Архіви. Частина 2. Запит в архівну установу

Робити запити в архів вас можуть змусити наступні обставини:

архів розташований в іншій частині України/іншій державі, а поїхати туди немає можливості
карантинні обмеження 😷 в регіоні чи архівній установі
певні побоювання 😓 щодо роботи в читальному залі
відсутність опублікованих 🌐 описів фондів архівної установи
замовлена для видачі в читзал архіву справа має статус НФС (незадовільний фізичний стан)

Файл 📁 зі зразком заяви для запиту можна знайти на офіційних сайтах обласних і центральних архівів (Розділи "Зразки заяв" або Звернення громадян"). Вони можуть відрізнятись за формою, але загалом мають такі типи:

запити про отримання архівної довідки про народження, шлюб/розірвання шлюбу, смерть.

Це найпоширеніший тип запитів. Для їхнього виконання архівом, потрібно казати точне місце події (село/місто, волость, повіт/крейс, губернія/край), часові рамки (бажано до 5 років)або точну дату події, одного з учасників події (П.І.Б. батька/матері, чоловіка/дружини), віросповідання учасників події. Якщо ви впевнені у точному місці і навіть часі, то можете вказати з наявних описів архівну сигнатуру справи, де знаходиться потрібна вам подія. ⚠️ Якщо учасник події мав паралельні імена/по-батькові або інші варіанти прізвищ, обов'язково вказуйте ці дані у запиті.

запити про отримання архівної довідки щодо місця роботи, військової/іншої служби, членства в організаціях, тощо.

Деякі запити потребують написання тексту власноруч. Зазвичай вони такі:

запити про отримання інформації з посімейним списком з ревізьких казок, сповідних розписів, загальних переписів населення (збереглись фрагментарно), німецьких окупаційних та повоєнних колгоспних переписів, погосподарських книг.
Запити на копіювання конкретних документів

Ціни 💰 на виготовлення копій документів дуже відрізняються в різних архівах. Також тут мають місце різноманітні спекуляції при розрахунку вартості послуги. Наприклад, з вас можуть взяти плату за пошук справи у сховищі (даний пошук для видачі у читзал безкоштовний), проведення реставрації справи перед копіюванням (це має проводитись планово і на це закладаються кошти), виконання генеалогічного/тематичного запиту (архів не шукає інформацію у документі, а його просто копіюють для вас) і т. п. З власного досвіду можна сказати, що одного разу обласна архівна установа безкоштовно надала копію справи, однак, ймовірно, за неї вже було заплачено гроші кимось раніше.

Якщо вам надали неякісні копії документів (погана чіткість, місце зшиття аркушів закриває частину тексту, вирізано архівний номер аркушу), ви можете вимагати безкоштовно виготовити нові і більш якісні копії.

У випадку якщо потрібну вам інформацію знайдено не було, архів не має права брати з вас гроші. Хоча подібні випадки неодноразово траплялись шляхом надсилання квитанції про сплату, а потім надання довідки про негативний результат пошуку.

Приклад архівної довідки про відсутність інформації у наявних джерелах за конкретними місцем, особами та часовими рамками. За таку довідку архів брати гроші не має.

У будь-якому разі вимагайте надавати калькуляцію🧮 послуг, які здійснив архів. Це буде вагомим доказом, у тому випадку, якщо мали місце маніпуляції і хорошою підставою для подачі скарги у Державну архівну службу.

Калькуляція послуг від ДАКО. Як бачимо архів бере 81.67 грн за сумнівну операцію, тоді як саме виготовлення копій коштує "смішних" грошей.

Ще одне "чудо" калькуляції від ДАКО. Дана "послуга" була виконана для підготовки копіювання наведеної у попередньому зображенні справи. Виявлення справи у читзал чомусь безкоштовне. Пізніше цей документ було викладено у вільний доступ на Wikisource через третю особу (ми це вітаємо)

Запити на копіювання справ зі статусом НФС, зазвичай, коштують значно менше, ніж звичайних, але не забудьте вказати про це у запиті, адже архівісти порахують як за копіювання звичайної. Копію справи або аркушів у випадку вкрай поганого стану документа, не надають, обмежуючись архівною довідкою.

Аркуш замовлення у ЦДІАК України з позначкою НФС. Довідку з такої справи ви маєте замовити через запит, вказавши про даний статус.

Архівні установи полюбляють надсилати листи, де ледь не з погрозою судової тяганини 👨‍⚖️🔨, забороняють вам поширювати надані копії. Якщо ви опублікуєте не з комерційною метою, десь частину скану з такою інформацією, ми не впевнені, що архів зможе фізично це відслідкувати і буде витрачати гроші на судові процеси.

Більшість архівів вимагають зазначення значної кількості персональних даних, які вони за Законом зобов'язані зберігати у безпеці 🏦. У разі відсутності інформації про гарантію такого захисту ви можете самостійно додати наступний текст в кінці форми запиту:

Я даю згоду <назва установи> на зберігання і обробку своїх персональних даних з метою внесення до бази даних заявників, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».

Зразок заяви на отримання запиту від ДАЖО. У даному випадку архів потребує вказання лише імені та адреси проживання й телефону

Зразок заяви на отримання запиту від ДАЧеркО. Даний архів вимагає дуже багато персональної інформації, яка має бути відповідно захищеною

Після заповнення форми запиту у текстовому редакторі 📄 вам достатньо його зберегти у тому ж форматі, у якому була незаповнена форма і надіслати на e-mail 📧 архівної установи. Деякі архівні установи повідомляють, у відповідь, про прийняття до виконання даного запиту. Інші - через певний час надсилають рахунок 🧾 про оплату запиту (архівна довідка або +скан-копії) або довідку, що інформація не знайдена.

Термін⏱️ виконання запитів, зазвичай, займає чималий відрізок часу і триває до місяця. В зв'язку з пандемією ці терміни також можуть зрости, залежно від регіону.

Після оплати 🏧 запиту не всі архіви приймають вашу квитанцію як доказ оплати, а чекають зарахування коштів від Держ. казначейської служби, тому отримання самої архівної довідки і архівних копій може зайняти ще близько півтора тижні.

Якщо ви бачите, що ціна за запит вкрай висока, то шукайте можливості самому поїхати в архів для перефотографування 📷 доступних для видачі справ. Якщо архів знаходиться дуже далеко від вас, а часу поїхати туди немає, то на генеалогічних форумах (про них згодом) спробуйте знайти людину, яка працює зі справами у читзалі потрібного вам архіву. Домовитись можна і не за гроші, а в обмін на відвідування вами архіву потрібного цій людині (так званий генеалогічний бартер). Однак, є люди, які поставили подібні послуги на комерційні рейки, тому ціна💰 буде не набагато нижчою за архівну.