При освобождении работников от платы за оформление трудовой книжки у них возникает доход в натуральной форме.

Об этом разъяснил Минфин России в письме от 23 августа 2024 г. № 03-04-05/79668. Сотрудникам, впервые принятым на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Но у других сотрудников может возникнуть ситуация, когда, например, нужно восстановить трудовую в связи с утратой или выдать вкладыш.

Стоимость расходов на приобретение трудовой книжки (или вкладыша в нее) возмещает работник, кроме случаев ее порчи или утраты не по вине работника.

Порядком ведения и хранения трудовых книжек установлено, что по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Значит, плата за оформление трудовой книжки установлена законодательством РФ. И если работодатель освобождает своих сотрудников от данной оплаты, то у них возникает доход в натуральной форме. А в соответствии со статьей 210 Налогового кодекса с натурального дохода нужно заплатить НДФЛ. Налог может быть удержан из любых других доходов работника, которые он получает в организации.