«Появляется время на магию»: опыт собственника бизнеса, который перешел на 20-часовую рабочую неделю
Что если работать четыре дня в неделю по шесть часов? Конечно, перейти на такой график в один день не получится — нужно избавиться от лишнего и начать пользоваться специальными инструментами.
Какими — рассказал Дмитрий Акулов, основатель и генеральный директор компании Invo Group. Он перешел на этот график за три месяца и работает так уже год — за это время компания выросла в два раза по сотрудникам и выручке.
Я работаю руководителем уже более 15 лет. До последнего года моя жизнь ничем не отличалась от жизни большинства топ-менеджеров: я работал шесть дней в неделю по 10-12 часов.
В прошлом году я решил пересмотреть свой подход к управлению и полностью отказаться от операционных задач, чтобы сосредоточиться на развитии компании.
Эти шаги к переходу на четырехдневную рабочую неделю я советую всем, кто хочет получить ресурс для поиска инсайтов.
Зачем вам работать меньше?
На мое решение повлияли два фактора.
Во-первых, когда руководитель погребен под операционкой и загружен фултайм, не остается время на ту самую магию, которая двигает компанию вперед.
Чтобы получать инсайты и находить точки роста бизнеса, нужно регулярно отключаться от бизнеса и ходить с пустой головой: читать книги, путешествовать — иметь много свободного времени.
Во-вторых, стоимость моего времени.
Я разделил свой доход на 60-70 часов, которые тратил на работу в неделю. Потом разделил его на сокращенное количество часов.
Эта нехитрая математика показала: если я перейду на 20-часовую неделю, то смогу в несколько раз увеличить стоимость моего часа! Такая наглядная физическая ценность моего времени подкрепила мою решимость.
Сколько часов в неделю и в каком формате вы хотите работать?
Я работаю со вторника по пятницу, шесть часов в день, с 12 до 18 часов. Мне комфортен именно такой формат: дополнительный выходной приходится на понедельник (день, как известно, тяжелый, и я его пропускаю).
Часто бывает, что какой-то из моих рабочих дней «вылетает» на другие важные дела, не связанные с бизнесом, поэтому в среднем я работаю 20 часов в неделю.
Но я знаю, что некоторые предприниматели переходят и на четырехчасовой день, и на трехдневную неделю — кому и что комфортнее.
Правило здесь только одно: вы обязательно должны сократить рабочие часы и получить полноценный дополнительный выходной — иначе не почувствуете «терапевтического» эффекта в бизнесе.
Когда вы сможете перейти на такой график? Три этапа
Назначенная дата и временные рамки помогут вам сфокусироваться на цели и не откладывать этот переход.
Когда вы поняли, что определенно хотите работать меньше, выделите время на подготовку и обозначьте дату перехода.
Я записал эту дату в начале 2021 года, параллельно с другими целями по доходу и росту компании. У меня было три месяца на трансформацию процессов, чтобы подготовить команду к своему новому графику.
Проведите ревизию своего рабочего дня
За те месяцы или недели, что вы выделили себе на переход, вам нужно подготовиться.
Первым делом я рекомендую понять, чем вы занимаетесь каждый день. Для этого в течение трех дней ведите таблицу.
Заведите таймер с повторением через каждые 15 минут, и каждый раз, когда он зазвенит, записывайте, что вы сейчас сделали. Нудно, но это работает.
Через три дня разбейте свою работу на крупные куски по функционалу, который выполняли, и посмотрите суммарное время по каждому.
Это неправильный график. Занятые интервалы в календаре — это зло. Такое расписание не подходит, если вы занимаетесь развитием компании. Идеальный день — это когда ничего не запланировано
Такая «фотография» вашего рабочего дня может стать источником озарений: вполне может оказаться, что важные решения вы принимаете один час в день, а остальные восемь-девять часов занимаетесь мелочами, которые можно делегировать.
Определите свои роли и найдите заместителей
Табличка поможет вам понять, какие роли вы играете в компании. Скорее всего, окажется, что вы работаете и за генерального, и за финансового, и за коммерческого директоров.
А еще вы — руководитель отделов продаж и контроля качества, немного подрабатываете в АХО и в целом держите под контролем все мелочи.
Признайтесь, что вы хоть раз потратили полдня, чтобы отслушать звонки в CRM, перечитать проектные чаты, а потом еще дать нагоняй менеджерам?
Здесь важно напомнить себе, что вы — самый дорогой сотрудник компании, и ваше время нецелесообразно использовать там, где это может делать менеджер по контролю за качеством с зарплатой 30 тыс. рублей.
То же касается и остального функционала.
Продолжайте трансформировать свою табличку: вы уже выявили свои роли, теперь впишите их исполнителей — существующих сотрудников или тех, кого предстоит нанять.
Передайте знания и дайте людям работать
Часто у руководителя в голове есть эффективная технология работы, алгоритм успешных действий. И ощущение, что только он умеет этим пользоваться.
Однако руководители себя переоценивают. Нужно всего лишь перенести успешное действие в регламент — руками того, кто будет работать на этой роли.
Пригласите сотрудника на встречу, запишите ее на диктофон или в Zoom. На встрече в свободной форме покажите свои инструменты — таблицы, выкладки, скрипты.
