Как вырастить проджект-менеджера из вашего ассистента?

Вкратце о гайде:

• Одной из самых частых ролей до которых вырастает ассистент - это как раз таки проджект/управляющий вашими проектами
• Но важно понимать, что не каждый тип ассистента может подойти на роль управленца и довольно часто это непонимание приводит к конфликтам/разочарованию со стороны руководителя
• В гайде описан "мягкий" подход к постепенному взращиванию вашего ассистента до роли проджект-менеджера

На личном опыте, как руководитель агентства я испытал данный процесс и теперь стремлюсь передавать его всем предпринимателям, которые заказывают у нас бизнес-ассистентов.

4 шага к передаче полномочий

1. Определите насколько ответственен ваш текущий ассистент

Ваша задача проста. Реалистично подойдите к вопросу оценки отвественности. Для этого:

• Оцените и подбейте себе статистику о том, как много и в каких зонах ответственности ваш ассистент допускал ошибки.

• Как часто ваш ассистент доводил дела до конца? Либо в тупиковой ситуации обращался к вам за советом, как зафиналить задачу? Это отличный показатель ответственности и желания взять на себя больше обязательств.

Если по вашим скромным подсчётам у ассистента часто бывают "сбои" в плане ответственности, то вам необходимо обратить внимание на вашу систему мотивации/умению управлять командой/целесообразности владения таким ассистентом.

2. Узнайте напрямую — хотел бы ваш ассистент расти в должности?

Первопричина некачественного исполнения своих полномочий - нежелание этим заниматься.

Проведите командную беседу с вашим ассистентом и узнайте, было бы ей/ему интересно управления вашими проектами.

Если вы заметили хотя бы 1% заинтересованности — бинго! Не забывайте, что ассистенты в большинстве своём могут стесняться/боятся новых невиданных ранее задач. Но даже из телёнка можно вырастить льва при правильном подходе 😁

3. Имеется ли у вас регламент работы проджект-менеджера?

Когда вы поняли, что ваш ассистент человек ответственный и хочет расти дальше, теперь вам важно обратить внимание на формирование должностной инструкции либо регламента.

Корявое исполнение обязательств — последствие неочерченной зоны ответственности.

Чётко сформированный регламент поможет:

• Вашему ассистенту в понимании, что от него хотят при управлении проектом
• Вам, для замерки показателей работы ассистента на данной должности

Ниже покажем кусочек регламента, который мы прописываем при подборе проджект-менеджеров в онлайн-школы:

Чаще всего в своих регламентах мы используем следующие разделы:

• Личные границы. В данном разделе мы кратко описываем личные пожелания предпринимателя и проджект-менеджера. Это очень важный фрагмент, который позволяет избежать нарушения личных границ вас и вашего сотрудника.
• Субординация. В данном пункте мы детально расписываем все задачи и как они должны выполняться от А до Я. Также там описаны условия работы проджекта, от ЗП до графика.
• Рабочие моменты. Тут мы чаще всего описываем процесс адаптации сотрудника на новую должность, а также систему мотивации.

4. Мотивация и оплата

Думаю вы понимаете, что просто навалив тонну обязательств на ассистента, не подняв ему зарплату - это не самая рабочая стратегия.

Приведу пример, как это сработало у меня. Я работаю со своим ассистентом/проджектом Татьяной уже 10+ месяцев. За это время она росла следующим образом:

• Первые 2 месяца работы. Адаптация к новым задачам и знакомство с моими предпочтениями в работе. Оплата - 8.000₽
• 3-5 месяца работы. Повышаю количество задач, которые исполняет ассистент и тестирую его в разных отраслях для выявления сильных сторон. Оплата - 12.000₽
• 6-7 месяца работы. Начинаю понемногу делегировать на ассистента проджектные задачи в перемешку с личными. Оплата - 20.000₽
• 8-10 месяца работы. Поняв, где сильные стороны моего ассистента и готова ли она к управлению моими проектами - полностью делегирую на неё управление агентством. От найма сотрудников, проведения рабочих созвонов до замерки показателей агентства и управления сотрудниками. Оплата 30.000₽

Как вы видите зарплата Татьяны росла пропорционально количеству задач. Я постепенно выводил её на новый и новый уровень, пока она не достигла нужных мне компетенций и уровня ответственности.

Итог

Закладывать рост ассистента до проджекта желательно с самого начала, но даже если вы этого изначально не предпологали - не стоит отчаиваться. Просто начните постепенно тестировать предложенное в данном гайде и оцените, какой получите результат.

Спасибо за прочтение, верим что это было полезно 😉