Как отправлять голосовые сообщения и не раздражать собеседника
Перед тем, как отправить голосовое, уточните у получателя, удобен ли ему формат. Если нужно выгрузить много информации, делите сообщения по принципу «одна мысль — одно голосовое». Подписывайте основные мысли, чтобы собеседник мог легко найти нужное аудио в переписке. Помните о том, что информация хуже усваивается на слух. Если в голосовом есть критически важные задачи, сделайте краткое резюме текстом — так они точно не потеряются.
Голосовые сообщения стали нормой общения в мессенджерах, но пользоваться ими в рабочей переписке умеют не все. Часто голосовые тормозят коммуникацию и раздражают получателя — вместо удобного и понятного текстового описания задачи получаешь аудио на семь минут. Приходится слушать два-три раза, чтобы понять и зафиксировать основные идеи. Это отнимает много времени, а найти нужную информацию в переписке потом практически невозможно. Делимся советами, как записать голосовое, чтобы не вызвать у собеседника раздражение и действительно помочь делу, а не усложнить процесс.
Подумайте, точно ли вам нужно голосовое
Глобально в бизнес коммуникации принято общаться текстом. Его легче воспринять и вернуться к нему в случае необходимости. Прежде чем отправить голосовое сообщение, подумайте, точно ли собеседнику будет удобно с ним работать.
Не записывайте аудио, только потому что вам так проще в конкретной ситуации.
Голосовое не нужно:
Мысль помещается в короткое сообщение, просто лень набирать текст. В голосовом сложнее придерживаться структуры, и можно долго кружить вокруг одного тезиса. Текст побуждает формулировать идеи лаконично.
Нужно дать комментарии по работе или список задач. Человеку будет сложно в них сориентироваться на слух. Придётся несколько раз переслушать, чтобы выписать все пункты. Комментарии и задачи лучше оформить текстом — так и вы видите, что не упустили ничего важного, и собеседнику легче, когда задачи перед глазами.
Можно отправить голосовое:
Нужно передать идею, которую сложно донести текстом. Голосовое удобно, когда важно привести метафоры, образы, передать настроение, описать примеры и ситуации.
Нет времени на созвон или на подробный бриф по задаче. Голосом проще объяснить контекст: откуда появилась задача, какие есть вводные, что нужно в итоге.
Нет возможности лично сообщить информацию, которую можно трактовать двояко. Это может быть сложная новость, обратная связь и другие неоднозначные вопросы, которые могут обидеть собеседника. Голосом мы передаём интонацию и настроение — аудио легче воспринять правильно, чем текст.
Предупредите и обозначьте срочность
Чтобы голосовые сообщения не вызывали раздражения, лучше о них предупреждать. Если вопрос срочный, а у коллеги нет возможности прослушать сообщение прямо сейчас, он будет нервничать и злиться. Поэтому перед отправкой спросите, можно ли записать голосовое и есть ли возможность прослушать прямо сейчас, если это важно. Если вопрос не срочный, напишите об этом. Тогда собеседник будет знать, что не обязательно спешно искать возможности послушать прямо сейчас и можно сделать это, когда будет удобно.
Примеры:
Сначала подумайте, что говорить, потом нажимайте на запись
Малосодержательные голосовые раздражают. Если смысл можно резюмировать парой фраз, напишите их текстом. Старайтесь избегать голосовых сообщений с большими паузами, где вы пытаетесь подобрать слова. Если сформулировать мысль не получается, отмените запись сообщения, сделайте паузу, подумайте, а потом запишите новое аудио.
Дробите большие голосовые и подписывайте тему
Не наговаривайте всё сразу в одно сообщение на 15 минут. Если понимаете, что сказать нужно много, то выделяйте смысловые блоки по принципу «одно голосовое — одна мысль». Каждое аудио отправляйте отдельно с подписями: «О задаче», «Комментарии по проекту», «Пожелания клиента». Так собеседнику будет проще ориентироваться в информации. Нужное голосовое можно найти по ключевым словам и переслушать именно его, а не тратить время на длинное сообщение, где ещё предстоит найти интересующий фрагмент.
Примеры:
Важно помнить, что аудио усваивается хуже, чем текст. Человек мог отвлечься в процессе, не разобрать какую-то фразу, потерять мысль в обилии информации. Поэтому важные тезисы лучше резюмировать текстом. Выносите в фоллоу-ап всё, о чём нужно помнить. Так больше шансов, что значимые детали не потеряются в голосовом сообщении.
