Джедайские техники / Максим Дорофеев

Ниже я привожу свой конспект книги Максима Дорофеева "Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо". Максим является признанным экспертом по личной эффективности, его книги мне независимо друг от друга рекомендовали сразу несколько человек, у которых с эффективностью все очень хорошо.

Конспект приводится с ознакомительной целью, какие-то вещи я специально пропускал, в принципе, в отличие от множества нон-фикшн книг, здесь почти нет воды, каждая глава наполнена практической информацией, поэтому рекомендую прочитать книгу целиком.

Глава 1. Как мы устроены?

Обезьяна в голове конкурирует за кнопку управления мозгом с рациональным типом. Делает что хочет, кайфует и не дает действовать рациональному человеку. Перед приходом панического монстра сбегает и оставляет рационального типа работать до усеру.

Быстрое и медленное мышление по Канеману. Две системы мышления. 1 не тратит ресурсы и молниеносно дает ответы, но легко может ошибиться. 2 супер тщательно все обдумывает, но тратит много когнитивной энергии.

Память делится на рабочую и долгосрочную. Плюс два схожих блока потом в памяти смешиваются, это эффект интерференции или реактивное торможение. Плюс легко появляются ложные воспоминания, потому что мозг не признает, что что-то забыл, а дорисовывает картинку из смежных или внешних воспоминаний.

Глава 2. Как с этим жить?

Универсальное правило, чтобы справиться с любой непонятной ситуацией – нужно подумать.

Однако по факту у нас не всегда выходит это сделать, потому что для успешного решения сложной задачи нужно три фактора: время, мотивация и «мыслетопливо». Наличие одного или двух не гарантирует успех (если нет ресурса думать, можно потратить сколько угодно времени даже на относительно не сложную задачу). Поэтому ключевая задача – научиться копить мыслетопливо и не тратить его на ненужные вещи.

Мы можем по-разному терять мыслетопливо. Во-первых, из зоны подсознательного в сознание постоянно выплывают разные идеи, причем в самое неподходящее время. Мы никак их не фиксируем, в итоге они уходят обратно в подсознание, чтобы потом выплыть снова. Чтобы зафиксировать этот процесс, достаточно записывать куда-то все приходящие в течение дня идеи – станет понятно, что они самые разнообразные.

Эффект нелинейности задачи: когда чем сложнее задача, тем сложнее ее реализовать, потому что мы склонны прокрастинировать начало работы над ней и ждать наступления дедлайна.

Эффект выпрямления сроков – склонны завышать сроки, а менеджеры потом их занижают. В результате у нас был заложен какой-то резерв, но мы его тратим на срочные задачи и когда приступаем к текущей, резерв уже потрачен и если что-то идет не так, срок будет нарушен, потому что подушки безопасности в виде запасного времени уже нет. И мы оказываемся в ситуации, когда задача точно не будет выполнена раньше дедлайна: либо в срок (если повезло), либо с опозданием.

Бракованный день: у нас вроде бы много свободного времени, но оно так сильно фрагментировано на небольшие отрезки по 5-30 минут, что не можем глубоко погрузиться в решение задачи и войти в состояние потока. Хотели бы глубоко поработать 2-3 часа, вместо этого постоянно отвлекаемся.

Мыслительный процесс коровы. Постоянно думаем о другом (когда ложимся спать – о работе, когда работаем – о том, что не выспались). Вместо того, чтобы в текущем моменте думать о текущем виде деятельности (на работе – о работе).

Глава 3. Практики экономии мыслетоплива

Для минимазации утечек мыслетоплива нужно выстроить работу по следующему циклу:

Подумать – это всегда первично, по результатам «подумать» понимаем, что делать дальше
Поняв, что нужно делать – пополняем список задач
Можем приступить непосредственно к выполнению задач
Переходим к проверке входящих либо снова к шагу 1

Восстанавливаться. Отслеживать свое состояние, давать умеренный стресс с восстановлением, потому что тогда происходит рост и развитие.

Разгружать рабочую память. Потому что когда удерживаем задачи, это повышает когнитивную нагрузку.

