День 75. Автоматизация управления проектами

1. Цель автоматизации -- подготовить управленческие процессы утилизировать больше человекочасов для роста компании. С внедрением системы автоматизации вы не будете делать теми же ресурсами больше. Бизнес растет в двух случаях: дороже продает и продает больше. Чтобы продавать больше нужна система.

2. Создайте систему приоретизации. Разработчики -- конкурентный ресурс, часто занимаются "горящими" задачами, а не приоритетными. Если заранее структурировать приоритеты, горящих задач будет меньше. При систематизации процесса теряется гибкость. Гибкость против предсказуемости -- взаимообменный процесс. Запустите цикличный процесс, например неделями. Смиритесь с потерей гибкости -- задачи, не поставленные на неделю не идут в работу.

3. Создайте систему принятия решений. Введите понятия задачи и постановки задач на неделю. Самое важное в постановке задачи -- приоритет. Принятие решений о приоритете -- решение компании, а не одного менеджера. Менеджер проекта готовит задачи на неделю, руководитель разработки выбирает, какие задачи будут сделаны.

4. Производственные люди должны поддаваться планированию и приоретизации. Если есть понимание, что на неделе будут приходить баги, такие задачи будут в приоритете на следующей неделе или нужно запустить отдел поддержки. Как только процесс запущен и вы смирились с тем, что задача может быть взята в работу только со следующей недели, можно идти дальше.

5. Постановка задачи. Договоритесь о масштабе задачи, оптимальный размер -- длина одного емейла. Для маленьких задач (поправьте цвет кнопки) и для больших (дольше 40 часов) подходят разные инструменты, у каждого инструмента свои транзакционные издержки. Задача менеджера проекта перед планеркой подготовить задачи -- большие декомпозировать и уточнить, мелкие сбить в один тикет с подзадачами, не больше 10 подзадач на каждый тикет. Чем лучше менеджер подготовился к постановке задачи, тем быстрее и эффективнее задачу сделает разработчик. Если задача поставлена плохо, она не идет в работу -- это просто сжигание времени разработчика.

6. Настройте процесс, чтобы разработчикам было неудобно брать задачи не из трекера. Введите учет часов -- чтобы разработчики в конце каждого дня заполняли часы по задачам над которыми они работали. Удобно заполнять часы по задачам из трекера. Неудобно заполнять часы по задачам не из трекера.

7. Договоритесь с заказчиком, чтобы он присылал задачи на почту. Неудобно писать мелкие задачи на почту, заказчик будет сам собирать несколько мелких в одном письме. Если трекер умеет принимать почту, меньше вероятность что менеджер пропустит задачу. Упрощаем процесс принятия задачи и усложняем процесс постановки задачи в обход.

8. Проблемы такого подхода. Заказчики все-равно не пользуются трекерами, пишут в месенджеры, звонят по телефону. Масштаб задач уменьшается от начала к концу проекта. К концу проекта система увеличивает работу менеджера проекта, тк нужно проверить все задачи, подготовить, разбить на тикеты. Система не отменяет планерок, на которых нужно принять решение о приоритетах. Эти проблемы будут, нужно освободить больше времени менеджера, внедряя систему автоматизации мы увеличиваем количество работы менеджера, не уменьшаем.

9. Итог. Процесс важнее средства автоматизации. Цель -- систематизировать коммуникацию с заказчиком и процесс выставления приоритетов. Цель -- перейти от авральных задач к системным. Цель -- чтобы менеджер проекта в любую секунду мог сказать, сколько задач находится в работе, в скольких задачах мяч на стороне заказчика.

P.S. Процессы студии, которая работает для заказчика и которая запускает проекты для себя -- разные процессы. Разные заказчики.

Михаил Токовинин — со-основатель QSOFT и AmoCRM