Архіви. Частина 1. Відвідування архіву

Попри наявність значного масиву документів у мережі 🖥️ Інтернет, звернення в архіви стане невідворотною подією якщо ви прагнете грунтовно та якісно дослідити свій родовід.

Існує дві основні форми роботи з архівами

1️⃣ Безпосередня робота з документами у читальному залі архіву (перегляд справ безкоштовний + фотокопіювання на власну техніку з певними обмеженнями)

2️⃣ Надсилання в архів тематичних запитів (майже завжди платно)

До безпосереднього відвідування читального залу архівів радимо приступати лише після набуття навичок читання рукописних текстів написаних староросійською 🇷🇺, а бажано і польською 🇵🇱 мовою. Для жителів Західної України стане в нагоді володіння і читання латиною, німецькою та ін. мовами сусідніх країн. Так ви зможете швидше відбирати потрібну і відкидати зайву для вас інформацію з документів.

Перед візитом у потрібний вам архів, треба заповнити реєстраційну картку відвідувача архіву. Більшість архівних установ дозволяють це робити онлайн через надсилання заповненого файлу по e-mail 📧. Проте, є і винятки, коли вас змусять з'явитись особисто з фотокарткою 🖼️ і йти підписувати дозвіл на видачу перепустки в архів у директора архіву.

Після реєстрації в архіві знайдіть на його сайті бланк замовлень архівних справ, де потрібно прописати назву, роки та архівну сигнатуру справи з доступних онлайн архівних каталогів, які можна знайти через пошук 🔍 у Google.

Якщо в онлайн-каталозі 📇 потрібних вам фондів та описів немає, потрібно відвідати відділ каталогів самої архівної установи. У шафах 🗄️ з маленькими шухлядами ви можете пошукати певні справи за алфавітним 🔠 чи іншими принципами. Іноді, саме тут можна знайти якусь унікальну для вас справу, якої поки-що немає в онлайн-каталогах. Тому шукайте в першу чергу по населених пунктах 🏘️ та прізвищах.

Архівна сигнатура містить: Номер фонду (великий масив документів об'єднаний на основі установи, регіону або інших масштабних маркерів), номер опису (більш конкретна по тематиці частина цього фонду) та номер справи або одиниці збереження ізгаданий нами раніше номер аркушу. Більш специфічні фонди можуть містити такі підрозділи як ящик, шафа, картон, зшиток, колекцію мікрофільмів тощо.

Архівна сигнатура важлива для посилань на архів та переведення власного родоводу у достовірний бібліографічний та джерелознавчий формат. Зазвичай повна архівна сигнатура укр. мовою 🇺🇦 має такий формат

ЦДІАЛ, ф. 201, оп. 4а, спр. 4024, арк. 37 зв.

Дана архівна сигнатура це посилання на метричний запис про народження Івана Яковича Франка. Перша абревіатура це назва архіву, у даному випадку це Центральний державний історичний архів у м. Львів.

Після заповнення бланку відправте його по e-mail 📧 на адресу архівної установи. Одні архіви присилають у відповідь інформацію, коли справи будуть доступні до видачі, а інші - не роблять цього і терміни видачі потребують уточнення по телефону 📞.

Навіть після сповіщення про конкретну дату видачі справи, ви можете зіткнутися з неприємним сюрпризом — справа може мати статус НФС (Незадовільний фізичний стан) . У такому випадку справу не видають. На неї можна подати тематичний запит в самому архіві або через e-mail 📧, і вказати, що вам потрібна скан-копія сторінки, де буде потрібна вам інформація. Якщо стан справи вкрай поганий, скан-копії не нададуть, а лише архівну довідку.

Деякі архіви (ЦДІАК, ЦДІАЛ) мають значні обмеження на видачу справ у читзал за один раз і це значно сповільнює 🐌 пошук інформації. Ви можете відкласти ⏸️ вже видану справу для подальшого опрацювання на термін до 10 днів.

Крім власне листання аркушів справ вам можуть видати мікрофільм 🎞️, який, зазвичай, являє собою фотоплівку поміщену в пластикову/металеву баночку. Якщо у вас у дитинстві не було діафільмів👶, то попросіть працівника архіву показати як працювати з подібною технікою. Варто зауважити, що в одній установі може бути декілька різних моделей (часто морально застарілих) переглядачів мікрофільмів.

Інші архівні установи практикують перегляд користувачами відсканованих справ на комп'ютері 🖥️ в локальній мережі 📶.

Станом на листопад 2020 р. виповнюється майже рік як в центральних і обласних архівах дозволили вільно фотографувати 📷 документи без спалаху і штативу, проте, в умовах карантину доступ до читальних залів обмежений. Черги на запис у читзал в деяких архівах вражають 😮.

⚠️ Зверніть увагу чи немає у вас алергії на паперовий пил. Хоча носіння масок 😷 зараз обов'язкове, однак, не всі вони можуть убезпечити від таких часточок.

🐍 Донедавна архівні справи убезпечували від різноманітних біологічних загроз за допомогою порошкоподібної отрути 🦂 — ДДТ, більш відомої як "дуст". Хоча, архіви провели значну роботу по так званій дедустації справ, певні часточки цієї речовини можуть зберігатися на папері.

Не занадто переймайтесь цим, просто ретельно мийте руки 🧼, а опісля і носову порожнину👃 після роботи у читзалі для видалення всіх вище згаданих часточок.

Будьте готові, що в документах, які багато обіцяють, ви нічого не знайдете. Певною мірою похід в архів це лотерея 🎰. Однак, зупинятись не варто.