Внедрение дизайн-системы: трудности и советы

Создать дизайн-систему — это полдела. Самое сложное — сделать ее частью рабочего процесса.

Один из основных вопросов, который возникает при создании дизайн-системы:

Как сделать так, чтобы люди ей пользовались?

Создание дизайн-системы — сложная задача, требующая много времени и сил. Однако нет никаких гарантий, что сотрудники компании — разработчики, продакт-менеджеры, дизайнеры — будут ее использовать.

Воспринимайте дизайн-систему как очередной цифровой продукт, который нужно «продать» потенциальным пользователям. Мы должны рассказать им, почему она полезна, какие проблемы она решает и как она может им помочь.

Почему трудно заставить людей использовать дизайн-систему?

1. Люди привыкли работать определенным образом

Со временем сотрудники привыкают к своему рабочему процессу. Переход от привычных методов к новым и незнакомым — серьезное испытание. Представьте, что вы предлагаете художнику, который десятилетиями работал масляными красками, перейти на цифровую живопись 🎨.

Возьмем, к примеру, продуктового дизайнера, привыкшего использовать определенный UI-кит в Figma. Когда вы покажете ему новую библиотеку UI-компонентов, ему потребуется время на то, чтобы ознакомиться с новой структурой и привыкнуть к ней. То же самое касается и разработчиков.

2. Нехватка времени

Все мы очень заняты своей работой, и у нас далеко не всегда есть время изучать что-то новое. Например, разработчику с фиксированным графиком сложно выделить время на знакомство с дизайн-системой. Точно так же дизайнер предпочтет потратить время на проектирование еще одного экрана, а не на обучение.

3. Отсутствие стратегии продвижения

Зачастую в том, что дизайн-систему никто не использует, виновата команда, которая над ней работала. Нужно потратить время, и рассказать о ней сотрудникам, а также объяснить, какую пользу она им принесет. Без продвижения дизайн-система так и останется незамеченной.

4. Руководство не считает дизайн-систему одним из приоритетов

Дизайн-система стратегически важна для компании. Она делает проектирование более последовательным, а разработку — более быстрой. Но проблема в том, что многие руководители и владельцы компаний воспринимают дизайн-систему как нечто второстепенное и необязательное.

Когда начинать продвижение дизайн-системы?

За свою карьеру я имел дело с разными дизайн-системами, и самое главное, что я понял, — важно обсуждать и продвигать дизайн-систему постоянно, не дожидаясь, когда она будет полностью готова.

До начала работы

После того, как вы получили согласие руководства на разработку дизайн-системы, вы можете собрать людей из разных отделов и объяснить им, что вы будете создавать, почему это важно для компании, что получат сотрудники в итоге, кто будет работать над проектом и сколько времени он займет.

Кроме того, скажите, что вы готовы выслушать любые предложения и вопросы, которые могут возникнуть у коллег. Такой подход повышает доверие и прозрачность внутри компании.

Во время работы

Вы можете показывать людям, над чем работает команда и что она уже успела сделать. Например, поделиться с ними новой цветовой палитрой или компонентом всплывающей подсказки. Нет необходимости устраивать большое собрание для презентации каждого обновления. Достаточно отправить сообщение в Slack.

Предоставляйте информацию небольшими фрагментами, чтобы ее было проще воспринимать. Например, короткие сообщения более эффективны, чем длинные послания, на прочтение которых требуется более 3 минут. Мне особенно нравится отправлять минутные видеоролики. Так я могу рассказать о последних новостях быстро и в удобном формате.

По завершении важного этапа

Закончили работать над каким-то важным разделом дизайн-системы? Организуйте собрание и поделитесь своим прогрессом с командой 🎉.

Онбординг новых сотрудников

Не забывайте о том, что в компании постоянно появляются новые сотрудники. Дизайн-система для них — новый инструмент, в котором им нужно разобраться с нуля. Важно ввести их в курс дела и подробно ответить на все вопросы. Дизайнеры и разработчики могут распределить эти обязанности между собой: первые будут знакомить с дизайн-системой новых дизайнеров и продакт-менеджеров, вторые — новых разработчиков и QA-тестеров.

Как побудить людей использовать дизайн-систему

1. Создайте понятную и простую документацию

Каждая дизайн-система имеет документацию. Важно составить ее таким образом, чтобы она была понятной и удобной. Для разъяснения сложных моментов можно использовать изображения, гифки и видеоролики.

