Оценка профессиональных компетенций сотрудников финансово-экономических отделов группы предприятий

Наш клиент – управляющая компания холдинга, объединяющая группу предприятий, различных сфер деятельности: завод по производству металлоконструкций, строительная компания, проектный институт, гостиничный комплекс, агропредприятие по выращиванию овощей, медицинский центр, и пр. обратился за решением проблемы.

Весь процесс состоял из 3-х больших блоков:
I. Подготовительная часть:
- согласование компетенций и навыков сотрудников для оценки;
- согласование разделов, по которым будет проведена оценка;
- согласование группировки сотрудников;
- определение даты проведения проверочного мероприятия для каждой группы;
- подготовка и согласование тестовых заданий;
- подготовка раздаточного материала.

II. Проверочное мероприятие (выполнение письменных заданий):
- проведение тестирования в письменной форме в согласованные даты.

III. Обработка результатов и предоставление отчета в УК:
- обработка результатов тестирования;
- подготовка результатов для отчета;
- предоставление отчета о результатах оценки;
- предложения по улучшениям;
- предоставление итогового отчета (линейные специалисты и среднее звено – отчеты по группам, ТОП-менеджеры – индивидуальные отчеты).

В данном кейсе мы приводим пример тестирования сотрудников с использованием метод оценки "Светофор".
Подробнее опишем процесс определения уровня знаний и практических навыков сотрудников финансово-экономических отделов предприятий путем оценки и анализа выполненных практических заданий (мини-задачи и задачи) в письменном виде.

I. Подготовительная часть

1. Определили и согласовали основные компетенции и навыки сотрудников финансовых служб для оценки:
- Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
- Владение навыками финансового анализа;
- Финансово-экономические показатели предприятия;
- Бюджетирование на предприятии;
- Расчет себестоимости, цены;
- Управление себестоимостью;
- Оценка инвестиционных проектов.

2. Согласовали форму проведения – выполнения практических заданий (мини-задачи и задачи):
- четыре-пять мини-задач,
- две-три полноценные задачи (выполнение всех заданий в письменном виде) и определение уровня знаний и практических навыков сотрудников путем анализа и оценки.

3. Определили основные разделы, по которым будут представлены мини-задачи:
- Финансовый менеджмент;
- Финансовый анализ и финансовое планирование;
- Знание видов и форм бюджетов;
- Бюджетирование и контроль исполнения;
- Управление себестоимостью, затратами;
- Оценка инвестиционных проектов.

4. Определили основные разделы, по которым будут представлены задачи:
- Анализ финансового состояния предприятия;
- Управление себестоимостью;
- Оценка инвестиционного проекта;
Мини-задача – предполагает проведение расчетов одного показателя или выбор правильного ответа из нескольких предложенных.
Предложены три варианта мини-задач различной степени сложности.
Задача – предполагает проведение расчетов нескольких показателей и обоснование решений, для проверки умения пользования знаниями и навыками, предоставление выводов.
Предложены два варианта задач различной степени сложности.

5. Выбрали методику для оценки результатов - использована упрощенная методика оценки сотрудников «Светофор» (ранжирование результатов относительно средних показателей и выделение цветом).

6. Всех тестируемых сотрудников сгруппировали в три группы (критерий группировки – совпадение 60% функциональных обязанностей сотрудников, деление по уровню ответственности) и определили количество практических заданий:
1 группа – линейные специалисты (Экономисты, фин. менеджеры) – 16 чел.
Практические задания - 5 мини-задач +2 задачи.
2 группа – среднее управленческое звено (начальники ПЭО, начальники ФЭО, руководители направления, ведущие экономисты) - 14 чел.
Практические задания - 5 мини-задач +2 задачи.
3 группа – ТОП-менеджеры (зам. директора по экономике и финансам, руководители фин. службы, директора по экономике и финансам, финансовые директора) – 11 чел.
Практические задания - 4 мини-задачи +3 задачи.
Сложность заданий варьируется в зависимости от группы:
1 группа – низкий уровень;
2 группа – средний уровень;
3 группа – высокий уровень.

7. Определили нормативное и предельное время на выполнение заданий, а также даты проведения тестирований:
1 группа – линейные специалисты (экономисты, фин. менеджеры).
Мини-задача – время решения и выбор ответа от 5 до 8 мин. (всего 5 мини-задач – от 30 до 40 минут);
Задача – время решения задачи от 30 до 45мин. (всего 2 задачи – от 1,0 до 1,5 часа);
Нормативное время – 1,5 часа. Предельное время выполнения заданий - 2 часа.

2 группа – среднее управленческое звено (начальники ПЭО, начальники ФЭО, руководители направления, ведущие экономисты).
Мини-задача – время решения и выбор ответа от 5 до 10 мин. (всего 5 мини-задач – от 30 до 50 минут);
Задача – время решения задачи от 30 до 45мин. (всего 2 задачи – от 1,0 до 1,5 часа);
Нормативное время – 2,0 часа. Предельное время выполнения заданий – 2,5 часа.

