Как отличать важные дела от неважных?

Тайм-менеджмент – это неотъемлемая составляющая успешного бизнеса. Поэтому если вы хотите достичь результата, то в первую очередь нужно оптимизировать свободное время. Тайм-менеджмент предполагает, что человек сможет определить наиболее важные дела.

Как отличить неважное дело от задачи, которая не терпит отлагательств? Наиболее эффективный способ – расстановка приоритетов, позволяющая рационально управлять списком незаконченных дел. Для каждого действия нужно выбрать определенный уровень важности.

Когда важное дело определено, необходимо здраво проанализировать последствия осуществления или невыполнения поставленной задачи. Разумеется, что если речь идет о действительно неотложном действии, то нарушение сроков повлечет за собой негативные последствия.

Эффективный метод расстановки приоритетов

Буквенная градация – это самый простой, но необычайно действенный метод. Такой подход к планированию предполагает, что человек будет присваивать каждой задаче определенную букву (где А – это наивысшая важность). Таким образом, можно создать наглядный приоритет поставленных целей.

В результате этого подхода, дело отмеченное литерой А, свидетельствует о максимальном уровне важности с наиболее серьезными последствиями. Суть расстановки приоритетов состоит в том, что нельзя браться за выполнение задачи Б, пока не выполнено дело А.

Буквой Д отмечаются малосущественные дела, невыполнение которых не повлечет за собой каких-либо последствий. Чтобы расставить приоритеты во всех категориях, применяйте цифры, в результате, сформируется вполне логичная последовательность. Исходя из этого, работа с наивысшим уровнем важности отмечается как А1.

Закономерность принудительной эффективности

Ключевой секрет управления временем состоит в целенаправленности и концентрации. Решайте первоочередные дела, а также выполняйте свою работу последовательно. Не нужно бросать не законченную задачу, а затем через время возвращаться к ней снова. Такое отношение становится причиной пятикратного снижения эффективности.

Великий композитор Моцарт был способен одновременно создавать несколько музыкальных произведений, при этом каждое из них можно было назвать шедевром. Впрочем, подобного рода способность является скорее исключением, нежели правилом.

Ярким тому подтверждением являются другие великие композиторы (Бах, Верди), которые работали над произведением до того момента, пока оно не было завершено. Только после этого они начинали работать над новой композицией.

Не забывайте о законе принудительной эффективности, который гласит, что свободного времени не хватает никогда, однако всегда его хватить на выполнение важных дел.

Поэтому чрезвычайно важно собраться с силами и выполнить в первую очередь ту задачу, которая принесет самую большую выгоду. Условно задачи подразделяются на четыре группы:

Срочные и неотлагательные.

Высокий уровень важность, но срочность отсутствует.

Срочные дела, которые серьезного значения не имеют.

Срочность и важность отсутствуют.

Данная классификация названа в честь президента США Эйзенхауэра.

Дела, не терпящие отлагательств – относятся к первой категории. Попытка перенести выполнение задачи будет сопровождаться ненужными проблемами. В связи с этим, работу нужно выполнять без промедлений.
После этого идут дела важные, но срочность как таковая отсутствует. Естественно, работу этого типа можно немного отложить, вместе с этим, перенос срока может стать причиной негативного влияния в долгосрочной перспективе. Поэтому если вы будете задачи данной группы постоянно откладывать, в результате, их уровень важности значительно возрастет. Чтобы не допустить этого, тщательно проанализируйте запас времени.
Срочные, но далеко не самые важные дела незначительным образом сказываются на итоговом успехе. Поэтому выполнение таких задач по определению не способно колоссально сказаться на эффективности человека. Кроме того, человек потратит большую часть временного резерва. Количество такой работы нужно сводить к минимуму, попробуйте ее перепоручить кому-нибудь другому.
Заключительная группа – это задачи, не имеющие в принципе никакого значения. Следовательно, в случае их невыполнения, последствий тоже не будет. Такую работу можете вычеркнуть из собственного списка дел.

Рассмотрим несколько наглядных примеров

Разумеется, что концентрировать нужно в первую очередь на важных и срочных делах. Поэтому будет анализировать эту группу. Примеры подобных дел:

Написание дипломной работы – время сдачи приближается, а проект по-прежнему недоработан.
Болезнь, например, воспалился аппендикс – необходимо немедленно вызвать скорую помощь.
Срочный звонок поставщику, который на протяжении определенного времени задерживает заказ.
Прорыв канализационной трубы – нужно немедленно вызвать сантехника.

Теперь детально расшифруем каждый случай:

Написание и защита дипломной работы при условии приближения окончания срока сдачи. Если бы человек правильно организовал свою деятельность и грамотно распоряжался свободным временем, в то в итоге смогу бы подготовить проект без аврала.
Аппендицит – вызов скорой помощи. Естественно, что абсолютно никто не застрахован. Однако если бы вы регулярно проходили медицинское обследование, то в итоговом счете, смогли бы избежать подобной ситуации.
Внеплановые переговоры с поставщиком, который затягивает с выполнением заказа. Качественный подбор поставщиков является залогом отсутствия подобных сбоев.
Вызов сантехника из-за прорванной канализационной трубы. Опять-таки, профилактические работы и превентивные меры позволяют снизить вероятность форс-мажорных обстоятельств.

Заключение

Таким образом, чтобы достигнуть успехов в бизнесе правильно расставляйте приоритеты и старайтесь грамотно организовывать собственную деятельность. Поверьте, плоды этой работы не заставят себя ждать.

Подписывайся на наше сообщество !