Следующая задача сотрудника — превратить этот разговор в детальный, пошаговый регламент, с иллюстрациями и скриншотами. Очень важно, чтобы регламент смогли понять все, кому в будущем придется взять на себе эту роль.
На это вам и требуется два-три месяца подготовки к переходу на короткую рабочую неделю: передать знания, согласовать регламенты и первое время проследить, как сотрудник их выполняет, удостовериться в успешной передаче.
Какие обязанности останутся у вас?
Теперь я расскажу, что входит в мои рабочие часы.
Эти задачи — ядро, которое позволяет компании развиваться и двигаться вперед.
Я рекомендую вам избавиться от всей операционки в своем календаре, потому что такие задачи потребуют от вас колоссальной энергии.
Встречи
В моем календаре есть две еженедельные регулярные встречи с топ-менеджерами, одна ежемесячная — со всеми руководителями, включая линейных, и одна встреча со всей командой.
Все остальные встречи — незапланированные, но они в любом случае связаны с развитием компании
Выработка решений
Для этой задачи я исследую, анализирую и ищу новые точки роста: создаю бизнес-модели и концепции развития компании. Мы с командой обсуждаем мои идеи и они принимают их в реализацию.
Это самая важная задача. Успешно выполнять ее можно только с большим количеством энергии.
Человек, погруженный в операционку, не способен генерировать изменения.
Расчет
Здесь я считаю юнит-экономику предприятия, корректирую бизнес-модели, бюджеты и слежу за рентабельностью — по сути, это роль финансового директра, но поскольку это моя сильная сторона, я взял эту роль в компании на себя.
Согласование фундаментальных изменений
Согласование изменений в технологии ведения бизнеса — то, чем собственнику стоит заниматься. Новые регламенты, подходы, модели — все, что изменит компанию в будущем.
Кроме того, мне важно следить за стратегическим маркетингом и PR: понимать, что мы транслируем во внешний мир, какие инструменты для этого используем — как нас видят люди.
Выступления
Как на конференциях, так и на внутренних мероприятиях компании — эту функцию лучше выполнять собственнику.
Поиск информации и анализ
Короткая рабочая неделя освобождает место в голове, чтобы было куда загружать информацию из книг, курсов, видеороликов. А они потом могут дать почву для новых идей.
Как не вернуться к графику 24/7?
Верьте себе
Очень важно сказать себе: я работаю только шесть часов, ни минутой больше.
Мне хватает внутреннего самоконтроля: все, что падает в ноутбук после 18:00, я читаю только на следующий день.
Если вы в себе сомневаетесь, попробуйте назначить цену слова и задекларировать ее перед кем-то — друзьями, партнерами, семьей. Например, вы можете сказать: «Если вы увидите меня работающим после шести вечера, я...» — а далее обещаете что-то неприятное для себя.
Это станет сдерживающим фактором.
Разделите коммуникацию на рабочую и нерабочую
В компании мой личный телефон, WhatsApp и Telegram знают только три человека. Со всеми остальными я общаюсь исключительно в контуре CRM.
У нас полностью удаленный режим, вот уже два года нет офлайн-офиса, и команда отлично умеет работать онлайн: все рабочие коммуникации ведутся в личных и групповых чатах, а мои личные мессенджеры — только для семьи и друзей. Сейчас в команде 50 человек.
Работайте и общайтесь в едином контуре
Мой переход на 20-часовую неделю состоялся так быстро и безболезненно именно потому, что мы уже целый год эффективно работали в онлайн-офисе.
Свой день я давно начинаю с прочтения групповых чатов — это дает насмотренность и более полноценную картину состояния дел в компании, чем когда к тебе в кабинет ходят люди и рассказывают о делах со своей колокольни.
За движением проектов я могу следить в соответствующем разделее системы: как соблюдаются дедлайны, что происходит в переписке, насколько проект движется в сроках и кто им занимается сейчас.
Структурированность, которую дает CRM, облегчает понимание и экономит много часов, которые я мог бы потратить на беседы с сотрудниками.
Используйте быстрые дозвоны
У нас есть договоренность со всеми топ-менеджерами: если ты хочешь с кем-то поговорить, сразу набираешь через «Видеоконференции». Без предупреждения, выяснения удобного времени.
Если человеку неудобно ответить, он просто отбивает звонок и перезванивает позже. Любой сотрудник может записать видеообращение и выложить в новостную ленту, без лишних собраний.
Ведите все планы в календаре
Все мои встречи зафиксированы в календаре платформы. Если кому-то из руководителей компании нужно назначить групповую встречу с моим участием, он синхронизируется с моим расписанием и назначает встречу.
Не нужно спрашивать меня и других участников, какое время у нас свободно, CRM сама подбирает удобное время и находит час, свободный у всех участников встречи.
Вывод
Не мучайтесь чувством вины. Прежде всего перед собой — ведь вы уже поняли, что свободное время вам необходимо для магии.
Не стоит бояться и реакции партнеров: объясните им, почему вы собираетесь так сделать, донесите выгоды.
В конечном итоге именно компания получит вашу энергию и использует ее для преобразования, и все окажутся в выигрыше.