3 группа – ТОП-менеджеры (зам. директора по экономике и финансам, руководители фин. службы, директора по экономике и финансам, финансовые директора).
Мини-задача – время решения от 6 до 20 мин. (всего 4 мини-задач – от 30 до 75 минут);
Задача – время решения задачи от 45 до 60мин. (всего 3 задачи – от 1,5 до 2 часов);
Нормативное время – 2,5 часа. Предельное время выполнения заданий – 3,0 часа.

II. Проверочное мероприятие (ход тестирования):

1 группа (Линейные специалисты)- в тестировании участвовало 16 человек.
Тестовое задание содержит 5 мини-задач и 2 задачи (уровень сложности – низкий).
В ходе выполнения тестовых заданий участникам было предложено заполнить анкету и оценить по 10-ти бальной шкале соответствие (совпадение) предложенных заданий функциональным обязанностям и сложность заданий.
Сложность заданий: Мини-задачи:
- 7 человек оценили сложность 50 и более % (один сотрудник оценил сложность на 10 баллов);
- 9 человек оценили сложность менее 50%;
Задачи:
- 12 человек оценили сложность 50 и более % (два сотрудника оценили сложность на 10 баллов);
- 4 человека оценили сложность менее 50%;
Выполнение заданий: Нормативное время, отведенное на выполнение заданий – 90 мин. (1,5 часа), предельное (максимально отведенное) время – 120 мин. (2,0 часа).
В нормативное время уложился лишь один участник тестирования – 70мин. (1,10 час).
9 сотрудников превысили нормативное время, но уложились в максимально отведенное.
6 сотрудников превысили максимально отведенное время (максимальное превышение +15мин.)
Нет ни одного сотрудника, который бы справился со всеми заданиями.
Количество сотрудников, не справившихся с 1-м заданием – 5 чел. (31,25% от общего количества) Количество сотрудников, не справившихся с 2-мя заданиями – 4 чел. (25% от общего количества) Количество сотрудников, не справившихся с 3-мя и более заданиями – 7 чел. (44% от общего количества). Возможные причины затруднений – отсутствие данных задач в повседневной трудовой деятельности, т.к. у линейных специалистов обычно узкий круг функциональных обязанностей.

2 группа (Среднее управленческое звено) – в тестировании участвовало 15 сотрудников.
Тестовое задание содержит 5 мини-задач и 2 задачи (уровень сложности – средний). Нормативное время, отведенное на выполнение заданий – 120 мин. (2,0 часа), предельное (максимально отведенное) время – 150 мин. (2,5 часа).
В ходе выполнения тестовых заданий участникам было предложено заполнить анкету и оценить по 10-ти бальной шкале соответствие (совпадение) предложенных заданий функциональным обязанностям и сложность заданий.

Сложность заданий: - 11 человек оценили сложность 50 и более % (2 сотрудника оценили сложность на 10 баллов);
- 4 человека оценили сложность менее 50%;
Выполнение заданий: Нормативное время, отведенное на выполнение заданий – 120 мин. (2,0 часа), предельное (максимально отведенное) время – 150 мин. (2,5 часа).
В нормативное время уложились 6 участников тестирования.
Минимальное время на выполнение задания - 45 мин.
Все остальные участники превысили нормативное время.
2 участника превысили максимально отведенное время.
Только один участник тестирования справился со всеми заданиями.
Количество сотрудников, не справившихся с 1-м заданием – 2 чел. (14% от общего количества) Количество сотрудников, не справившихся с 2-мя заданиями – 9 чел. (60% от общего количества) Количество сотрудников, не справившихся с 3-мя и более заданиями – 4 чел. (27% от общего количества)

3 группа (ТОП-менеджеры) – в тестировании участвовало 12 сотрудников.

Тестовое задание содержит 4 мини-задачи и 3 задачи (уровень сложности – высокий). Нормативное время, отведенное на выполнение заданий – 150 мин. (2,5 часа), предельное (максимально отведенное) время – 180 мин. (3 часа).

В ходе выполнения тестовых заданий участникам было предложено заполнить анкету и оценить по 10-ти бальной шкале соответствие (совпадение) предложенных заданий функциональным обязанностям и сложность заданий.

III. Обработка результатов и предоставление отчета в УК.

1. Критерии оценки и результаты тестирования. Верность ответов оценивается следующим образом:
2 балла – верный ответ;
1 балл - неверный ответ, но ход решения верный;
0 баллов – неверный ответ и ход решения;
Мини-задачи – как верный оценивается ответ, содержащий верное решение (расчет и ответ).
Задачи - как верный оценивается ответ, содержащий верное решение (полный развернутый ход решения, цепочка расчетов, ответ и выводы или обоснования).
Максимально возможное количество баллов - 14.

