Почему планам нужны конкретные даты и временные рамки
Известный эксперт по продуктивности, коуч топ-менеджеров компании Google Лора Мэй Мартин уверена, что продуктивность измеряется не временем и не количеством намеченных задач. В книге «Аптайм» она предлагает свою концепцию работы с планами.
Если я чему-то и научилась, проводя семинары по продуктивности, тренируя руководителей и будучи родителем, так это тому, что люди любят традиции и ритуалы.
Ежегодная праздничная традиция, ежемесячный вечер кино, еженедельное любимое блюдо или просто ритуал отхода ко сну — такие привычки создают ритм нашей жизни, и мы можем использовать его с выгодой для себя.
Исследование Университета Дьюка показало, что примерно 45% нашего повседневного поведения — это привычки. В наши дни существует тенденция к формированию привычек (действий, которые совершаются без раздумий) и отказу от них, но я предпочитаю сосредоточиться на создании рутинных действий. Привычки требуют мотивации, в то время как рутинные действия осуществляются естественно.
Если вы начинаете неделю с фразы: «Я должен готовить ужин каждый вечер», это кажется непосильной задачей, к которой вы не знаете, как подступиться. Однако если мыслить установками: понедельник без мяса, во вторник паста, в среду суп, в четверг новый рецепт, в пятницу доставка, то задача представляется уже не такой пугающей. Я сужаю рамки деятельности, и теперь у меня есть определенная структура, которая помогает понять, что делать. У меня все еще остается творческая свобода, мне необязательно жестко придерживаться этой системы: скажем, во вторник я могу приготовить лапшу вместо пасты. А может, неделя выдастся особенно тяжелой, и в четверг у меня не будет сил пробовать новый рецепт. Но, как я уже сказала, даже нестрогое соблюдение расписания поможет сделать приготовление еды более спокойным.
Подумайте о том, как рутинные действия могут принести пользу в работе и в личной жизни. Они способствуют соблюдению дневных установок, ежедневно и еженедельно упорядочивают рабочий процесс и расписание. Когда у вас есть дело, которое вы хотите вписать в свой график, например обучение игре на фортепиано, не рассчитывайте, что сами выберете подходящее время и найдете способ реализовать задачу. Создайте распорядок дня, который поможет вам легко освободить необходимое пространство.
Самое большое препятствие на пути к продуктивности — это помещение задачи в список дел без указания времени, когда она должна быть выполнена.
Я называю рутинные действия принципом «когда — тогда». Чтобы реализовать новое поведение, мы должны создать для него триггер — иначе оно так и останется абстрактной задачей, которую мы «собирались выполнить».
Я играю на пианино уже 20 лет, но у меня появилась цель — разучить новые пьесы. Если бы я записалась на уроки, то должна была бы их посещать и гарантированно добилась бы успеха. Но, поскольку я занималась с преподавателем уже более 10 лет, мне не нужны были новые занятия — я могла бы выучить эти пьесы сама! Мне просто нужно было время и импульс, чтобы сделать это. Для многих людей это «когда-нибудь» так и не наступает и превращается в «я бы очень хотел» или «я давно собирался». Часто большие цели, творческие проекты и забота о себе переходят в категорию «хочу сделать». Это те вещи, для которых важнее всего решить «когда», особенно если они вечно висят в вашем основном списке.
Определяя, «когда» разучивать новые пьесы, я решила, что лучше всего заниматься по вечерам, потому что дети в это время спят и не требуют внимания (мое пианино, к счастью, оборудовано наушниками). Далее мне нужно было найти «когда», которое будет напоминать мне о необходимости заниматься. Я решила, что каждый вечер, когда я отправлю детей спать и выйду из комнаты дочери (я укладываю ее спать последней), тогда я сразу же буду подходить к пианино. Я применила методику «швейцарского сыра»: свела задачу к минимальному действию, которое казалось мне выполнимым. Моей единственной целью было выйти из комнаты и сесть за пианино.
Сначала я просто приходила, играла уже знакомую мелодию и уходила. Иногда на это требовалось не более пяти минут. Я не позволяла себе заняться чем-нибудь другим. Вскоре это стало обычным делом. Я вела себя как собственная помощница и утром ставила новые ноты, надеясь, что это подтолкнет меня в будущем (вечером) к изучению нового. Увидев новые ноты, я садилась и разучивала несколько тактов. Иногда мне становилось скучно, я играла 10 минут и заканчивала. А временами я поднимала глаза и обнаруживала, что прошел уже целый час. Мой муж понял, что я собираюсь играть каждый вечер, поэтому начал заниматься своими делами сразу после того, как дети ложились спать, зная, что я не буду смотреть с ним сериал или играть в настольную игру, пока не закончу. Это стало рутиной и вошло в ежедневный ритм. Прогресс произошел только потому, что я изначально привязала новый распорядок дня к укладыванию детей каждый вечер.
Результаты исследования, опубликованные в 2009 г. в European Journal of Personal Psychology, показали, что среднее время, необходимое для того, чтобы новое действие стало автоматическим, составляет 66 дней. Но при применении принципа «когда — тогда» это происходит гораздо быстрее. У меня, например, каждый вечер был один и тот же триггер (время укладывания детей спать).
