8 шагов по созданию системы найма эффективных менеджеров (инструкция).

Процесс найма сотрудников отработан мною до мелочей. Мой поход - такой же как к продажам, только здесь мы продаем работу в компании.

 1. Как правильно определить профиль кандидата?

Составляем портрет идеального кандидата - описываем «аватар» желаемого сотрудника. Составляя профиль кандидата исходим из того, что подходящих сотрудников на свободном рынке труда нет – все они работают и отлично зарабатывают деньги в других компаниях. Поэтому из всех неподходящих необходимо выбрать наименее неподходящих. Создание профиля кандидата помогает создать первый фильтр – при этом необходимо определить несколько ключевых навыков, черт характера, умений и знаний, без наличия которых нет смысла даже рассматривать претендента.

2. Как правильно описать вакансию?
Поиск специалиста начинается с размещения вакансии.
Продажники быстро принимают решения, поэтому длинное описание даже не читают. Пишите короткими предложениями, перечисления оформляйте списками, выделяйте опорные слова. Откровенно говорите о KPI. Указывайте минимальную зарплату и средний заработок с учетом премий и процентов. Если есть корпоративные скидки — пишите. Важны детали, которые говорят о выгоде. Не забывайте выдвинуть и свои требования.
Чтобы описать вакансию используйте вспомогательные блоки:
1. Будем знакомы. Кратко о нас (о нашей компании)
2. Кто наши клиенты?
3. Кого мы ищем?
4. Плюсы и перспективы работы с нами?
5. Важные условия "на берегу"
6. Основные требования к кандидату
7. Чем вы будете заниматься?
8. Какую мотивацию мы предлагаем?
9. Ключевое действие, чтобы заявить кандидату о себе.

Нюансы составления вакансии:
Текст должен быть продающим, но при этом сухим и конкретным. Обилие "букв" и уж тем более избитых формулировок по типу "мы молодая и динамично-развивающаяся компания" явно отпугнет хорошего продавца.

3. Доступ к базам резюме и контактным данным.
Мой совет: не ограничивайтесь одним ресурсом, разместите вакансию в разных местах и городах. Если же вы размещаете вакансию в бесплатных чатах, группах и досках объявлений - то обновляйте информацию по несколько раз в день!

Сколько нужно получить откликов, чтобы нанять классного специалиста?
В найме, как и в продажах, чтобы "продать" нужна своя воронка.
Выглядит эта воронка +/- вот так:

2 -  вышли на тестовую неделю
3 - сделали предложение о работе
20 -  пришли на конкурс

30 - выразили готовность прийти

50 -  обзвонили с приглашением на конкурс

40 -  отобрали по базам для приглашения на конкурс

20 - откликов на размещенную вакансию

Важно понимать, 5-10 откликов - недостаточно, чтобы найти хорошего претендента.
Расширяйте воронку - перебирайте больше кандидатов!

 4. Звонок кандидату и приглашение на конкурс-собеседование. После первичного просмотра откликов и отбора резюме отделяем кандидатов которых нет смысла даже рассматривать в качестве претендентов.
На что обращать внимание при подготовке:
1. Работает на данный момент кандидат или уже прекратил работу?
По статистике 80% работающих кандидатов не доходят до конкурса. Нужен кандидат, который в случае взаимной договоренности о начале совместной работы готов завтра выйти на работу.
Работающие кандидаты – это минимум 2 недели на увольнение. При этом, если работающий кандидат является отличным продажником,  то его работодатель приложит все усилия для удержания такого сотрудника.
2. Как долго в поисках работы?
Хорошие продавцы находят работу очень быстро. Если претендент находится в поиске месяц и более – это или завышенные ожидания кандидата или кандидат не горит желанием зарабатывать и ищет «теплое» место.

Звонки кандидатам необходимо совершать по определенной технологии:
скрипт – идеальный инструмент для решения данной задачи.
Цель общения по скрипту – подтвердить интерес к вакансии, дать в сжатом виде дополнительную информацию о компании, указать причину возникновения вакансии и пригласить для участия в конкурсе.

После подтверждения готовности принять участие в конкурсе обязательно высылаем письмо на эл. почту или в мессенджер с указанием даты, времени проведения конкурса, адреса, схемы проезда, ФИО контактного лица и его телефон.

Обязательно ведем статистику «для воронки найма»:
- сколько взято на обзвон,
- скольким дозвонились,
- сколько подтвердило участие в собеседовании и отправили письмо с данными о конкурсе.

 5. Сценарий проведения конкурса. Любое мероприятие удобнее проводить по заранее намеченному плану. И групповое собеседование не исключение. Подготавливаем структуру коллективной встречи. Продумываем содержание, регламенты, вопросы, тайминг.
Примерный план выглядит так:
1. Приветствие.
2. Установление контакта.
3. Озвучиваем повестку - программируем результат встречи.
4. Удаляем лишних.
5. "Продаем" вакансию и возможность работать с вами.
6. Даем задание и активно работаем с аудиторией.
7. Выбираем понравившихся кандидатов и завершаем встречу.