Способы разгрузить рабочую память

Метод спусковых крючков

сесть в спокойном тихом месте
положить перед собой белый лист бумаги
взять список спусковых крючков и медленно читать пункт за пунктом
если крючок работает, записать вспомнившееся дело
когда список закончится, посидеть еще минут 5, дела могут прилетать вдогонку

Метод созерцания точки

Садимся и смотрим в любую выбранную точку. Как только что-то отвлекло – записываем и смотрим дальше.

Вечерний гвоздодер

Сесть и начать прокручивать день в деталях в обратном порядке. Могут всплывать вещи, которые забыл записать. Записать их.

Регулярно очищать инбоксы. Все источники входящих нужно регулярно просматривать и вытаскивать из них задачи/информацию

Блокноты/ежедневники
Список электронных писем
Незакрытые вкладки в браузере
Документы на рабочем столе ноута

Ключевые типы входящих

Задачи. Четкие и конкретные действия, которые можем сделать сами или делигировать без подготовки.
Проекты или дела. Большие куски активностей, нужно подумать прежде чем приступать к действиям.
Информация. Некие знания, которые сами по себе ни к чему не призывают.
Встречи. Зависят от времени.

Главное не перемешивать все эти типы!

Еще очень важно правильно формулировать задачи:

должно быть сразу понятно о чем речь (не «Вася встреча», а «позвонить Васе и спросить может ли встретиться в 13.00 в понедельник»)
формулировка должна звучать «что нужно сделать?»
задачу нужно выполнить, по минимуму используя мышление
задача должна представлять первое действие в цепочке

Если есть работа над проектом, там надо действовать так:

подумать над проектом и вычислить ближайшую задачу
записать задачу в список задач
выполнить задачу
вернуться к размышлениям над проектом

Использовать внешнее хранилище! Оно должно вызывать доверие (обращаемся к нему, а не к мозгу за информацией), а также должно быть как бы продолжением и расширением мозга (а не его резервной копией). Что в нем должно быть точно:

Список задач
Список проектов
Календарь (опционально)
Система хранения справочной информации

Справочную информацию необязательно хранить там, где задачи, скорее всего это будет другая система, более удобная. При разборе входящего типа «информация», нужно задавать себе два вопроса:

Когда мне понадобится этот кусочек информации?
Где я буду искать его в этот момент?

Возможно понадобится составить некий индексный указатель, где что лежит.

Регулярно проводить обзоры систем! Это основное, если этого не делать, ничего не выйдет с входящими, потому что опять мозг и рабочая память будут брать это на себя. Должны быть маленькие ежедневные обзоры и большие еженедельные обзоры.

Вопросы для проверки себя:

Все ли источники входящих я разобрал (почта рабочая и личная, блокноты, заметки)
Все ли задачи в списке задач всё еще актуальны?
Просмотреть список проектов и понять, есть ли еще задачи по ним, которые надо выполнить?
Все ли проекты вообще активны?
Задачи, выполненные на прошлой неделе, может быть есть что-то еще?
Запланированы ли задачи на будущую неделю?
Календарь на две недели вперед, есть ли что-то, что можно сделать в связи с этим?

Когда есть немного времени (в пробке, в очереди) можно пробегаться по списку задач и немного его причесывать, переформулировать задачи, раскидывать их по проектам, объединять и прочее.

Уменьшать вредные переключения! то есть вырубить нахер все уведомления на телефоне и не переживать, что что-то пропустим. Скорее всего ничего.

Работать помидорами по 25-35 минут. По завершению таймера смотреть, если идет хорошо, можно завести еще на 35 минут.

Глава 4. Продвинутые приемы и техники

Есть лингвистическая путаница между проектами, делами и образом жизни.

Проект – частный случай дела, когда можно сразу составить план.

Дело – общий случай проекта, когда есть только желаемый результат, но план его достижения не совсем ясен. Как в уголовном деле – понятно, чего хочется достичь, но не всегда можно составить конкретный план со сроками сразу. Много неизвестного. На это еще влияет эффект установки (einstellung effect) – наличие идеи препятствует появлению лучшей идеи.

Образ жизни – это когда результат недостижим в принципе, можно улучшать бесконечно. Физическая форма или порядок дома – надо регулярно поддерживать. Бесконечный проект. Отличие от проекта – проект можно реализовать одним рывком (хоть и долгим/мощным), а образ жизни достигается только при условии равномерного и ежедневного стремления к нему.

