Как заставить организаторов вовремя выложить ваши материалы?

Давайте немножко внутрянки.

Организация марафонов состоит из большого количества процессов. Тут и набор спикеров, и оформление аккаунта, и набор участников, ведение профиля и чатов, и это далеко не все.

Как думаете, на что уходит больше всего времени организаторов?

На коммуникацию. Орг. вопросы занимают львиную долю нашего времени, даже если все идет по плану.

А если возникают внеплановые вопросы – это время увеличивается в разы.

Мы стараемся автоматизировать все процессы, чтобы каждый марафон прошел идеально. Посты и сторис выходили вовремя, все спикеры вовремя получали доступы и на эфиры приходило максимальное количество людей.

Для этого мы используем рассылки в боте, запланированные сообщения в Телеграм, планируем свое время в соответствии с задачами и просим присылать материалы как можно раньше.

Чтобы все это сломать, достаточно, например,

✔️до последнего не присылать материалы,

✔️за час до эфира сообщить, что вместо эфира будет IGTV,

✔️внеплановое сторис нужно залить вот прямо сейчас,

✔️или просто не указать время эфира.

Кажется, что это мелочи, но каждая такая мелочь влечет за собой целую цепочку действий, которые необходимо делать организаторам. Хорошо, если возможность отреагировать сразу есть. А если нет?

Вот, например, просьба перенести эфир день в день влечет за собой доп. общение со всеми участниками процесса, исправления в расписании, в сообщения для бота по всем каналам и кучу вопросов от участников марафона. Хорошо, если в этот день все участники команды сидят перед ноутбуками. А если у специалиста по чат-ботам выходной? Все процессы начинают идти не по плану в авральном режиме. И тут становится довольно просто что-то упустить.

Поэтому, ответ на вопрос этого поста крайне прост.

✔️Присылайте материалы заранее,

✔️в нужный чат и

✔️четко пишите, что с ними делать.

Если все запланировано и ответственные назначены, то и пройдет все как по маслу.