Электронный планировщик задач должен работать на вас, а не наоборот

Я использую электронный планировщик для сбора, систематизации, хранения и исполнения своих задач и проектов. И для того, что бы было удобно, а самое главное, эффективно его использовать, необходимо настроить систему сортировки и упорядочивания.

Моя система

По умолчанию, все, что я фиксирую (записываю), попадает в «Inbox» (Входящая корзина). Это самая ключевая папка, с которой все начинается.

Дальше я создал папки (проекты):

1.Рутина

Отправляю задачи, которые логически не попадает в папки указанные ниже, но при этом записанные задачи имеют вес в моей жизни.

2.Работа

Здесь проекты и задачи, которые приносят доход в денежном выражении. Ничего лишнего, только доход. Все творчество, идеи для проверки и т.д. уходят в личное.

3.Личное

Все, что мне приносит удовольствие, списки книг для прочтения, список для досуга, хобби и т.д.

4.Дом

В этой папке записаны задачи по обязательствам, которые я взял на себя по дому и домашнему быту.

5.Купить

Текущие небольшие / мелкие покупки в супермаркете, бытовые товары и прочее, а так же отдельным списком крупные покупки.

6. Отложено

Сюда попадают списки и проекты, которые я не буду выполнять на предстоящей неделе, но буду выполнять в предстоящем месяце (средний срок исполнения 30 календарных дней), и срок не дольше. Все больше 30 дней – убираю из планировщика в архив (Когда-нибудь / Может быть).

Больше я не стал усложнять систему и плодить множество папок. По моему опыту, это более чем достаточно, т.к. большое количество папок ведет к хаосу, что порабощает пользователя планировщика, и в итоге система перестает работать. А наша задача, что бы планировщик работал на нас, а не мы на него. Не нужно тратить много времени, что бы зафиксировать задачу и выполнить ее. Нужен 1-2 шага для фиксации и один шаг для исполнения.

Конечно под каждой папкой (проектом), есть подпапки. Но, их очень мало, т.к. еженедельный обзор помогает избавиться от лишнего груза и оставить в работе только те проекты, по которым я действительно на неделе буду работать.

Для простых задач я настроил теги (контекст) по следующим критериям:

@closedlist

Проводя обзор предстоящего дня, я создаю закрытый список, т.е. задачи, которые в обязательном порядке должны быть выполнены и их я помечаю тегом @closedlist.

Здесь задачи с датой на сегодня и без даты. Нужно это для того, что бы не терять фокус, т.к. в течение дня могут прилетать другие задачи с пометкой сегодня, но они могут быть менее важны, чем задачи в закрытом списке. Или выполнив новую срочную задачу, возвращаем наш фокус на главные задачи из @closedlist.

Приоритет по задачам я ставлю очень редко (считаю это бессмысленным) и то, только в списке @closedlist.

И самое важно правило: список задач @closedlist составленный с вечера (утром) не подлежит корректировки и дополнению в течении дня!!!

@thisweek

Проводя еженедельный обзор (с бот-ассистентом Stream), задачи, которые требуют моего внимания и которые я хочу выполнить на предстоящей неделе, помечаю тегом @thisweek.

Важно: помечается тегом только то, что будет выполняться на предстоящей неделе (ближайшие 7 дней), не более.

@офис

Я отдельно вынес тег @офис, т.к. в офисе я бываю не постоянно, но есть задачи, которые я могу выполнить только там.

К данному тегу вы можете подойти творчески, например, создать тег @гараж или @родители и т.п.

@выезд

Все, что я хочу выполнить по пути в офис, дом и т.д., я помечаю тегом @выезд.

@ожидание

Все, что я поручил, жду телефонного звонка, сообщения или документ, помечаю тегом @ожидание.

На этом я остановился, т.к. большое количество тегов, приводит к усложнению системы, что мешает быстрой фиксации задач и их исполнения.

Как это работает?

Записывается новая задача.

Дальше мне нужно по ней принять решение:

- если это надо выполнить сегодня, то ставлю дату «сегодня» (папку и тег я не присваиваю, т.к. это трата времени – задача будет выполнена в любом случае, с тегом или без него, и хранится она в Inbox);

- если это надо выполнить в конкретный день, то ставлю дату и убираю в нужную мне папку и, при необходимости, присваиваю тег @офис или @ожидание.

Планируя предстоящий день, я просматриваю:

- задачи с датой на предстоящий день (не более);

- задачи без даты, но с тегом @thisweek;

- задачи без даты по актуальным проектам (папкам), если есть в этом необходимость;

- выбираю самые важные и присваиваю тег @closedlist.

Весь день я не меняю список задач из этого тега, только выполняю.

А для того, что бы быстро планировать день по всем свои проектам и задач, что бы просматривать все и ничего не упустить, не нужно плодить множество папок (проектов), и еженедельно проводить чистку и проверку своей системы (проводить еженедельный обзор), что бы удалять ненужный хлам.

Проводя еженедельный обзор, я просматриваю проекты и задачи по ним. То, что я точно буду делать на неделе, помечаю тегом @thisweek.

Этот тег я ввел, что бы очень оперативно просмотреть список следующих моих задач (действий), если в течении дня я все выполнил, а времени и энергии полно.

Вместо вывода

С утра и до вечера я работаю только с двумя списками - «сегодня» и @closedlist.

В приоритете - @closedlist.

Таким образом, я держу свой день в фокусе, но при этом не упускаю срочно прилетевших задач.

Если у вас будут вопросы по настройки индивидуальной системы списков задач, планирования и организации, пишите личным сообщением, с удовольствием поделюсь своим опытом.

Мой телеграм канал, где я делюсь личным опытом, инструментами и идеями https://tele.gg/streamflow

Для еженедельного обзора бот-ассистент Stream https://tele.gg/thestreambot

Романенко Кирилл #продуктивность