Вы даже можете внедрить в дизайн-систему чат-бот с искусственным интеллектом, которому команда сможет задавать вопросы. Это гораздо проще, чем самостоятельно искать информацию.

Например, сотрудник спрашивает: «У нас есть пять вариантов ответа, пользователь может выбрать один вариант. Что лучше использовать — радиокнопку или выпадающий список?», а AI отвечает и указывает, где в документации находится нужная информация.

2. Продумайте процесс онбординга новых сотрудников

Необходимо разработать четкий процесс обучения новых сотрудников. Это гарантирует, что все, кто начинают работать в компании, с первого дня будут знать, что дизайн-система существует и как ею пользоваться.

3. Используйте мессенджеры

Обмен короткими сообщениями в мессенджерах, например, в Slack, — лучший способ объяснить команде, как работает дизайн-система. Главное, предоставлять информацию последовательно и в небольших объемах. Например, чтобы объяснить людям, как пользоваться документацией или компонентами, вы можете снять короткий видеоролик и отправить его в чат.

4. Информируйте команду обо всех изменениях

Важно информировать людей, которые работают с дизайн-системой, о том, что в ней происходит, будь то добавление нового компонента или изменение существующего. Благодаря такой прозрачности ваши коллеги будут чувствовать себя более уверенно.

Обычно это не требует больших усилий, достаточно короткого сообщения в Slack. Например, если вы добавили в набор новую иконку, напишите так:

«Всем привет! Мы добавили новую иконку облака в дизайн-систему. Вы можете использовать ее в разделах, посвященных облачному серверу, или каких-то других, если она вписывается в контекст. Удачи!».

5. Привлекайте коллег к созданию дизайн-системы

Привлекайте как можно больше людей к созданию дизайн-системы. Вы можете задавать им вопросы о компонентах, расспрашивать о потребностях, попросить их отправлять вам сообщение каждый раз, когда они обнаружат ошибку и даже предложить им протестировать UI-кит до его публикации.

Кроме того, вы можете приглашать их на собрания и советоваться с ними при принятии некоторых дизайн-решений. Так они внесут свой вклад в создание дизайн-системы и в полной мере осознают, насколько она важна и нужна.

6. Дизайн-системой должна заниматься отдельная команда

Дизайн-система — не просто второстепенный проект, а стратегический актив компании. Она помогает сотрудникам работать быстрее (это касается и дизайна, и разработки). Поэтому важно сформировать специальную команду, которая будет заниматься всеми вопросами, связанными с дизайн-системой и ее поддержкой.

Обсудите с руководством компании возможность создания такой команды. В идеале в нее должны входить разработчик и менеджер по продукту.

7. Обеспечьте постоянную поддержку

Время от времени напоминайте сотрудникам, что вы готовы ответить на любые вопросы, связанные с дизайн-системой. Это покажет им, что они не одиноки и могут рассчитывать на вашу помощь.

8. Учитывайте потребности продукта

Продуктовая команда может обратиться к вам за помощью, когда ей потребуются новые компоненты для очередного проекта. Если вы заметили, что то, что ей нужно, может пригодиться другим командам, вы можете добавить этот компонент в дизайн-систему.

9. Покажите реальные примеры проектов

Показывайте команде проекты, созданные с помощью дизайн-системы. Так вы продемонстрируете, что другие сотрудники компании активно используют этот эффективный ресурс. Вы можете даже организовать собрание, чтобы обсудить процесс, способы решения различных проблем, а также попросить более опытных членов команды ответить на вопросы новичков.

10. Найдите «евангелистов» дизайн-системы

Мотивируйте членов команды делиться друг с другом опытом использования дизайн-системы. Это можно делать на регулярных встречах или онлайн.

Попытайтесь найти «евангелистов», людей, которые будут заниматься продвижением. Они могут регулярно рассказывать о том, какие преимущества дает дизайн-система и помогать другим людям справляться с трудностями, возникающими при ее использовании.

11. Сделайте дизайн-систему удобной для пользователей

Дизайн-система должна быть простой и понятной. Это побудит членов команды использовать ее чаще. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы людям было легко находить нужные компоненты, а названия и описания свойств не вызывали вопросов.

В нашем Телеграм-канале UX Teddy публикуем так же переводы практических статей из блога UX Movement про проектирование сложных интерфейсов, форм и страниц — подписывайтесь!