — выгружаем в эксель (Файл → Скачать → Microsoft Excel). Если работали сразу в экселе — прекрасно.
Из экселя сохраняем документ как текстовый файл в кодировке Unicode.
Гугл Таблицы, увы, не умеют выгружать текстовый файл в Юникоде. А для подключения к Индизайну нам потребуется именно UTF-кодировка.
Идём в Индизайн, в палитре Data Merge подключаем созданный список:
Индизайн спросит (если стояла галочка Show Import Options), какой у вас разделитель (Delimiter), кодировка (Encoding) и платформа.
Я на этом этапе просто жму окей. Даже несмотря на то, что работаю на Маке, а в графе Platform стоит PC.
- Ничего не произошло → Проблема с файлом (не та кодировка, не тот тип файла).
- Индизайн ругается на пустые переменные → возвращаемся в эксель, удаляем 2-5 строк/столбцов вокруг списка (даже если они выглядят пустыми).
- Абаркадабра вместо текста → Проблема с кодировкой. Ещё раз внимательно экспортируем из экселя в текстовый файл с кодировкой UTF.
Теперь в макете надо заменить «рыбные» имена и фамилии на переменные из подключённого файла. Для этого выделяем текст и тыкаем в переменную, которая должна появиться на его месте.
На этом этапе можно полистать имена, посмотреть как они встают в макет (разумно убедиться, что длинные имена и фамилии поместились в макет).
Выгружаю в PDF. Для этого идём в контекстное меню Data Merge → Export to PDF. Откроется окно:
Здесь можно попросить программу собрать в один PDF все макеты (All Records), либо конкретный диапазон (Range).
Диапазон может быть рваный (см. пример к графе Range: 1, 4, 6-11 — соберёт в один PDF бейджи первого участника, четвёртого и с шестого по одиннадцатый)
Галочки внизу не снимаем, чтобы Индизайн сам проверил не влезающие тексты и недостающие картинки (да, таким же образом можно и разные картинки подтянуть)
Настройки экспорта в PDF здесь рассматривать не буду, единственное проверьте блиды (bleeds).
Проверка показала, что все подставленные имена и фамилии влезли в отведённые рамки. Прекрасно.
На всякий случай скривляю тексты в готовом PDF (делаю это в Adobe Acrobat буквально в пару кликов: Инструменты → Допечатная подготовка → Предпечатная проверка → Convert fonts to outlines).
Пуляю PDF в типографию на печать.