Сценарий очного группового собеседования выглядит так:
1. Сбор участников собеседования (претендентов);
2. Начальное объявление:
Как общаться с претендентами? Важно продемонстрировать ваш стиль руководства, продаж и общения с командой (но без перегибов). Не будет лишним рассказать про цели компании, планы, миссию, амбиции.
Встреча-знакомство - это этап, на котором вы выбираете кандидата и кандидат решает комфортно ему с вами или нет.
Вы должны "синхронизироваться" и тогда, менеджер быстро вольется в работу и принесет результат.

Расскажите о себе, о вашей компании, планах еще раз, чтобы "зажечь" человека, о том как будет организована работа в вашей команде, какой график, правила.
Обязательно рассказываем о том, как будет происходить собеседование, сколько времени займет, к чему готовиться и чем закончится мероприятие.

3. Конкурс:
- 1 эт. сравнительный отбор (сравнение участников друг с другом) 2-5 мин. на участника, отсев слабых (цель - оставить 7-8 чел.);
- 2 эт. заполнение анкет (30-40 минут со сдачей администратору);
- 3-4эт. повторное собеседование и «проверка боем»;
- 5 эт. финальный отбор и приглашение на работу (минимум 3 чел.);
4. Подведение итогов конкурса (разбор полетов).

6. Выход нового сотрудника на работу.
Даже когда вы договорились о выходе на работу с вашим потенциальным сотрудником - не торопитесь радоваться. 
Может произойти парадоксальная ситуация - человек не выйдет на работу в назначенный день (бывало и такое в моей практике).

Порядок действий при выходе нового сотрудника: 1. Сбор документов для трудоустройства;

2. Ознакомление и подписание документов;

3. Представление сотрудника и знакомство с коллективом;

4. Определение рабочего места, знакомство с размещением мест общего пользования и основные моменты по рабочему взаимодействию;

5. Выдача учебных материалов и начало работы.

П. 1-2 можно опустить, если в компании есть служба персонала и в их обязанности входит оформление сотрудников.
Обязательно проконтролируйте подписание документов - договор, NDA и соглашение об обработке персональных данных.
Все остальные пункты в зоне вашей ответственности, т.к. вы уже потратили силы и время на поиск и отбор, а также лучше других знаете нового сотрудника (он тоже пока знает вас лучше других).
Обратите внимание:
В конце первого и третьего рабочего дня - обратная связь от нового сотрудника:
- общее впечатление;
- туда ли попал, куда хотел;
- совпали ли ожидания с реальностью (если нет, то в чем);
- готов продолжать или нет.

7. Программа обучения и адаптации
После подписания документов можно смело предоставлять материалы для изучения, заниматься обучением сотрудника - "вводом" в рабочий процесс.
У вас должна быть программа действий нового сотрудника с первого дня, а также четкие критерии оценки его действий на каждом этапе адаптации и испытательного срока.
Отличный вариант – наличие в вашей компании «Книги продаж».
  Книга продаж – это пошаговое руководство для сотрудников. Подробные пошаговые инструкции и документы, собранные в единый файл, распечатанные в виде книги или собранные в корпоративную базу знаний в эл. виде (Google-документы или платформа Битрикс24). Данная книга составлена и подготовлена для облегчения процесса обучения новых сотрудников компании.

Книга составлена таким образом, что сотрудник может найти здесь ответы практически на все вопросы, если они касаются закупки, транспортировки, хранения, производства и реализации вашей продукции.
Эта книга находится у каждого менеджера, и он в любой момент может найти в ней ответы на следующие вопросы.
Программа действий сотрудника составляется таким образом, чтобы он мог, начиная с 3-го дня совершать коммерческие действия и выдавать первые результаты.

Контрольные точки в программе адаптации и обучения:
- первые три дня – понимание, того ли сотрудника взяли, есть ли смысл продолжать работу;
- первые две недели – знание продукта и базовой модели продаж, статистика первых действий (звонки, отражение статистики в CRM и 1С) ;
- первый месяц (контроль плановых показателей) ;
- второй месяц (окончание испытательного срока) – оценка знаний и навыков для принятия решения об успешном прохождении испытательного срока или продлении на месяц.

 8. Воронка найма. В своей работе по закрытию вакансий используйте  принцип воронки продаж, где основные задачи следующие:
- на первом этапе обеспечить входящий поток кандидатов, соответствующих определенным минимальным требованиям (как показывает опыт входящего потока всегда не хватает и нужна дополнительная исходящая активность по привлечению кандидатов);
- на втором этапе пообщаться с ними и продать идею прийти на собеседование (на этом этапе, по определенной технологии, отсеять совсем неподходящих кандидатов);
- на этапе личной встречи, понимая, что мы готовы общаться с ним дальше чем просто знакомство может возникнуть необходимость сбора дополнительных данных и заполнения каких-либо анкет;
- тестовые задания я даю кандидатам только тогда, когда осознаю, что готов вести переговоры о возможном трудоустройстве и возникает необходимость проверки тех или иных навыков и подтверждения компетенций (это тесты не дольше 15-20 мин, для линейных сотрудников - один тест, для руководителей - не более двух);
- когда я готов сделать предложение о работе, при личном общении, необходимо продать идею работы в компании кандидату и рассказать о конкурентных преимуществах компании как работодателя, выгодах для работника (я четко понимаю, что у него есть выбор - и эта компания не единственная, где он может продолжить свою трудовую деятельность).

Об опыте внедрения CRM-системы у своего заказчика - региональной строительной компании для подбора персонала и закрытия вакансий я расскажу в другом материале.