Инструкция по использованию RIVN OS

Введение

RIVN OS — это операционная система для бизнеса.

Мы сделали её для одной простой цели:
- дать тебе полный контроль над деньгами, клиентами и процессами в одном месте.

Без кучи таблиц.
Без хаоса в задачах и проектах.
Без ощущения “деньги есть, но где прибыль — непонятно”.

Мы сделали простую для использования, но супер информативную, полезную и эффективную систему для бизнеса.

Здесь ты:

• видишь реальную прибыль в реальном времени (а не просто оборот)
• контролируешь платежи и долги клиентов, всегда получаешь вовремя уведомления
• управляешь командой и начислениями зарплат, которая считается автоматически
• собираешь аналитику без Excel и ручных расчётов
• И много чего ещё!

Важно

Ты можешь использовать и адаптировать RIVN OS как угодно — под свою модель бизнеса, процессы и стиль работы.

Но в этом гайде мы собрали оптимальный сценарий старта, который позволит тебе:

• быстро освоиться
• не наломать дров
• безопасно переехать с других инструментов (Excel, Notion, CRM и т.д.)
• и уже в первые дни начать получать пользу

Кстати, пока не начали, отмечу, что наш сервис очень активно дорабатывается и если у тебя есть желание или нужда в той или иной функции - ты можешь написать мне в личные сообщения и мы с большой вероятностью реализуем твоё пожелание в ближайшее время.

Чуть базовой термонологии:

Workspace - ворк спейс - ваш кабинет или рабочее пространство, которое является центром всего агентства.

Если ты хочешь самостоятельно во всём разобраться, то советую начинать работу и заполнение параметров в следующем порядке:

1. Настройки. (заполнить раздели с слева направо)
2. Клиенты
3. Проекты
4. Добавить данные за последние 1-3 места в раздел "платежи" с реальными суммами и датами
5. Провести бывшие выплаты ЗП по разделу зарплаты за последние 1-3 месяца
6. Проверить аналитику
7. Проверить дашбор

ИНСТРУКЦИЯ

Сейчас ты находишься на подробной инструкции для "вкатывания в продукт" с объяснением всех основных механик. Если ты хочешь сделать быстрый запуск, то кликай сюда. Это инструкция по супер быстрому самостоятельному запуску без изучения и головной боли.

Если хочешь пройти путь и от до, чтобы совершить минимум ошибок, то следуй представленной инструкции.

1. Осуществи прогрузку системы.

Первым делом тебе нужно один раз пройтись по всем разделам системы, чтобы все данные сформировались под твоё рабочее пространство.

После первой прогрузки:

- все страницы начнут открываться мгновенно или почти мгновенно

- ты первично познакомишься со структурой и содержанием продукта

Просто открой по очереди:

• Дашборд
• Клиенты
• Проекты
• Задачи
• Платежи
• Расходы
• Зарплаты
• Аналитика
• Настройки

1. Первый шаг.

Первым делом я рекомендую тебе отправится в раздел настройки.

Настройки — это технический центр кабинета. Здесь задаются основные параметры, которые влияют на работу всей системы: участники, роли, зарплаты, системные значения, настройка напоминаний, доступы и другие служебные параметры.

Давай разберём этот отдел подробнее.

1.1 Раздел "Пользователи".

Это первый раздел, который встречает нас в настройках. начнём заполнение данных с него.

Сюда тебе нужно добавить всех сотрудников, которые есть в твоей компании.

ВАЖНО: Сейчас чтобы добавить сотрудника - он предварительно должен самостоятельно пройти регистрацию на платформе. Мы активно дорабатываем продукт и очень скоро мы добавим возможность приглашать сотрудников по почте.

Для этого нужно ввести email пользователя, выбрать его роль, а потом нажать "добавить в кабинет", после чего у сотрудника в личном кабинете автоматически подвяжется ваш кабинет, он сможет войти в ваш ворк спейс и приступить к работе.

Подробное описание ролей ты можешь найти здесь.

Пока можешь познакомиться с небольшой табличкой, которая быстро введёт в курс дела.

После добавления сотрудника он появится в списке пользователей воркспейса с параметрами по умолчанию. Нажав на кнопку "настроить" ты можешь настроить персональные условия под его расчёт зп.

Здесь можно указать имя, формат работы, ставку за проект, оклад, день выплаты (это день, когда ты выплачиваешь ЗП каждый месяц), участие в payroll всегда ставь "Включён".

1.2 Раздел «Доступы»

После того как ты добавил сотрудников в раздел «Пользователи», следующим шагом рекомендую перейти в раздел «Доступы». Именно здесь ты определяешь, кто и что может видеть внутри системы.

В RIVN OS базовая логика ролей такая:

• Owner — владелец бизнеса, видит и может всё
• Admin — правая рука владельца, почти полный доступ
• Manager — управляет процессами и проектами
• Analyst — смотрит цифры и аналитику
• Employee — выполняет задачи и работает в ограниченном контуре.

Но помимо самих ролей, в системе есть более гибкая логика ограничений. Это нужно для того, чтобы, например, сотрудник мог работать только с задачами и проектами, но не видел финансовые разделы, аналитику и настройки.

Как я рекомендую действовать:

1. Сначала назначь каждому сотруднику наиболее подходящую роль по должности.
2. После этого проверь, нужен ли ему доступ ко всем разделам этой роли.
3. Если нет — ограничь доступ точечно через раздел доступов.

Практически это нужно для того, чтобы:

• менеджер работал с клиентами, проектами и задачами
• аналитик видел дашборд и аналитику
• сотрудник не имел доступа к финансовым разделам
• владелец и админ сохраняли полный контроль над системой

Скриншот: список сотрудников и блок настройки доступов по разделам.

1.3 Раздел «Рефералка»

В разделе «Рефералка» ты можешь взять свою персональную реферальную ссылку. В текущей версии инструкции уже указано, что по ней можно получать 25% от трат приглашённых пользователей пожизненно.

Кстати, если у тебя есть аудитория, ты можешь написать нам в личные сообщения и я дам для тебя супер жирный спец. оффер по рефералке и особые условия использования.

Этот раздел не влияет на операционную работу внутри кабинета, поэтому его можно настроить позже. На старте он не является обязательным.

1.4 Системные настройки

После пользователей и доступов обязательно пройдись по системным настройкам. Это один из самых важных этапов старта, потому что именно отсюда берутся базовые финансовые параметры, которые потом влияют на расчёты внутри продукта.

Здесь тебе нужно проверить и заполнить:

• налоговую ставку
• валюту кабинета
• день выплаты зарплаты
• ставку по умолчанию за проект

Что важно понимать:

• налоговая ставка влияет на расчёт чистой прибыли в аналитике и на дашборде
• день выплаты используется как базовая дата для зарплатной логики
• ставка по умолчанию нужна как запасной вариант, если у конкретного сотрудника не указана индивидуальная ставка за проект
• валюта влияет на отображение денег в системе

Если здесь оставить случайные значения, то аналитика и зарплатная логика будут формально работать, но цифры окажутся неточными.

1.5 Уведомления и напоминания

Если у тебя уже есть Telegram и ты хочешь получать уведомления о важных действиях, на этом этапе можно также пройтись по настройкам уведомлений.

Они нужны для того, чтобы система не просто хранила данные, а сама подсказывала, где нужно обратить внимание:

• пришла оплата
• создано начисление
• подходит срок платежа
• есть изменения по зарплатной логике

На старте это можно оставить на потом, но если хочешь сразу пользоваться системой как рабочим инструментом, а не просто таблицей, лучше подключить уведомления в первые дни.

Для работы этого бота тебе нужно создать нового бота в @BotFather, вставить токен этого бота в поле "Bot token", а в поле "Chat ID" вставь значение, которое тебе покажет @userinfobot.

2. Раздел «Клиенты»

После настройки кабинета переходи в раздел «Клиенты». Это одна из базовых сущностей системы.

Клиент в RIVN OS — это не просто карточка компании. Это точка, к которой потом будут привязываться:

• проекты
• оплаты
• часть расходов
• часть аналитики

Поэтому сначала сюда лучше занести:

• всех актуальных клиентов
• тех, с кем уже идёт работа
• тех, по кому ожидаются оплаты
• тех, по кому хочешь видеть реальную финансовую картину

Не рекомендую на старте сразу переносить весь старый архив. Лучше сначала занеси актуальную рабочую базу, а потом уже, если нужно, добавляй историю.

Что заполнять в клиенте в первую очередь:

• название
• статус
• ответственное лицо, если используется
• примечания, если они реально важны для работы

По статусам рекомендую быть аккуратным. Если клиент активный — так и ставь. Если работа заморожена, завершена или идёт проблема — фиксируй это честно, потому что потом это влияет на восприятие общей картины бизнеса.

