О мире RPA простыми словами

СОДЕРЖАНИЕ:

• Что такое роботизация процессов (RPA)
• Задачи, которые автоматизируют с помощью RPA-роботов
• Преимущества RPA перед традиционной автоматизацией
• Сферы применения RPA в бизнесе
• Популярные RPA-платформы
• Как происходит внедрение RPA

1️⃣ Что такое роботизация процессов (RPA)

RPA (Robotic Process Automation) -> это это технология автоматизации бизнес-процессов, которая использует программных роботов для выполнения рутинных и повторяющихся задач.

Технология роботизированной автоматизации бизнес-процессов появилась в конце 2000-х годов, а широкое распространение получила уже в 2010-х. Однако, только в последние годы она получила широкое распространение благодаря своей простоте внедрения и быстрому возврату инвестиций. Сам термин RPA был предложен британской корпорацией Blue Prism, занимающей одно из лидирующих позиций на рынке роботизации.

Что такое RPA простыми словами?
Это технология, позволяющая компьютерным программам — так называемым роботам RPA — автоматически выполнять действия в информационных системах и приложениях точно так же, как это делает человек. Например, открывать почту, копировать и вставлять данные, заполнять формы, обрабатывать счета и многое другое.

Программные роботы работают по заранее заданным сценариям — инструкциям, определяющим каждое их действие. Сценарий может быть создан вручную с помощью визуального конструктора или записан в процессе выполнения задачи человеком.

Принципы работы RPA можно условно разделить на следующие этапы:
1. Наблюдение -> специалист или система записывает последовательность действий пользователя.
2. Проектирование сценария -> формируется алгоритм, который нужно повторять.
3. Выполнение роботом -> робот запускает сценарий и воспроизводит действия в нужных системах.
4. Контроль и логирование -> процесс сопровождается мониторингом, логами и отчетами о результатах выполнения.

2️⃣ Задачи, которые автоматизируют с помощью RPA-роботов

Внедрение RPA-решений позволяет роботизировать процессы, связанные со сбором, обработкой и переносом данных, а также взаимодействием с веб-сервисами, программным обеспечением и базами данных. Среди типовых задач, которые поручают RPA-роботам, выделяются:

• обработка и преобразование файлов и папок;
• занесение информации в отчеты и формы с распределением показателей по нужным ячейкам;
• запуск и остановка приложений;
• распознавание текстов;
• отправка HTTP- и SOAP-запросов к внешним сервисам;
• взаимодействие с пользователями через интерфейсные элементы;
• импорт и экспорт данных между системами; сбор статистических данных;
• работа с электронной почтой (чтение, фильтрация, пересылка, выгрузка вложений);
• управление внутренними и внешними платежами

Важно понимать, что не все задачи подходят для роботизации. Исключения составляют действия, которые невозможно формализовать, например:

• заполнение заявлений в произвольной форме;
• работа с рукописными или бумажными документами без цифрового распознавания;
• обработка аудиофайлов и телефонных разговоров;
• задачи, в которых важен эмоциональный или контекстный интеллект.

Тем не менее, список автоматизируемых процессов постоянно расширяется за счет развития технологий искусственного интеллекта и машинного обучения.

3️⃣ Преимущества RPA перед традиционной автоматизацией

RPA часто сравнивают с традиционной автоматизацией, однако между этими подходами есть принципиальные отличия. Если классическая автоматизация требует изменений в ИТ-инфраструктуре и вовлечения программистов, то роботизированная автоматизация процессов работает поверх существующих систем — как виртуальный сотрудник, имитируя действия пользователя.

Ниже приведено сравнение основных характеристик традиционной автоматизации и RPA:

RPA позволяет компаниям быстро достигать ощутимого эффекта от автоматизации — без многомесячных разработок, масштабных внедрений и привлечения большого числа технических специалистов.

4️⃣ Сферы применения RPA в бизнесе

Применение RPA особенно актуально в таких сферах, как ритейл, банковское дело, логистика, страхование, телеком и госсектор.

a) Финансовый сектор и банки
Финансовые учреждения ежедневно обрабатывают огромный объем информации и транзакций. Программные роботы позволяют автоматизировать ключевые процессы с минимизацией ошибок и соблюдением нормативных требований.

Типовые задачи для автоматизации:

• Ведение кредиторской и дебиторской задолженности;
• Открытие и закрытие банковских счетов;
• Обработка клиентских обращений и запросов;
• Проверка соответствия нормативам, подготовка к аудиту;
• Андеррайтинг кредитов;
• Обнаружение подозрительных операций и мошенничества;
• Обновление главной бухгалтерской книги;
• Подготовка документов по оформлению кредитов.
  

b) Продажи и клиентский сервис Отделы по работе с клиентами и продажам ежедневно решают сотни типовых обращений. RPA позволяет автоматизировать большинство операций, сократив нагрузку на персонал.

Типовые задачи для автоматизации:

• Автоматическое создание и обновление заявок на обслуживание;
• Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ);
• Обработка возвратов и обменов;
• Отправка уведомлений о статусе заказа;
• Сбор и анализ клиентского фидбэка и истории взаимодействий

c) HR и управление персоналом
Кадровые службы обрабатывают большие объемы документов, связанных с наймом, зарплатами и административной поддержкой персонала. Всё это можно роботизировать.

