Администратор



Инструкция и регламент для Администратора площадки.

Вы работаете на крупном городском фестивале, вы - лицо проекта, вы должны опрятно выглядеть, на рабочем месте использовать именной бейдж. От вас требуется вежливое, корректное общение со всеми сотрудниками и окружающими - посетителями, сотрудниками школ и другими в любых ситуациях, включая конфликтные. Запрещается находиться на площадке в состоянии алкогольного опьянения. Курение на территории школы строго запрещено административным кодексом РФ.

Администратор площадки является руководителем остальных членов персонала площадки и отвечает за все происходящее на площадке. В обязанности Администратора площадки входит контроль за работой персонала, соблюдением персоналом режима работы, дисциплины и порядка; обеспечение нормальной работы площадки во время проведения конкурса, соблюдения регламента и правил проведения конкурса; урегулирование конфликтных ситуаций и возникающих на площадке конкурса проблем любого рода; сообщение о чрезвычайных ситуациях на площадке. Администратор должен в указанное время делать необходимые для отчетов фотографии и отправлять их в Старшему администратору 15 школ; отчитываться Старшему администратору о завершении каждого этапа конкурса и сообщать о возникающих проблемах, требующих вмешательства руководства.

В случае, если Администратор не в состоянии самостоятельно выполнить свои обязанности в полном объеме по тем или иным причинам и ему требуется помощь, ему следует немедленно обратиться к своему непосредственному руководителю – Старшему Администратору 15 школ.

8 сентября

В интернет-мессенджере Whats App создаются рабочие группы общения, в которые рассылаются:

  • контактные листы
  • списки, зарегистрированных онлайн участников
  • информация о 15 садах, установленных на подведомственных площадках каждого из Старших Администраторов 15 школ
  • информация о местоположении формы и инвентаря, крана с водой, музыкального оборудования для ведущего

После совещания Старший администратор 15 школ организует встречу с каждым Администратором площадки, чтобы передать список зарегистрировавшихся он-лайн.

9 сентября

7.00-8.00

Администратор площадки проводит перекличку в групповом чате персоналом площадки, подтверждая, что все сотрудники выехали на площадку. В случае отсутствия связи или опоздания кого-либо из сотрудников отправляется оповещение в общий чат компании-работодателя и Старшему Администратору 15 школ.

8.00-9.00

Администратор площадки должен прибыть на площадку. Следуя данным накануне инструкциям Старшего администратора 15 школ принять коробки с сувенирной продукцией, формой и другим; проверить наличие и состояние троллей  с цветами, доступ к воде, наличие и состояние оборудования для ведущего; проверить, соответствует ли списку содержимое коробок; выдать сотрудникам форму; подписать именные бейджи членов персонала; вместе с рабочим открыть зонт.

Раздать печатную продукцию: сценарий для ведущего, список цветов для садовника, регистрационные списки и ведомости и положение о конкурсе для аниматора.

Отчитаться Старшему администратору 15 школ.

8.00-8.10

Администратор площадки вскрывает «коробку администратора», на которой имеется соответствующая надпись, выдает персоналу форму. Персонал переодевается. Администратор площадки подтверждает Старшему Администратору 15 школ полную комплектацию персонала, отправляя в групповой чат сообщение «персонал укомплектован», делает фотографию персонала в форме для фотоотчета. В случае возникновения проблем Старший Администратор 15 школ действует по инструкции.

Именной бэйдж каждому сотруднику администратор площадки подписывает самостоятельно.

8.10-8.30

Администратор площадки показывает: растения ландшафтному дизайнеру/консультанту; источник воды для полива растений и месторасположение мусорного контейнера – рабочему и ландшафтному дизайнеру/консультанту. Инвентарь для рабочего (лейки, метла, мусорные пакеты) помещаются в удобное место. Ведущему показывает месторасположение оборудования (микрофон и колонки) и просит проверить их работу.

Аниматор готовит стол, за которым проводится регистрация, розыгрыш номеров очереди на получение растений. Готовит регистрационную ведомость, устанавливает лототрон для розыгрыша номеров очереди на получение растений. Подготавливает к выдаче форму, инвентарь и браслеты Участников.

Проверяет наличие: копии положения о конкурсе, с которой могут ознакомиться все желающие; рекламных буклетов фестиваля; запечатанных конвертов с билетами для розыгрыша призов и номеров очереди. Отчитывается Администратору Площадки о наличии всего необходимого.

Администратор площадки вместе с рабочим открывают зонт, установленный рядом с конструктивом цветников.

8.20-8.30

Администратор площадки отправляет Старшему Администратору 15 школ сообщение о полной комплектации полученного.

