Как оставаться сосредоточенным, работая в нескольких проектах

by Современный Бизнес
Как оставаться сосредоточенным, работая в нескольких проектах

Немногие из нас могут позволить себе трудиться лишь над одним проектом; большинство же мечется между несколькими, работая на разные команды.

В теории, такая система «мультикомандности» несет в себе ряд преимуществ: вы можете применять свои знания там, где они нужны, можете делиться ими с разными группами людей и переключаться между проектами в тяжелые времена, избегая простоя.

Реальность же, к сожалению, устроена намного сложнее, что мы и поняли благодаря исследованию, которое проводили последние 15 лет. Для многих людей работа сразу над несколькими проектами является более стрессовой и непродуктивной, чем можно предположить в теории. Переключение между задачами занимает время и требует внимания и энергии. Движение между командами может заключать в себе и смену ролей, ведь где-то, к примеру, вы босс, а где-то – лишь новичок, что влияет не только на ваш уровень ответственности, но и на способность управлять в трудные периоды.

Различные команды заключают в себе свои уникальные культурные особенности, включая отношения, процессы, символы, шутки, ожидания и возможность использования двусмысленных выражений и слов. Вся эта адаптация требует энергозатрат. И до тех пор, пока вы осторожно не спланируете и не обсудите свою роль в каждой команде, вы можете по итогу заниматься повторяющейся, рутинной работой вместо того, чтобы заниматься развитием.

Как же управлять своим временем, стрессом и работой, если вы задействованы в нескольких командах? И как оставаться сконцентрированным на действительно важных вещах? Начните с тщательного планирования и следуйте этим простым правилам:

Приоритезация и последовательность в работе

Взгляните на ситуацию в целом

Предельная концентрация на задачах текущего дня вводит вас в реактивный, авральный режим работы. Запланируйте регулярные проверки статуса ваших проектов и отмечайте ключевые этапы их развития. Предусмотрительно определяйте сложные периоды, когда проекты будут требовать особого внимания, и тогда вы сможете лучше управлять своим временем и ожиданиями. Скорость выполнения и требования вашего проекта определяют идеальную частотность периодов, а стиль управления и стаж работы ваших партнеров задают тон расстановке приоритетов в критические моменты.

Работайте над последовательностью

Возьмите одну задачу и работайте интенсивно над ней, вместо того, чтобы постоянно переключаться с одного на другое. Начните с той задачи, которая требует наибольшей концентрации и уделите свое внимание только ей. Определитесь с ожидаемыми результатами, необходимыми для их достижения действиями и строго придерживайтесь их. Исследование показывает, что чем меньше вы переключаетесь с одного на другое в течение дня, тем лучше для вас и вашего состояния. Если же вы должны заниматься несколькими задачами одновременно, то координируйте и группируйте все совместимые обязанности. Например, если вы собираетесь отвечать на телефонные звонки со случайным временным интервалом, работайте в это же время над задачами, которые в любое время можно прервать.

Определение ожиданий

Защищайте себя

Когда вы работаете над высокоприоритетной задачей, избегайте всевозможных отвлекающих факторов. Например, когда я пишу – это моя самая требовательная задача – включаю автоответчик электронной почты, сообщая людям о том, что я не проверяю письма до определенного времени в течение дня, и оставляю им свой номер телефона, если им потребуется срочно со мной связаться. Люди понимают, что им не стоит ждать от вас немедленного ответа, что, в свою очередь, дает вам возможность и время сосредоточиться на своих задачах вместо того, чтобы реагировать на письма моментально и обещать ответить позже. Сигналы вашего телефона также будут стараться отвлечь вас, но те, кто захотят с вами пообщаться, дважды подумают, стоит ли их дело того, чтобы отвлекать вас от ваших дел.

Документируйте и сообщайте о прогрессе

Отслеживание динамики помогает лидеру чувствовать себя уверенным и держать ситуацию под контролем. Встречайте появляющиеся проблемы в первых рядах. Чем раньше вы скажете «у меня есть проблема и я не могу выкладываться на 100%», тем большее количество людей будут доверять вам. Один временный участник нашего исследования говорил, что большинство из его ответов на запросы команды заключались в одном слове – «принято». Даже такой кратчайший ответ дает знать вашим коллегам о том, что вы приняли их запрос и готовы поделиться большей информацией, как только она у вас появится.

Оптимизация своего развития

Познайте самого себя

Большим минусом работы в нескольких командах является неполноценная работа с экспертами из разных областей, которая сокращает ваши шансы как научиться у них новому, так и произвести на них впечатление. Под давлением времени велик соблазн развивать свои уже имеющиеся знания, а не вкладываться в обучение и рост других членов команды. Вам необходимо иметь свои персональные цели и идти к ним. Определите, на кого в команде вы бы хотели повлиять. Ставьте чёткие цели.  

Заставьте себя

После выявления целей, выделите время для обучения. Исследование показывает, что важнейшим фактором изучения является время, затраченное на раздумья и усвоение новой информации. Это трудно, ведь работа в нескольких командах принуждает нас прыгать от одного проекта к другому и сокращает свободное время. Тем не менее, вам необходимо выделять время на размышления. Конечно, нельзя бросать все дела и подводить команду, лишь бы выкроить время – ваши подчиненные должны видеть, что такие моменты раздумий тоже часть работы. 


Оригинал статьи на английском языке

Перевод

Подписывайтесь на наш канал и рассказывайте о нас друзьям!

June 20, 2018