Типовые задачи для автоматизации:

• Скрининг резюме и первичный отбор кандидатов;
• Хранение и обновление данных о сотрудниках;
• Учёт отпусков, больничных, командировок;
• Расчёт и начисление заработной платы;
• Онбординг новых сотрудников и подготовка пакета документов
  

d) Логистика и цепочки поставок
Для логистики важна точность, своевременность и минимизация простоев. RPA-решения способны автоматизировать управление потоками товаров и данными.

Типовые задачи для автоматизации:

• Учёт и контроль запасов;
• Планирование маршрутов доставки;
• Обработка заказов и возвратов;
• Отслеживание поставок и статусов доставки;
• Подготовка и автоматизация таможенной документации.

e) Производственные предприятия
На производстве автоматизация выходит за рамки только физических процессов — роботы могут ускорить и цифровые операции, связанные с контролем, планированием и отчётностью.

Типовые задачи для автоматизации:

• Контроль качества продукции по заданным параметрам;
• Ведение производственной документации;
• Планирование производственных циклов;
• Сбор данных о работе оборудования и выпуске;
• Генерация производственных отчётов.

f) Маркетинг и реклама
Маркетинговые отделы всё чаще применяют RPA для работы с данными, аналитикой и цифровыми каналами продвижения.

Типовые задачи для автоматизации:

• Сбор и анализ данных о потребителях из CRM и веб-аналитики;
• Запуск и контроль email-кампаний;
• Обновление информации на сайте или в интернет-магазине;
• Анализ эффективности рекламных кампаний;
• Подготовка маркетинговой отчетности и презентаций.

5️⃣ Популярные RPA-платформы

Безоговорочными лидерами RPA-платформ в мировом масштабе являются вендоры:

• UiPath - ведущий поставщик RPA-решений, который обладает самой большой долей рынка и широким спектром функциональности.
• Automation Anywhere - крупнейший конкурент UiPath, предлагает мощный набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов.
• Microsoft возвращается в категорию лидеров с Power Automate, смещая Blue Prism. Power Automate — решение, основанным на Azure и предназначенным для облачной, API-ориентированной и настольной автоматизации.

И тройка лидеров рейтинга российский RPA-платформ:

a) Pix RPA
Платформа для роботизации бизнес-процессов с активным применением искусственного интеллекта. Состоит из нескольких модулей, включая:

• центр управления студию разработки сценариев,
• smart-модуль на базе нейросетей (ChatGPT, GigaChat, YandexGPT),
• интеграции с внешними системами,
• поддержку переноса сценариев с UiPath,
• клиентское приложение для запуска роботов.

Особенности:

• Робот распознаёт и обрабатывает электронную почту;
• Переносит данные между системами;
• Формирует отчёты;
• Сортирует документы;
• Может выполнять функции в бухгалтерии, продажах, закупках.

b) Primo RPA
Российская многофункциональная платформа, ориентированная как на новичков, так и на опытных разработчиков. Отличается простотой настройки и возможностью запуска робота без оркестратора, что снижает стоимость проектов.

Особенности:

• Использование искусственного интеллекта (с 2024 года);
• Возможность создания как одного, так и целой сети программных роботов;
• Интуитивный интерфейс;
• Поддержка кастомизации и расширений.

c) Robin RPA
Простая и интуитивно понятная платформа, ориентированная на бизнес-пользователей без технического образования. Позволяет создавать роботов с помощью визуального конструктора:

• Имитация действий человека в приложениях;
• Настройка без программирования;
• Визуальное обучение робота по аналогии с обучением нового сотрудника.

6️⃣ Как происходит внедрение RPA

1. Постановка целей и выбор процессов для роботизации
На первом этапе необходимо четко сформулировать цели внедрения RPA: повышение эффективности, снижение затрат, минимизация ошибок, ускорение обработки заявок и пр.

Затем следует определить, какие процессы целесообразно автоматизировать в первую очередь. Оптимальный старт — это:

- рутинные, повторяющиеся задачи;
- стабильные и отлаженные процессы;
- понятные сценарии без сложных исключений.

2. Подготовка технического задания и документации
После выбора процессов необходимо:

- разработать техническое задание на создание робота;
- описать алгоритмы выполнения задач;
- подготовить документацию (инструкции, шаблоны, точки входа и выхода).

3. Разработка и настройка робота
Создание программного робота включает:

- разработку сценариев поведения робота;
- настройку взаимодействия с внутренними ИТ-системами и интерфейсами;
- подключение внешних API, если необходимо; реализацию логики обработки ошибок.

Этот этап может быть выполнен на различных RPA-платформах, в зависимости от потребностей бизнеса и ИТ-ландшафта: UiPath, PIX RPA, Primo, Sherpa и другие.

4. Тестирование и отладка
Перед вводом в эксплуатацию проводится тестирование на контролируемом окружении (тестовом контуре).

Цель — убедиться, что робот:
- корректно выполняет поставленные задачи;
- обрабатывает данные без ошибок;
- адекватно реагирует на нестандартные ситуации.

5. Ввод в эксплуатацию и масштабирование После успешного запуска первой партии роботов и получения стабильных результатов можно расширять зону автоматизации на другие процессы. В дальнейшем контроль со стороны человека потребуется только при сбоях или отклонениях в работе.

6. Мониторинг, сопровождение и развитие
Даже после запуска важно:
- вести мониторинг состояния роботов и их производительности;
- отслеживать уведомления об ошибках;
- обновлять роботов в случае изменения бизнес-процессов;
- совершенствовать логику сценариев по мере накопления статистики и опыта.

RPA — это не одноразовый проект, а непрерывный цикл развития корпоративной автоматизации.