После создания клиента - ты сможешь "провалиться" в каждого клиента по отдельности и уточнить данные по нему. В будущем мы сделаем расширенную аналитику по каждому конкретному клиенту.

ВАЖНО: Клиенты - это НЕ проекты, так как одному клиенту ты одновременно можешь оказывать сразу несколько услуг: например настройку продвижения на Авито и Яндекс Карт.

3. Раздел «Проекты»

После клиентов переходи в проекты. Проект — это уже конкретная рабочая единица внутри системы.

Если клиент — это компания или заказчик, то проект — это конкретная работа, которую ты для него ведёшь.

Проект нужен для того, чтобы связать между собой:

• клиента
• ответственного
• задачи
• оплаты
• проектную часть зарплаты

Что важно:
если в проекте назначен ответственный сотрудник, а платёж по проекту позже становится оплаченный, система может использовать это для автоматического начисления проектной части зарплаты.

Поэтому проекты стоит создавать не формально, а именно как реальные рабочие единицы.

Как заполнять:

• создай проект
• привяжи его к клиенту
• назначь ответственного
• укажи важные детали по проекту
• при необходимости добавь ссылки и описание

Лучше заводить отдельный проект под отдельную рабочую единицу, а не сваливать всё по клиенту в один общий контейнер. Так и аналитика, и задачи, и зарплатная логика будут точнее.

4. Раздел «Задачи»

Когда проекты уже созданы, можно переходить к задачам. Это нужно для того, чтобы операционная работа жила не в чатах и в голове, а внутри системы.

Раздел задач нужен для:

• постановки задач команде
• контроля выполнения
• привязки задач к проектам
• понимания текущей загрузки

Если ты работаешь один, этот раздел всё равно полезен, потому что позволяет держать рабочий процесс в порядке. Если у тебя команда — он становится обязательным.

Как использовать на старте:

• добавь основные текущие задачи
• привяжи их к проектам
• расставь статусы
• укажи ответственных
• зафиксируй дедлайны, если они важны

Не нужно пытаться в первый день перенести весь старый хаос. Достаточно занести текущие активные задачи, чтобы система начала отражать реальную картину.

В каждом проекте у тебя есть свои задачи и, в идеале, ставить задачи всегда внутри страницы проекта.

А все задачи в целом собираются в разделе "все задачи", которым очень удобно пользоваться, т.к. благодаря своевременной постановке задач в проектах у тебя всегда будет сформированный план задач на день.

5. Раздел «Платежи»

Это один из самых важных разделов системы, потому что именно отсюда формируется выручка, а значит — прибыль, аналитика и часть зарплатной логики.

В разделе платежей тебе нужно заносить:

• планируемые оплаты
• уже полученные оплаты
• даты
• суммы
• привязку к клиенту и проекту

Очень важно понимать разницу:

• если платёж ещё не пришёл, он является ожидаемым и заносится через кнопку "Выставить счёт"
• если платёж уже пришёл, он должен быть отмечен как оплаченный и добавлен через кнопку "Добавить оплату"

Именно оплаченные платежи формируют фактическую выручку и могут запускать автоматические начисления зарплаты по проекту.

На старте рекомендую:

1. Занести все актуальные ожидаемые оплаты.
2. Занести фактические оплаты за последние 1–3 месяца. (по желанию, тогда статистика и аналитика будет работать сразу, т.к. будут данные для анализа)
3. Привязать платежи к клиентам и проектам.
4. Проверить, чтобы даты и суммы были реальными.

Что откуда берётся:

• выручка на дашборде и в аналитике берётся из фактически оплаченных платежей
• просрочки и сигналы внимания формируются из ожидаемых, но не оплаченных платежей
• часть payroll-логики зависит от статуса paid

6. Раздел «Расходы»

После платежей обязательно занеси расходы. Иначе система покажет красивую выручку, но прибыль будет оторвана от реальности.

Расходы — это всё, что компания тратит вне зарплатной логики:

• подрядчики
• сервисы
• реклама
• налоги, если ты ведёшь их отдельно
• прочие операционные траты

На старте достаточно перенести расходы за последние 1–3 месяца, чтобы получить более честную картину бизнеса.

Здесь важно не пытаться сразу сделать идеальную бухгалтерию. Задача системы — не заменить бухгалтерский учёт, а показать владельцу реальную управленческую картину:

• сколько пришло
• сколько ушло
• сколько осталось

Что откуда берётся:

• расходы попадают в аналитику и дашборд как отдельный блок затрат
• чистая прибыль считается уже после вычета расходов, ФОТ и налога

7. Раздел «Зарплаты»

После того как в системе уже есть сотрудники, проекты и платежи, можно корректно работать с разделом зарплат.

