Как правильно ставить задачи
Есть проблемы и есть приказы
Бывает, сотрудники не справляются с задачами. Часто причина в неправильной постановке задачи — руководитель плохо объяснил, назначил задачу не тому сотруднику или не выделил ресурсы для ее выполнения.
Бывает, сотрудникам отдают приказы — получается наноменеджмент, не самый эффективный подход. Лучше описать объем работы или задачу, которая должна быть решена, выслушать идеи и обсудить результат.
Правильная задача — это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Приказы — это про отказ от ответственности
Задачи-приказы — про бездумное выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.
Сказано подготовить отчет — человек подготовит отчет, без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он нужен. Если результат нельзя использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. "Я не виноват".
В этом режиме накапливается ощущение, что начальник — идиот. Сотрудник "лучше знает, что нужно делать", а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу.
Постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех, кому для работы нужна палка. Складывается ощущение, что это и есть работа — тупо выполнять нудные неинтересные поручения за зарплату.
Проблемы — это про развитие
Задачи-проблемы — про самостоятельный выбор конкретного способа решения, сотрудник отвечает за свой выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.
Если нужны цифры о продажах — можно предложить не только отчет. Может, нужны всего два числа, и вы сами впишете их в таблицу. А может, процесс вообще нужно автоматизировать.
Решая проблемы, сотрудник все время развивается:
Сам выбирает способ решения, отвечает за результат и думает о других участниках процесса. Становится хозяином своих решений, работы, карьеры и жизни.
Где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера ответственности сотрудника, и он сам скорректирует работу.
SMART
Правильно поставить задачу – значит иметь список критериев, которые нужно учесть.
В 1954 г. Питер Друкер в своей работе "Практика менеджмента" предложил SMART-критерии, каким должна соответствовать задача:
- Specific (конкретная)
- Measurable (измеримая)
- Achievable (достижимая)
- Relevant (уместная)
- Time-bound (определенная по времени)
Формулировать и озвучивать задачу лучше начиная с мотивации (зачем), потом описать проблему (что), затем предложить эталон результата или оцифровать, описать ресурсы для решения задачи и поставить срок старта и окончания работ.
1. Уместная — зачем делать
Сначала расскажите зачем делать задачу. Покажите, как решение задачи связано с интересами сотрудника, задачами подразделения или задачами коллег.
Когда человек понимает цель своей работы появляется мотивация и фокус смещается на важные детали.
Понимание дает сотруднику возможность самому предложить варианты выполнения работы.
Полезно описать, что произойдет с результатами работы человека на следующем этапе и кто за него отвечает:
За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение.
Пример постановки задачи с мотивацией:
Чтобы оборудование не подвело нас во время праздников и не пришлось терять доверие клиентов и вызывать инженеров ночью, нужно провести регламентные работы и обратить внимание на возможные причины отказа оборудования. Это позволит тебе провести праздники с семьей, а не на объекте.
2. Конкретная — что нужно сделать
Опишите результат, который вы хотите получить. Добавьте описание всех ограничений и нюансов. Любая упущенная деталь будет влиять на качество выполненной работы.
Сообщите сотруднику, что в точности от него ждете, кто участвует, где всё будет происходить и какие параметры стоит учесть.
Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта оформлял у нас страховку. Мы не можем своими силами переделать главную страницу или переписать код. Все, что у нас есть — это блок «новости» и раздел с рекламой.
Хорошие вопросы для определения конкретики:
3. Измеримая — цифра или эталон результата
Главный проверочный вопрос: Как я узнаю, что цель достигнута?
Обычно результат можно измерить, тогда можно поставить цель в цифрах, использовать количественный параметр.
Когда цель нельзя оцифровать — у результата должен быть эталон, образец какой взять за основу:
- У отчета — описание столбцов и строк
- У ремонта — дизайн макет
- У разработки — пошаговое описание пользовательского пути
Для новых задач, какие не делали раньше предложите сформулировать образ результата. Полезно запросить несколько вариантов образов.
4. Достижимая — какие ресурсы использовать
Укажите ресурсы для выполнения задачи и как эти ресурсы достать. Наличие нужных ресурсов и делает задачу достижимой:
- Разработчику — какие макеты использовать и у кого их запросить
- Дизайнеру — какой брендбук учесть и где его скачать
- Аналитику — какие события отправляет приложение и в какой базе они лежат
Если ресурсов нет — поставьте задачу по добыче этих ресурсов: макетов, брендбука, событий и т.д.
5. Определенная по времени — начало и конец
Ставить дедлайны научились почти все. Часто забывают задать время, когда приступить к работе.
Бывает, люди получая новую задачу немедленно приступают к исполнению. В этом случае более важная задача может отойти на второй план. Чтобы избежать таких проблем — всегда указывайте когда начать и закончить работу.
Бесполезно ставить сроки просто так. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача поднялась в приоритете, объясните срок:
Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября. 2 сентября начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят страховку, мы недополучим миллион.
О сроках нужно договариваться. Обсудите сколько времени может занять задача и согласуйте когда начать, чтобы все успеть.
Синхронизируйтесь
Чтобы успешно ставить задачи, нужно синхронизировать ожидания и контекст у постановщика и исполнителя. Одному надо рассказать контекст, а другому важно его понять. Если контекст разный, то синхронизируйтесь до постановки задачи.
В самом конце, когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное:
Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутренних страницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще.
Запомнить
Правильно поставленная задача — это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Предложите эталон результата или оцифруйте
Опишите ресурсы для решения задачи
Укажите когда начать и когда закончить
Домашнее задание
- Возьмите бумагу с ручкой или блокнот на компьютере. Сформулируйте и запишите задачу "купить хлеб" используя вводные всех пяти пунктов выше.
- Вспомните, какие задачи вы делали вчера. Выберите одну и запишите по ней все вводные: зачем, что, оцифруйте результат, какие ресурсы использовать, когда начать и закончить.
- Вспомните любую задачу, которую вам не нравится делать. Распишите для нее свою мотивацию и обсудите ее с руководителем.