8.45-8.50

Администратор площадки отчитывается Старшему Администратору 15 школ о готовности к началу конкурса, отправляя сообщение «готовы» в групповой чат. Сообщает в групповой чат о проблемах в случае их возникновения. В случае возникновения проблем Старший Администратор 15 школ действует по инструкции.

9.00-10.00

Администратор площадки контролирует работу Ведущего и Аниматора, который проводит проверку онлайн регистрации Участников.

Начало работы Ведущего. В соответствии со сценарием Ведущий информирует присутствующих о начале проверки регистрации Участников и оглашает временной регламент проведения конкурса.

Проверка он-лайн зарегистрировавшихся Участников, пришедших на площадку. Проверку осуществляет Аниматор в соответствии со списком, полученным от Администратора площадки.  

Каждому Участнику, прошедшему проверку он-лайн регистрации, Аниматор выдает браслет Участника.

10.00-10.30

В случае проведения дополнительной регистрации Участников непосредственно на площадке Администратор площадки контролирует проведение процедуры регистрации, которую проводит Аниматор.

При наличии свободных клумб Ведущий информирует присутствующих о начале дополнительной регистрации Участников. Количество Участников, которые могут быть зарегистрированы на площадке – до 30 человек на одну клумбу. Дополнительную регистрацию осуществляет Аниматор по установленной форме (Приложение 1). При регистрации фиксируются: ФИО Участника, дата рождения, адрес прописки и контактный номер (зарегистрироваться на Конкурс в соответствии с Положением о Конкурсе могут граждане с пропиской в Москве и старше 18 лет).

В случае недобора участников и наличия свободных клумб на 10.30, опоздавшие, но зарегистрированные он-лайн Участники также могут быть допущены к участию в Конкурсе.

Каждому Участнику, зарегистрировавшемуся непосредственно на площадке, Аниматор выдает браслет Участника.

Подготовка билетов для розыгрыша номеров очереди на получение растений.

Минимальное количество Участников на одну клумбу – 2 человека.

10.30-11.00

Администратор обеспечивает соблюдение порядка на площадке и соблюдения регламента и правил конкурса; контролирует процесс формирования команд Участниками; процесс розыгрыша номеров очереди на получение растений; процесс выдачи формы и инструментов участникам (в случае необходимости принимает участие в выдаче вышеперечисленного).

Ведущий объявляет об окончании регистрации и о начале формирования команд.

Аниматор, сверяясь с регистрационной ведомостью и списком зарегистрированных он-лайн участников, подсчитывает общее количество Участников (прошедших проверку он-лайн регистрации и зарегистрировавшихся непосредственно на площадке). Общее количество участников делится на количество клумб, чтобы определить примерное количество участников в каждой команде. Количество участников в команде Аниматор сообщает Ведущему.

Ведущий предлагает участникам разбиться на команды, в каждой из которых должно быть означенное количество человек. Каждой команде предлагается выбрать Капитана и Помощника капитана. Капитан и Помощник капитана каждой сформированной команды проходят к столу Аниматора, чтобы принять участие в процедуре розыгрыша номеров очереди на получение формы и растений.  Аниматор вскрывает конверт, где находятся билеты с номерами очереди, помещает билеты в лототрон. Билеты с номерами очереди Капитаны команд вытягивают из лототрона в присутствии Участников, гостей площадки, Аниматора и Ведущего. Ведущий комментирует происходящее. Аниматор дает необходимые пояснения.  


Производится выдача формы и инструментов, а также выдача растений по очереди, порядок которой определяется результатами розыгрыша номеров. Форму, инструменты и растения для всех Участников команды получают Капитан команды и Помощник капитана. Со стороны персонала выдачу формы, растений и инструментов осуществляют Администратор площадки, Аниматор, Ландшафтный дизайнер/консультант и Рабочие.

Затем, также по очереди, команды выбирают себе клумбу.

При выдаче растений билет с номером очереди изымается у Участника и сохраняется у аниматора.

Ведущий модерирует состояние Участников, информирует присутствующих об анимационной программе на площадке, мастер-классах для детей, спортивных состязаниях. Ему помогают аниматоры анимационной программы, увлекая детей, не принимающих участие в Конкурсе, на свою территорию.

Администратор площадки информирует Старшего Администратора об окончании регистрации и о начале конкурса, отправляя сообщение в групповой чат. В случае возникновения проблем действует в соответствии с инструкцией.

11.00-15.00

Администратор площадки контролирует соблюдение порядка на площадке, соблюдения участниками правил и регламента Конкурса; выполнение персоналом своих обязанностей; поддержание чистоты на площадке проведения конкурса.

Оказывает Аниматору помощь в подготовке необходимых для голосования материалов.

Ведущий объявляет о начале проведения Конкурса. Каждая команда снимает защитную крышку со своей клумбы и обсуждает композиционное решение цветника.

Ландшафтный дизайнер/консультант при необходимости участвует в обсуждении композиции, консультирует, дает разъяснения и комментарии относительно растений. Участники высаживают растения в заполненный грунтом конструктив клумбы. Рабочие помогают подносить горшки, убирают мусор, складывают освободившиеся тролли и освобождают территорию, наполняют водой лейки для полива растений.

Аниматор готовит материалы для голосования и розыгрыша призов, общается с опоздавшими участниками. В случае наличия на площадке свободных клумб опоздавшие Участники могут быть зарегистрированы и допущены к участию в Конкурсе. В случае возникновения конфликтов с Участниками конкурса, Аниматор принимает участие в их разрешении.

В случае возникновения серьезных конфликтов и/или ситуаций, для урегулирования которых члены Персонала площадки считают необходимым привлечь вышестоящего сотрудника, о возникшей ситуации оповещается Старший Администратор 15 школ. В случае необходимости Старший Администратор 15 школ выезжает на площадку для урегулирования ситуации.

В 15.00 Администратор площадки информирует Старшего Администратора 15 школ об окончании конкурса. В случае возникновения проблем действует в соответствии с инструкцией.

15.00-16.00

Администратор площадки контролирует соблюдение правил при голосовании; обеспечивает порядок на площадке; по окончании процедуры голосования участвует в подсчете голосов и контролирует правильность подсчета.

Ведущий объявляет об окончании Конкурса.

Капитаны команд и Помощники капитанов собирают свои команды, подходят к столу Аниматора, где получают табличку команды и две наклейки соответствующего цвета.

Каждая команда принимает коллективное решение о том, за какие одну либо две клумбы отдать свои голоса. Наклеить наклейки на табличку своего цветника нельзя. В случае совпадении цвета таблички и цвета наклейки голос не засчитывается.

По окончании голосования Ведущий, Аниматор, Ландшафтный дизайнер/консультант и Администратор площадки фиксируют факт окончания голосования, подсчитывают голоса и фиксируют результат регистрационном листе.

Ведущий объявляет результаты голосования и сообщает присутствующим, какая команда получила больше всех голосов и является победителем/обладателем первого места, какая команда заняла второе место, и какая команда заняла третье место;

Победителем и обладателем первого места считается команда, набравшая наибольшее количество голосов. Далее места распределяются по мере убывания количества голосов.

В случае, если две, либо три команды из первой тройки победителей набрали одинаковое количество голосов (ситуация, когда сразу две или три команды претендуют на первое, второе, либо третье место), вопрос решается путем розыгрыша номеров призового места на лототроне.

Аниматор в присутствии Ведущего и участников помещает в лототрон билеты с номерами двух, либо трех призовых мест из первой тройки. Капитаны команд, набравших одинаковое количество голосов, вытягивают билеты из лототрона. Места распределяются в соответствии с вытянутыми билетами.  

Для первой тройки призовых мест не допускается ситуация, когда две, либо три команды делят одно место!  

При розыгрыше используются билеты с номерами очереди на получение растений.

В ведомости для дополнительной регистрации и в списке зарегистрированных участников для проверки он-лайн регистрации напротив фамилий участников команды, занявшей первое место, Аниматор проставляет цифру 1, напротив фамилий участников команды, занявшей второе место – 2, напротив фамилий участников команды, занявшей третье место – 3.

Ведущий берет интервью у победителей, а также у Участников, занявших второе и третье места.

Аниматор готовит номерки для розыгрыша призов в лототроне в соответствии с количеством участников в командах-победителях.

Администратор площадки информирует Старшего Администратора 15 школ об окончании голосования, отправляя сообщение в групповой чат. В случае возникновения проблем действует в соответствии с инструкцией.

16.00-17.00

Администратор площадки контролирует процедуру розыгрыша призов; обеспечивает соблюдение порядка и регламента розыгрыша; фиксирует номера сертификатов на главные призы в ведомости. В случае необходимости помогает подписывать памятные грамоты для участников конкурса.

16.00-16.30

Ведущий площадки совместно с Аниматором подписывают памятные грамоты для Участников команд, занявших первое, второе и третье места. В присутствии Участников Конкурса, Ландшафтного дизайнера/консультанта, Администратора площадки и Ведущего Аниматор устанавливает на столе лототрон и заполняет его билетами в следующем порядке:

Для розыгрыша призов для 3-го места Аниматор вскрывает конверт с наклейкой «главные призы за третье место» и кладет содержимое (2 билета) в лототрон.

Затем вскрывает конверт с надписью «Дополнительные призы 1-3 место»

и достает оттуда количество билетов, рассчитывая его по формуле «общее количество участников победившей команды минус два» и кладет в лототрон.

Например, если в команде, занявшей третье место, 7 участников, то в лототрон помещается 2 билета из конверта «главные призы за третье место» и 5 билетов из конверта «Дополнительные призы 1-3 место».

Содержимое лототрона тщательно перемешивается.

Каждый из Участников команды, занявшей третье место, приглашается к участию в розыгрыше призов.

Участники команды, занявшей третье место, по очереди вытягивают из лототрона билеты.

По окончании процедуры розыгрыша призов Участниками команды, занявшей третье место, происходит процедура вручения призов. Аниматор, Администратор и Ведущий работают в команде.

Процедура заполнения лототрона, розыгрыша и вручения призов повторяется для Участников команды, занявшей второе и первое место.

Ведущий на каждом этапе комментирует действия Аниматора.

16.30-17.00

В случае, если на площадке остались бланки памятных грамот, ведущий площадки совместно с Аниматором подписывают их и вручают Участникам  команд, занявших места, начиная с четвертого, и вручают все оставшиеся призы и сувениры Участникам, занявшим места с четвертого по последнее, а затем - всем активно участвующим в мероприятии посетителям площадки.

Участникам команд победителей, вытянувшим из лототрона билеты с названием главного приза (iPad) на площадке вручаются сертификаты (каждый имеет уникальный номер), по которым впоследствии они смогут получить выигранные призы (iPad).

В случае согласия на получение главного приза (iPad) в карты сертификатов РАЗБОРЧИВО вписываются:


  • Фамилия, имя и отчество Участника, выигравшего главный приз (iPad);
  • Дата и место рождения;
  • Адрес площадки, на которой Участник принимал участие в Конкурсе и розыгрыше призов.

Вместе с сертификатом Участнику вручается лист с подробной информацией о том, где и когда он сможет получить главный приз, списком необходимых для получения главного приза документов, описанием контрольных процедур сверки со списками Участников, зарегистрировавшихся на данной площадке и указаниями, касающиеся налогообложения приза стоимостью свыше 4000 рублей.

Администратор вписывает номер сертификата в регистрационную ведомость в соответствующей графе.

В случае отказа от получения главного приза за первое место Участник должен заполнить бланк отказа от приза.

В этом случае приз разыгрывается повторною.

В случае, если на площадке проведения Конкурса по окончании процедуры награждения остается сувенирная продукции и дополнительные призы, она разыгрывается между присутствующими на площадке людьми и раздается им, для чего Ведущий проводит разнообразные конкурсы и викторины.

Все оставшиеся не разыгранными призы за 1, 2 и 3 место, следует сфотографировать, фото отправить Старшему администратору 15 школ, после чего – сложить призы обратно в коробку и вернуть в место хранения.

Все предметы, которые относятся к призовому перечню с 1 по 3 место, оставшиеся не разыгранными, складываются обратно в коробку и возвращаются в место хранения. Их фото Администратор площадки отправляет Старшему Администратору 15 школ.

Администратор площадки фотографирует окончательный список с указанием номеров сертификатов и фамилий победителей и отправляет Старшему Администратору.

17.00-18.00

Администратор площадки контролирует и принимает участие в уборке площадки после конкурса; упаковке остатков сувенирной продукции, если она осталась на площадке, по коробкам и помещении их в место хранения (при этом необходимо сделать фотографии для отчета).

Администратор площадки информирует Старшего Администратора 15 школ об окончании конкурса и окончании церемонии награждения, отправляя соответствующее сообщение в групповой чат.

Осуществляется уборка площадки после поведения конкурса, и подготовка к отправке металлических троллей. В случае, если на площадке по какой-либо причине остались призы, форма, сувенирная продукция и/или другие материальные ценности, Администратор площадки информирует об этом Старшего Администратора, отправляя соответствующее сообщение в групповой чат и согласовывает место хранения указанных ценностей вплоть до момента вывоза с площадки проведения Конкурса.

Перерывы:

Предусмотрены 2 перерыва по 30 минут (только в период проведения конкурса 11.00-15.00)

Администратор должен поставить в известность о своем уходе\возвращении старшего администратора и назначить себе замену (предоставив номер старшего администратора)

По возможности, Старший Администратор приезжает на площадку сам.

Все члены персонала площадки отлучаются на перерыв СТРОГО по одному человеку и по согласованию с администратором.