Это один из самых сильных блоков RIVN OS, потому что он связывает деньги бизнеса и команду.

Как работает логика:

• у пользователя в настройках есть формат оплаты
• у проекта есть ответственный
• у платежа есть статус
• если платёж по проекту становится оплаченный, система может создать начисление проектной части зарплаты
• оклады начисляются отдельно по своей логике (по нажатию на кнопку "начислить оклады" раз в календарный месяц"

Внутри раздела зарплат ты обычно работаешь с тремя объектами:

• начисления
• выплаты
• внеплановые выплаты

Что важно сделать на старте:

1. Проверить, что у сотрудников настроены зарплатные параметры.
2. Провести фактические выплаты зарплаты за последние 1–3 месяца, если хочешь получить адекватную аналитику.
3. Проверить, что ФОТ в системе отражает реальность.

Что откуда берётся:

• начисления формируются по логике payroll
• выплаты отражают уже реально проведённые деньги
• ФОТ в финансовой картине строится на фактических выплатах и дополнительных выплатах

Если ты пропустишь этот этап, то аналитика по прибыли может быть красивой, но не будет учитывать реальную нагрузку на бизнес со стороны команды.

8. Раздел «Аналитика»

Когда клиенты, проекты, платежи, расходы и зарплаты уже занесены, переходи в аналитику.

Здесь система показывает более глубокую картину бизнеса:

• выручку
• прибыль
• расходы
• ФОТ
• структуру затрат
• динамику по периодам
• план / факт
• сценарии роста

Это уже не просто “что происходит”, а “почему это происходит”.

Что важно понимать:

• выручка строится на оплаченных платежах
• расходы — на внесённых расходах
• ФОТ — на зарплатной логике и выплатах
• прибыль — это уже итог после вычета расходов, зарплат и налога
• plan/fact помогает сопоставлять ожидания и реальность

Как использовать аналитику правильно:

• не смотреть только на оборот
• оценивать прибыль
• смотреть долю ФОТ
• анализировать, где деньги теряются
• принимать решения на основе цифр, а не ощущения

9. Раздел «Дашборд»

Если аналитика — это глубокий разбор, то дашборд — это главный управленческий экран на каждый день.

Именно сюда стоит заходить регулярно, чтобы быстро понять:

• какая сейчас выручка
• какая прибыль
• какой ФОТ
• есть ли просроченные платежи
• есть ли проблемные клиенты
• как выглядит общая финансовая картина

Что откуда берётся:

• выручка — из оплаченных платежей
• расходы — из раздела расходов
• ФОТ — из раздела зарплат
• прибыль — из общей финансовой формулы после вычета расходов, ФОТ и налога
• сигналы внимания — из финансовых и клиентских данных

Если все предыдущие разделы заполнены аккуратно, дашборд превращается в реальный центр управления бизнесом.

10. Раздел «Тарифы»

Этот раздел нужен для управления подпиской и понимания ограничений кабинета.

Здесь ты видишь:

• текущий тариф
• доступные возможности
• ограничения по команде и функциям
• статус подписки

На старте этот раздел не критичен для ежедневной работы, но его важно понимать, если ты работаешь не один и хочешь подключать сотрудников, роли и расширенный функционал.

11. Как понять, что система уже настроена правильно

Ты всё сделал нормально, если:

• в настройках занесены сотрудники и роли
• в клиентах есть актуальная база
• в проектах назначены ответственные
• в платежах отражены реальные поступления и ожидания
• в расходах занесены основные затраты
• в зарплатах отражены фактические выплаты и логика начислений
• аналитика показывает похожую на реальность картину
• дашборд перестал быть пустым и стал полезным управленческим экраном

Если это выполнено, значит ты уже не просто “зашёл в сервис”, а реально внедрил себе рабочую систему управления.

12. Как использовать RIVN OS дальше

После базового запуска рекомендую такой рабочий ритм:

• дашборд — проверять регулярно
• платежи — обновлять по мере движения денег
• проекты и задачи — вести как текущую операционную среду
• расходы — заносить без больших задержек
• зарплаты — проводить системно, а не хаотично
• аналитику — смотреть хотя бы раз в неделю для принятия решений

Тогда RIVN OS начинает выполнять свою главную функцию: не просто хранить информацию, а давать тебе ясность, контроль и скорость в управлении бизнесом.