Есть разница между планом проекта и списком задач. План проекта – это не обязательства. Может меняться, тогда и задачи будут корректироваться. Задачи лучше составлять только на текущий этап проекта и регулярно чекать на актуальность.

Метод рационального фланера (по Талебу) – три принципа:

Не знаем всего о проекте в начале и честно себе признаемся в наличии неопределенности
По мере продвижения проекта будем получать новую информацию и снижать тем самым неопределенность
На основе новой информации будем пересматривать свои планы и задачи

Метод минимального приемлемого результата (MVP). Не стремимся сделать сразу на 100% идеально, делаем итерациями. Генерируем идеи методом мозгового штурма (креативные методики).

Метрики – это игрушка дьявола. Как правило негативно влияют, потому что начинаете себя сравнивать с другими. Также есть проблема с методиками целеполагания (типо SMART) – можем не заметить что-то крутое, если ограничиваем себя рамками. Подходить к таким эвристикам надо с умом, иногда осознанно отказываться и выходить за рамки.

Четко понимать законы вариабельности. Средняя производительность человека одинаковая, но день ото дня она разная. Нельзя опираться только на свою среднюю производительность при планировании задач и сроков, надо еще учитывать возможные отклонения, которые могут быть весьма значительны в рамках одного конкретного дня.

Глава 5. Практические приемы и шаблонные решения

Шаблон экономии масштаба – если у вас много входящих, нужно стараться обрабатывать их сразу большими кусками (100 сразу), а не много раз по 10. Можно создать повторяющуюся задачу в списке дел по обработке входящих.

Списки книг и фильмов – не надо вносить все подряд в эти списки, слишком много пунктов получается и это может приводить к фрустрации. Поэтому если все же добавляете книгу/фильм/сериал себе в список, пишите, кто порекомендовал, чем привлекло, какие-то факты, так список станет короче, но более качественным.

Есть еще необычный тип сущности – идеи. Они отличаются от задач и проектов, что вообще непонятно, как с ними работать. Во-первых, идеи нужно записывать. Во-вторых – проводить какое-то время за обдумыванием («инкубатор идей»). То есть просто тратить 25-30 минут на творческое обдумывание, конкретный ритуал каждый себе придумает самостоятельно. Главное не ограничивать себя в эти 25 минут и не ставить себе конкретных целей в обдумывании. Можно составить примерный список вопросов:

А есть ли чего добавить в эту идею?
Для чего эта идея может мне пригодиться?
Как эта идея связана с остальными идеями?
К чему вообще эта идея может меня приблизить? А от чего отдалить?
Хочу ли я что-нибудь сделать в связи с этой идеей?
Точно эта идея все еще мне нужна?

Начинать просмотр идей всегда лучше с наиболее старых (которые давно в списке).

Есть методика generational garbage collection из программирования (еще называют методика шкаф-балкон-дача). Идеи, которые используются часто, хранятся «в шкафу», это первый список. Которые реже – постепенно переходят на «балкон», еще реже – уезжают на дачу. Например, «шкаф» просматривается раз в неделю, «балкон» – раз в месяц, «дача» – два раза в год.

Что касается электронной почты – уходить от статуса прочитано/непрочитано. Должен иметь значение только один статус – обработано, то есть мне не важно, читал я письмо или не читал, важно, чтобы я его как-то обработал. Могу прочитать и ничего не сделать – толку не будет. Много непрочитанных только добавляет тревоги. В идеале должен быть фильтр, который самостоятельно все входящие «прочитывает», а потом человек уже их обрабатывает когда ему удобно.

Чек листы это топовая тема, которая помогает не просто что-то сделать, а сделать это определенным образом. По сути это список пунктов, которые надо проверить перед тем, как вы начнете думать. Главное, он должен быть супер понятным и находиться там, где вы его найдете ровно в тот момент, когда его нужно применить (например, чек-лист по сбору чемодана удобнее разместить на крышке чемодана).

Глава 6. Чего обычно опасаются люди

Превратиться в биоробота. Типо интегрировал список задач и как робот по нему живешь. Этого не произойдет, если вести этот список задач осознанно и самостоятельно. А во-вторых, это и дает спонтанность – видишь свои задачи и можешь решить, действовать ли по ним или импровизировать целый день.

Не суметь следовать этой методике. Такой риск есть, чтобы успешнее интегрировать техники из книги, нужно с их помощь сделать какое-нибудь небольшое дело, которое давно хотели, но откладывали. Ощущение кайфа от реализации позволит успешнее пробовать до тех пор, пока дело не дойдет до автоматизма. Вдобавок должно выработать понимание, что следовать новым правилам выгодно.

Если завал или отпуск – тут уже каждый должен решить самостоятельно, но как правило разобрать огромный список входящих не так уж сложно, хоть и потребуется чуть больше времени, чем обычно.

Глава 7. Чего на самом деле надо опасаться?

Все опасения из предыдущей главы не проблема, реально надо опасаться вот чего:

Не надо работать только над рабочими вопросами. В первую очередь займитесь личной жизнью (личной – в смысле не рабочей, а не в смысле свиданиями).

Все инструменты личной эффективности так или иначе неудобны, будь то таблицы в экселе или приложения для айфона. Нужно привыкать и делать хоть что-то, идеала не будет никогда и это еще один соблазн прокрастинировать.

Записывать в инбокс все задачи, даже супер легкие и которые требуют меньше 30 секунд на выполнение (как вам кажется). На самом деле никогда не знаешь, что тебя отвлечет.

Если что-то делать из советов и техник этой книги, может реально начать появляться свободное время, к которому люди не готовы. Позаботьтесь о том, чтобы у вас было хорошее хобби/занятие, которым бы вы хотели заниматься после работы.

Когда начнете вести список, будете реально видеть, сколько всего не успеваете делать. Это нормально, так и должно быть. Все вы не сможете сделать никогда.

Мозг поначалу будет уставать, это норм. Привыкнете.

Список задач должен быть одновременно рабочим и личным (то есть и рабочие, и личные задачи там должны быть вперемешку). Иначе вы не будете выполнять личные задачи, они будут висеть у вас в голове и занимать ресурс, плюс будете их регулярно забывать и невовремя вспоминать. А вести эти списки в разных местах неэффективно.

Избегать неявных списков задач – это такие штуки, когда вы реагируете на информацию действием. Например, вам написали емэйл и вы начали делать то, что вас в этом емэйле попросили. А в идеале вы должны были задачу оттуда выгрузить в инбокс, а работать над теми задачами, которые планировали на сегодня. Плюс вы можете перестать доверять основному списку задач.

Если вы станете эффективнее, можете заметить, как неэффективны люди - не перезванивают, не делают того, что обещали, короче проебываются. Вас будет это бесить, но регулярно себе напоминайте, что вы были такими же.

Если босс - трудоголик и вы не можете уйти с работы раньше него, даже если все сделали – после выполнения основных дел из списка занимайтесь чем-то более интересным лично для вас, сидя на рабочем месте.

Делегирование будущему себе. Часто мы думаем, что у нашей будущей версии Я всегда есть время и силы. Не надо так! Только хуже сделаем сами себе, а задачи так никто и не выполнит по итогу, если уже сейчас они у вас почему-то вызывают отторжение.

У многих есть проблема, что интерес гаснет, когда задача сформулирована: типо уже понятно, как ее делать, ничего интересного. Это просто факт, как с ним бороться непонятно (помогает хорошая команда, но это если вы руководитель).

У нас всех есть нетерпимость к незавершенным делам, но надо выучиться спокойно с ней жить, потому что множество задач и проектов будут постоянно в незавершенной фазе. Это состояние должно даже стать комфортным.

Глава 8. Несклько конкретных примеров

Здесь разбираются техники ведения задач на конкретных примерах: покупке билетов на концерт или планирования отпуска.

Приложение 1

Спусковые крючки для полноценной выгрузки входящих в Инбокс и разгрузки головы.

Приложение 2. Подсказки для внедрения этого всего в жизнь

Нужно смириться, что не будет универсальных методов и решений, надо пробовать, настраивать под себя и готовиться к тому, что получится далеко не с первой итерации.

Регулярно обрабатывать инбокс, каждый день по чуть-чуть и подольше еженедельно. Отключить оповещания о новой электронной почте и уведомления на телефоне – обязательно!

Приложение 3. Точки и пределы регулировки практик

Здесь собраны дополнительные рекомендации в формате, что можно и что нельзя делать, выстраивая систему личной эффективности