Упражнения «когда — тогда» работают в любых ситуациях. В качестве «когда» вы можете выбрать день заботы о себе, например воскресенье. Достаточно свободный подход позволит вам легко сделать выбор в пользу более простого действия (например, накрасить ногти или принять ванну) или более масштабного (отправиться в спа-салон!).
В случае с пианино я начала с малого, играя пьесы, которые уже знаю и люблю, а в итоге освоила совершенно новые произведения. Если бы я сразу начала с незнакомой музыки, было бы гораздо сложнее.
Вы также можете выбрать конкретное время, действие или триггер в качестве «когда». Возможно, вас вдохновят некоторые из моих рутинных действий:
- Когда проходит ежемесячное совещание — тогда я посвящаю полчаса времени записям в папке с обзором проектов, над которыми я работала в течение года (я хотела делать это ежемесячно).
- Когда наступает понедельник — тогда я стираю все белье в доме и оставляю его прямо на кровати, чтобы не ложиться спать, пока оно не будет рассортировано.
- Когда приходит вторая суббота месяца — тогда мы с мужем идем на свидание друг с другом.
- Когда я иду за продуктами — тогда я сдаю отходы в пункт переработки рядом с магазином.
- Когда пора отправлять еженедельный отчет для босса — тогда я проверяю папку «Вернуться», чтобы узнать, не пропустила ли я что-нибудь важное на этой неделе.
- Когда ужин почти готов — тогда я ставлю пятиминутный таймер и прошу детей убрать игрушки и книги перед ужином.
- Когда наступает вечер пятницы — тогда мы едим пиццу, всей семьей играем в настольную игру или смотрим фильм.
- Когда наступает вторник — тогда мы с семьей соблюдаем режим отказа от технологий после ужина.
- Когда остается неделя до моего дня рождения — тогда я планирую все необходимые ежегодные
визиты к врачу, например проверку зрения и т. п.
Рутинные действия избавляют вас от дел, а мозг от нагрузки, потому что вы назначаете для них точное время и место. Меня не беспокоит мысль о том, что мне нужно постирать диванные подушки. Я трачу минимум энергии и вспоминаю об этом только два раза в год, потому что назначила для этого точное время раз в полгода и доверяю своей системе. Я не ловлю себя на мысли: «Когда я в последний раз проверяла зрение?» Я знаю, что это было в декабре прошлого года, потому что это всегда происходит в неделю перед моим днем рождения. Такие последовательности действий и распорядок дня делают жизнь легче и приятнее.
Вы также можете использовать ассоциацию «когда — тогда» в качестве мнемонического «узелка на память». Допустим, я лежу в постели ночью перед отъездом и вспоминаю, что забыла положить в чемодан какую-то вещь. Я представляю, как в будущем (утром) выполняю действие, которое, как точно знаю, буду выполнять в это время, а затем сразу же вижу, как я из будущего вспоминаю, что мне нужно. Я несколько раз повторяю про себя: «Когда я сниму ключи с крючка, тогда я вспомню, что мне нужно зарядное устройство для телефона». На следующее утро, когда я пойду за ключами, ассоциация будет настолько сильна, что в моей голове возникнет образ зарядного устройства. Привязывание одного предмета к другому гарантирует, что вы о нем не забудете. Я придумала этот способ запоминания вещей, использую его практически ежедневно и научила ему других.
Метод «когда — тогда» можно также использовать, когда вам нужно решить, где разместить вещи в доме или в системе хранения. Допустим, вы не знаете, где хранить кассету. Представьте, что она потерялась, и первое место, где вам покажется разумным искать ее, — это место, где вы и должны ее хранить. Представьте, что сосед по комнате говорит вам: «Я не могу найти кассету, ты не знаешь, где она?» Какое первое место придет вам на ум? Это должно быть то самое место, где вы ее храните! Ваш мозг установит связь, и вы будете использовать ее в своих интересах, чтобы положить кассету на ее естественное место.
Чтобы облегчить себе жизнь, вы можете воспользоваться эффектом понедельника. В книге «Таймхакинг» Дэниел Пинк рассказывает о том, как избежать фальстарта, используя силу временных ориентиров, чтобы начать все сначала.
Это может быть понедельник, первое число месяца, первый день на новой работе или первый день нового года. Наш мозг настроен на то, чтобы воспринимать такие даты как дни новых начинаний. У вас будет гораздо больше шансов придерживаться нового распорядка дня, если вы внедрите
его в понедельник, а не в четверг или пятницу.
Введение в распорядок рутинных действий и использование модели «когда — тогда» избавляет от стресса и беспокойства, связанных с необходимостью помнить о выполнении задач. Это помогает найти время и место для осуществления того, что мы хотели сделать «в один прекрасный день». Выполняя рутинные действия и поддерживая ритм, вы меньше отвлекаетесь и создаете себе больше пространства для того, чтобы делать то, что хочется, и то, что нужно.
Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness
