Как провести совещание в гибридном формате: 5 советов

В будущем 9 из 10 организаций будут совмещать удаленную и локальную работу. Такие данные приводит последнее исследование McKinsey. Новая модель кардинально изменит то, как мы функционируем и как мы встречаемся с коллегами. Для каждого руководителя, будь то стартап или крупная корпорация, важно создать инклюзивную и продуктивную среду, которая поможет сотрудникам раскрыть свой потенциал.

Юрай Холуб, руководитель по организации мероприятий в Slido, поделился тактиками планирования встреч, которые были эффективны для него и его команды.

1. Попросите всех использовать свой компьютер

Даже если только один человек участвует в совещании удаленно, считайте мероприятие виртуальным. Это единственный способ обеспечить для всех равные условия.

Во время собраний Slido всю команду просят принести собственные ноутбуки и включить камеры.

Это может показаться нелогичным для людей, которые сидят в одной комнате. Но это гарантирует, что на вызове все будут представлены одинаково, а онлайн-участникам будет намного проще ориентироваться.

Используя эту тактику, не забудьте сказать людям, чтобы они отключали звук, чтобы избежать эха. Просто договоритесь, кто из присутствующих будет делиться звуком со своего компьютера.

2. В первую очередь вовлекайте дистанционных участников

Когда люди собираются в конференц-зале, им легко забыть о тех, кто подключен удаленно. Это забавная особенность мозга — те, кого мы видим в трех измерениях, кажутся более реальными и настоящими, чем те, что на экране.

Начиная собрание, обязательно поприветствуйте онлайн-участников, например: «Привет, Сара, спасибо, что присоединилась к нам из Лондона», «Привет, Люк, здорово, что ты здесь, с нами». Это маленький, но очень значимый жест.

Если у вас большая аудитория, вы можете провести простой опрос, спросив, откуда подключаются участники, и представить результаты в виде облака слов. Это работает как заклинание. В прошлом году это стало хитом на многих встречах и вебинарах, проведенных Slido.

Еще один эффективный способ — сначала обращаться к удаленным коллегам всякий раз, когда задается открытый вопрос. «Хорошо, давайте сначала послушаем тех, кто находится с нами онлайн. Кристин, какие мысли на этот счет?». Так они будут чувствовать себя более уважаемыми и включенными в разговор. Кроме того, это поможет вам не забывать о них.

Наконец, следите за тем, чтобы люди включали микрофон, и будьте внимательны к другим сигналам. Если кто-то включает микрофон, это явный признак того, что он хочет высказаться. Стоит дать этому человеку слово.

3. Собирайте обратную связь с помощью эмоджи

На виртуальных или гибридных встречах нам очень не хватает физической обратной связи. Мы едва видим реакции на лице или читаем язык тела. Эмоджи могут быть действенным решением этой проблемы. И большинство видеоплатформ сейчас их поддерживают.

Чтобы получить мгновенную обратную связь, попросите людей отправить эмоджи. Например: «Можем ли мы двигаться дальше? Если да, то пришлите большой палец вверх». И если вы увидите множество больших пальцев по всему экрану, все в порядке.

Или, если вы обсуждаете командное достижение, просто слегка подтолкните других словами: «Я думаю, что это заслуживает виртуальных аплодисментов» и устройте овацию.

4. Используйте живые опросы, чтобы сделать обсуждения более продуктивными и инклюзивными

Возможно, вы также захотите получить более подробную обратную связь от команды, чтобы узнать, что все на самом деле думают. Самый лучший метод — живой опрос.

Юрай Холуб рассказывает, что однажды в Slido представляли новую стратегию, и он хотел убедиться, что вся команда с ней согласна.

Для этого он попросил всех оценить, насколько они уверены, что эти приоритеты верны, по шкале от 1 до 6. Когда каждый получил возможность проголосовать и выразить свое мнение, это было важно и вдохновляло. Но не стоит на этом заканчивать.

После сбора результатов он рекомендует провести обсуждение с командой. Начните разговор, сказав что-то вроде: «Я вижу, что для некоторых из вас это имеет смысл, поскольку вы выбрали 6. Кто хочет поделиться своим мнением?» или «Давайте послушаем тех, кто дал оценку 4. Что вас беспокоит?».

Последующее обсуждение — самая ценная часть.

5. Отвечайте на вопросы на протяжении всей встречи

Как правило, отвечать на вопросы принято в самом конце. В Slido хотели бы это изменить. Во время ежемесячных совещаний по обзору бизнеса участников просят размещать вопросы в Slido на протяжении всей встречи.

Руководитель по персоналу Даниэла следит за поступающими вопросами, и если таковые имеются, она отвечает на них сразу после того, как руководитель заканчивает свой раздел. Таким образом, обсуждение происходит, пока контекст еще актуален, и любые неясности можно устранить сразу, повысив ценность обсуждения.

Нам еще долго придется проводить гибридные мероприятия. Руководителям стоит стремиться воссоздать одинаково ценный опыт для обоих типов аудитории — как онлайн, так и для тех, что присутствуют лично.

Этого можно добиться, обеспечивая равные условия с помощью технологий, а также применяя некоторые базовые навыки фасилитации. Таким образом, в обсуждении поучаствуют все, а обратная связь будет невероятно ценной.