Аренда коммерческой недвижимости: как наладить учет объектов аренды и организовать прием заявок от арендаторов

С каким запросом пришел клиент

Компания сдает в аренду более 100 помещений (офисы, склады и т.п.) в нескольких бизнес-центрах (БЦ).

Необходимо наладить прием заявок от арендаторов по уборке, ремонту и обслуживанию объектов аренды. При получении обращения сразу должно быть видно: ФИО арендатора, его контактные данные, название БЦ и номер арендуемого помещения.

Также нужно организовать учет и распределение заявок по исполнителям: электрикам, сантехникам, уборщицам и т.д. Чтобы в каждой заявке был установлен срок выполнения, а также были видны просроченные заявки.

Как запрос клиента был решен с помощью Upservice

Шаг 1. Регистрация в системе

Переходим по ссылке и выполняем все шаги регистрации.

Шаг 2. Приглашение коллег

После завершения регистрации и входа в личный кабинет переходим в раздел «Команда» — высылаем приглашения коллегам на E-mail.

*Обратите внимание, что коллеги должны регистрироваться именно по ссылке которую они получат на почту. Регистрация напрямую с сайта приведет к созданию еще одного кабинета компании.

**Рекомендуем отправлять приглашения только руководителям отделов, а они в свою очередь, после регистрации в Upservice, должны будут уже отправить приглашения своим непосредственным подчиненным. Так будет построена правильная оргструктура в системе и вы быстрее приступите к работе.

Шаг 3. Внесение в систему объектов недвижимости

Переходим в раздел «Справочники» и создаем «папки» по типам недвижимости. В нашем примере их две:

- помещения в БЦ;

- помещения в ТЦ.

В каждой из папок создаем записи, соответствующие каждому сдаваемому объекту. Указываем подробное описание, инвентарный или учетный номер, адрес.

При необходимости прикладываем документы (план здания, фотографии и пр.). Назначаем сотрудника, который будет отвечать за эту запись.

Шаг 4. Добавление в систему клиентов

Переходим в раздел «Контакты» и вносим туда арендаторов по одному или же импортируем базу наших контактов.

После сохранения нового контакта добавляем в связи запись справочника (объект недвижимости который арендует данный клиент). Это необходимо, чтобы при обращениях клиента видеть какой именно объект недвижимости он арендует.

Шаг 5. Подключение каналов связи с клиентами: Email, Telegram, Чат на сайте

Подключение происходит в разделе «Контакты», на вкладке «Настройки каналов»:

Входящие сообщения и письма будут поступать в Upservice. Там ваши сотрудники смогут на них отвечать, а вы — контролировать скорость и качество ответов. При новом обращении сразу будет видно кто из клиентов вам пишет и какой объект недвижимости он арендует (благодаря связям, об этом говорили выше).

Прямо из окна переписки с клиентом в два клика можно поставить задачу на линейного исполнителя (сантехника, электрика, уборщицу), а контролером заявки поставить, например, инженера или руководителя отдела.

*Рекомендация: используйте в Upservice «Шаблоны задач», чтобы создавать заявки быстрее и в стандартизированном виде. Шаблоны вы создаете и настраиваете сами, в зависимости от потребностей вашей компании. Также шаблонами можно делиться с коллегами.

Шаг 6. Личный кабинет для клиентов в Upservice

При необходимости, вы можете предоставить своим клиентам личный кабинет внутри Upservice. Для этого перейдите в контакт клиента и нажмите на кнопку «Пригласить зарегистрироваться».

После регистрации по вашему приглашению, клиент сможет оставлять вам заявки внутри раздела «Воронки» перейдя на вкладку «Закупки» (не обращайте внимание на название, оно может немного сбивать с толку, но необходимую вам задачу функционал решает).

При поступлении новой заявки ваши сотрудники получат о ней уведомление. Также они смогут вести переписку с клиентом прямо внутри самой заявки и ставить задачи на линейных исполнителей (электрики, сантехники, уборщики).

Ваши клиенты смогут видеть статус заявок и понимать, какие сейчас производятся действия для решения существующего вопроса.

Шаг 7. Прием заявок и назначение ответственных сотрудников

Как уже говорилось выше, вы можете ставить задачи своим сотрудникам из раздела «Контакты» (при обращении клиентов по каналам связи E-mail, Telegram, Чат на сайте) или из раздела «Заказы» (при наличии личного кабинета у клиентов).

Также вы можете ставить задачи на сотрудников не связанные с обращением от клиентов. Это могут быть кадровые вопросы (найм и увольнение), организация корпоративов или задачи бухгалтеру на оплату счетов, задачи ознакомительного типа, например, оповещение всех сотрудниках о важных изменениях в расписании или зарплате и т.д.

Все задачи будут храниться в одноименном разделе «Задачи». Они не видны вашим клиентам, и даже более того: ваши сотрудники будут видеть только свои задачи и задачи своих подчиненных. Так мы защищаем информацию от “лишних ушей” и концентрируем сотрудников на выполнении именно своих задач.

Шаг 8. Контроль качества и сроков исполнения заявок

Обязательное правило нашей системы — любая задача должна иметь срок выполнения. Без указания крайнего срока выполнения вы просто не сможете создать задачу. Если задача не будет закрыта при наступлении данного срока, система автоматически уведомит об этом сотрудника и его руководителя (или того, кто должен контролировать процесс вместо руководителя).

Такой подход позволяет существенно сократить количество забытых и просроченных задач внутри компании!

Шаг 9. Мобильное приложение для выездных сотрудников

Ставить задачи сотрудникам по телефону — привычный и простой способ для людей старой закалки. Но по телефону сложно проконтролировать соблюдение сроков выполнения и качества.

Предлагаем вам рассмотреть мобильное приложение Upservice (Android и iOS). Теперь даже такие технически неподкованные сотрудники, как сантехники, электрики или уборщики, смогут буквально нажатием пары кнопок сообщать вам о выполнении своей работы и демонстрировать вам ее качество, приложив фотографию к поставленной задаче. Система сама проследит: была ли задача выполнена вовремя или нет, а также проконтролирует, чтобы сотрудник не забыл приложить фотографию.

Итоги

Организован процесс учета коммерческой недвижимости и приема заявок от арендаторов. Сокращено количество просроченных заявок и налажен контроль качества исполнения. Клиенты получили личный кабинет и могут контролировать процесс выполнения в режиме онлайн.

P.S.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com