2. Краткое описание оценки тестирования.
Для оценки результатов тестов использована упрощенная методика оценки сотрудников «Светофор» (ранжирование результатов относительно среднего показателя выделение цветом):
Лучший результат – выделяется ярко-зеленым цветом;
Худший результат – выделяется ярко-красным цветом;
По лучшему и худшему результату определяется среднее значение, остальные результаты распределяются относительно него.
Результат выше среднего – бледно зеленый;
Результат ниже среднего – бледно красный.

В результате ранжирования результатов сотрудники были отнесены к одной из трех категорий:
«Кадровый резерв или расширение ответственности» - лучший результат по баллам и времени,
«Профессиональная стабильность» - результаты выше среднего значения,
«Дополнительное обучение» - результаты ниже среднего значения и худший результат.

«Кадровый резерв или расширение ответственности» - эти сотрудники обладают высоким потенциалом и мотивацией к развитию, отлично справляются с профессиональными задачами своей текущей должности и готовы брать на себя большую ответственность, исполнять новые обязанности, вести новые проекты и т.п. Часть сотрудников стабильно и эффективно работает на текущих должностях и относится к категории «Профессиональная стабильность». В категорию «Дополнительное обучение» попали сотрудники, которые недавно заняли должность в результате перемещения внутри компании, работают в компании менее года, не совсем справляются с профессиональными задачами своей текущей должности или по каким-либо причинам не демонстрируют необходимую эффективность.

3. Произведен расчет показателей и ранжирование внутри групп специалистов:

В категорию «Кадровый резерв или расширение ответственности» попадают 2 сотрудника.
В категорию «Профессиональная стабильность» можно отнести 6 сотрудников.
В категорию «Дополнительное обучение» попадают 8 сотрудников.

В категорию «Кадровый резерв или расширение ответственности» можно отнести 1 сотрудника.
В категорию «Профессиональная стабильность» можно отнести 3 сотрудника.
В категорию «Дополнительное обучение» можно отнести 11 сотрудников.

По группе ТОП-менеджеры были подготовлены индивидуальные отчеты с составлением персональных рекомендаций по каждому сотруднику.

4. Представлены результаты и отчет в разрезе предприятий.

5. Представлен письменный отчет по результатам проведенного мероприятия и внесены предложения по улучшению текущей ситуации.
Отчеты по результатам тестирования представлены в максимально информативном виде:
- один экземпляр отчета в бумажном виде – для Генерального директора УК;
- в эл. виде – файлы «Свод результатов тестирования» Excel и «Отчет о проведении тестирования итоговый »Word – для всех заинтересованных пользователей. Отчет отправлен по эл. почте ответственному лицу со стороны заказчика.

Данные, полученные в ходе проведения тестирования, могут быть использованы специалистами служб персонала УК и предприятий при разработке планов обучения и развития сотрудников ФЭО.
Направления дальнейшей работы по обучению необходимо разрабатывать исходя из тех разделов, которые вызвали наибольшее количество затруднений (неправильных ответов) в группах.

Актуальные темы для повышения уровня знаний и практических навыков: 1группа (Линейные специалисты) 1. Цена, способы расчета. Оптимальная, минимальная цена заказа.
2. Финансовый цикл предприятия, составляющие, расчет финансового цикла.
3. Расходы на единицу продукции, плановые и фактические, влияние факторов на изменение стоимости и себестоимости.

2 группа (Среднее звено) 1. Оценка инвестиционных проектов.
2. Себестоимость, виды себестоимости, способы расчета.

3 группа (ТОП-менеджеры) 1. Оценка рисков инвестиционных проектов.
2. Анализ исполнения бюджета. Факторный анализ показателей.

Дополнительно к обучающим мероприятиям руководителям финансовых служб совместно со специалистами службы персонала УК разработать программы индивидуальной подготовки сотрудников попавших по результатам тестирования в категорию «Дополнительное обучение».
Рекомендовано закрепить за этими сотрудниками наставников из числа сотрудников попавших по результатам тестирования в категорию «Профессиональная стабильность». Если таких сотрудников на предприятии нет, то наставником для нижестоящих специалистов определить руководителя фин. службы соответствующего предприятия.
Контрольные мероприятия проводить не позднее 2-х недель после проведения обучающего мероприятия. Форму контрольного мероприятия определить как выполнение практических заданий по проведению тех или иных расчетов, предоставление заключений и выводов.

Заказчику предложено совместными усилиями:
- разработать программы индивидуальной подготовки сотрудников,
- мероприятия индивидуальной подготовки по программе кадрового резерва,
- провести обучающие семинары и практические занятия по актуальным темам.