Календарь и ежедневник:

почему это не одно и тоже и почему с ними надо работать по-разному

Привет, сегодня я хочу рассказать про то, как я составляю расписание и почему я делаю акцент на разнице календаря и ежедневника. Для начала разберемся в словах. Календарь в моем обиходе - это онлайн календарь google, я предпочитаю его, но можно использовать планер на год, месяц или неделю в печатном виде. Обычно это называется настольным планером. Или вы можете использовать настенный календарь, сейчас есть удобные версии с возможностью записи или даже ведением планов всех членов семьи.

Тут мы сразу подберемся к сути 一 в планер/календарь вносятся мероприятия, события, встречи, то есть всё то, что привязано к четкому времени. Визит к стоматологу, встреча с друзьями, совещание с коллегами, отправление поезда подразумевают более или менее четкое начало и чаще всего фиксированную продолжительность. Вы, конечно, можете опоздать на встречу с друзьями, но вам стоит прийти до того, как они разойдутся. Совещание или лечение зуба может задержаться, но всё равно эти мероприятия имеют предполагаемую норму.

Ежедневник 一 это блокнот, тетрадь, приложение на компьютере или телефоне, позволяющее вести детализированные записи на день. Иногда в ежедневники могут добавлять место для трекера привычек, рефлексии. О ежедневнике чуть позже, пока рассмотрим подробнее календарь.

Планирование встреч и отложенных мероприятий

Вечеринка на день рождения, концерт, билеты, купленные в театр  一 я всё вношу в календарь. Почему я люблю онлайн календарь 一 так я могу делать это моментально, так что это даже не успевает попадать в буфер мозга. Это позволяет мне меньше тревожиться. Все входящие предложения от друзей, от родителей, новые анонсы интересных мероприятий я сразу же проверяю на наличие свободного времени.

Здесь я снова не про жесткие рамки.  Вы можете поменять планы и не должны отказываться от новых входящих предложений. Разберем пример. К вам планирует приехать подруга из другого города на один день через 2 месяца и вы договариваетесь погулять, не проверив календарь. А потом оказывается, что у вас утром стоматолог, а вечером концерт. Если вы обнаружите это заранее, то перенесете стоматолога на удобное время, ведь ближе к дате свободное время у хорошего врача кончится, а на концерт позовёте подругу и успеете купить ей билеты.

Теперь про планирование рабочих встреч. Я помню, что лет 7 назад в учебнике бизнес-английского я прочитала, статью, что половину рабочего времени руководителя занимают встречи. Было забавно обсуждать с коллегой, что наши совещания неэффективны, но таких совещаний было 一 одна штука в квартал. Сейчас 16-20 часов в моей рабочей неделе это созвоны с коллегами. И большинство из них проходят по всем правилам эффективности и без большей части из них не обойтись. Хотя я ярый апологет того, чтобы отменять и урезать встречи.

Посмотрите на скриншот 一 здесь ребята посчитали стоимость встречи в деньгах. Сделать это очень просто. В месяц вы работаете 168 часов, если у вас 40 часовая рабочая неделя (5 дней по 8 часов). Разделите свою зарплату на 168 и получите стоимость одного часа. Также можно сделать для всех коллег. И снова я не предлагаю отменить встречи, а предлагаю понимать их стоимость и то, что рабочие задачи можно решать разными способами.

Я работаю удаленно, у нас много кросс-командных встреч, когда нужно найти подходящий нескольким людям отрезок времени, при этом у них половина календаря уже скорее всего забита встречами, а еще мы можем быть в разных часовых поясах. Классно. что у нас все приучены планировать встречи в календаре и эти календари доступны для видимости. В компании есть и регулярные встречи, они заносятся в календарь одним взмахом с нужной периодичностью (раз в неделю по вторникам в 10 или раз в месяц в третий четверг в 16.00) 一 тут явное преимущество онлайн-календаря. В печатном такое невозможно.

После работы у вас могут быть какие-то регулярные активности. Например, фитнес, который вы хотите или вам удобно посещать в определенное время или дополнительные занятия ребенка. Например, я долгое время вносила в календарь отрезок,  который мне надо было забрать ребенка из сада/школы. Иначе этот слот мог оказаться занят важной встречей. И по началу в моей жизни были случаи, когда я могла ехать за рулем в садик и проводить онлайн-встречу. Не советую никому.

Здесь еще хочется упомянуть о том, что если у вас встреча или мероприятие в том месте, до которых надо добираться, то сразу планируйте это в календаре. Например, я пишу 一 маникюр в 19.00 (чтобы не забыть точное время), но поскольку мне идти туда и обратно по полчаса, то в календаре занято с 18-18.30, чтобы успеть собраться. Знаю практику, когда дорогу вносят в календарь отдельным временным слотом 一 здесь на ваше усмотрение. Это важно, чтобы закончить вовремя, потому что, поставив мероприятие на точное время, вы не успеете собраться и можете опоздать.

Управление календарем

Итак, вот вы видите заполненный календарь и теперь, когда у вас есть новые запросы на встречи или предложения на вечер, вы можете управлять слотами. Например, я предпочитаю ставить встречи подряд в определенные дни, оставляя свободными полдня или день. Это моя особенность работы. Большие и требующие вовлечения задачи я не могу делать в перерыв в 15 минут. Иногда мне не хватает и часа, это моя особенность. Среду я всегда оставляю днем без встреч 一 это день для вдумчивой и сложной работы. Вечер пятницы 一 тоже свободен, чтобы успеть завершить все обещанное на эту неделю, почистить список задач, запланировать следующую неделю.

Планирование недели и дня

Тут мы плавно подходим к ежедневнику. Но для начала лучше посмотреть в календарь на неделю целиком (или на 2 недели, если вы работаете спринтами). Вы видите свободные промежутки времени, с другой стороны у вас есть перечень задач, которые надо успеть за спринт, неделю, день. Вы скорее всего представляете или можете оценить, сколько часов понадобится на задачу. Или можно пойти от обратного, сколько у вас остается времени над работы над большим проектом, рассчитанным на квартал.

И из всего этого рождается уже более четкий план. С 9 до 12 встречи, потом обед, пару часов на мелкие задачи. В свободный день 一 несколько крупных проектов. Еще критически важно оставлять время на срочные и внеплановые задачи. Обычно рекомендуют 10-20% времени.

В принципе, вы можете занести ваши планы работать над той или иной задачей прямо в календарь, но мне этот способ при работе с онлайн-календарем кажется менее удобным и я предпочитаю расписывать дела в ежедневнике. С другой стороны, при использовании настольного планера на неделю можно, если он удобный, вносить и задачи между встречами. Но мне больше нравится иметь возможность передвинуть дела, поменять их под настроение или в зависимости от срочности.

Семейное планирование

Здесь небольшое отступление про семейный календарь. Я коротко упомянула выше, что можно вносить занятия ребенка или необходимость его забрать в календарь. Дополню, что у каждого из членов семьи может быть календарь, который вы можете совмещать (опять же удобство версии онлайн). У меня ни муж, ни ребенок не ведут календарь, но я вношу тренировки мужа в свой календарь, так как сын боится оставаться дома один на долго. Или я вношу в календарь онлайн-занятия сына (с этого года он учится дома), это позволяет запланировать совместный обед или перерыв.

Вместо заключения

Не думайте, что планирование сразу начнет работать на вас и вы теперь всё будете успевать. Недавно в моем плане оказалось рабочих задач на 16 часов. Пришлось переносить их на другие дни)