Привет! Меня зовут Валентина Вердт

Хочу чтобы все предприниматели и бухгалтера держали руку на пульсе, поэтому собрала актуальные изменения в маркировке.

Но сперва давайте расскажу пару слов о себе. Я прошла путь от помощника бухгалтера с зарплатой 6.000₽ до собственного агентства по бухгалтерскому обслуживанию юридических лиц с полу миллиардными оборотами в год. Несколько лет назад я переехала из Якутска в Москву, где с нуля построила свое бухгалтерское агентство, а потом целую онлайн-академии финансов и бухгалтерии. И в этом материале, я расскажу какие товары следует маркировать, чтобы избежать конских штрафов. Поехали!

Ошибка 1. Не проверять, что статус НПД самозанятого

Самозанятый исполнитель по закону обязан уплачивать налог на профдоход самостоятельно. Если же физическое лицо (физик) не является самозанятым, то компания должна платить за него налоги и страховые взносы.

Когда вы только начали работать с самозанятым, ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проверьте его статус, попросите его предоставить справку из приложения «Мой налог» или самостоятельно проверьте в сервисе ФНС. Но есть подвох. Да-да, не все так просто! В  дальнейшем, если сотрудничество длится несколько месяцев или лет, самозанятый может утратить свой статус, например, превысил максимальное ограничение по годовому доходу на НПД в 2.400.000₽. или просто отказаться от самозанятости.

Как результат вы влетаете на гигантские штрафы. Поэтому доверяй, но проверяй статус плательщика налога на профдоход каждый раз перед тем, как выплатить гонорар. Но есть ЛАЙФХАК: указание статуса самозанятого сразу в договоре позволит вам подстраховать себя и призвать исполнителя к ответственности, если он потеряет свой статус и не уведомит об этом вас.

Но для подстраховки, проверяйте актуальность статуса перед каждой выплатой и заглядывайте на сайт ФНС.

Ошибка 2. Не просить чек от исполнителя

Предоставлять чек самозанятый обязан по закону. Для налоговой это первый документ, который доказывает законность отношений с самозанятыми. Чек нужен, чтобы подтвердить расходы, если у вас ИП на УСН доходы минус расходы. Вы можете уменьшать налогооблагаемую базу на сумму гонорара самозанятого.

Самозанятый может забыть про чек или специально не выдать его (или аннулировать уже после выдачи), чтобы сэкономить на налоге. Поэтому обязанность самозанятого отправлять чеки стоит закрепить в договоре.

По закону, предоставлять чек самозанятый обязан до 9 числа следующего месяца, если вознаграждение получил безналичным способом, или в момент расчета, если оплату провели наличными или применяли электронные средства платежа — в виде перевода на карту.

Ошибка 3. Привлекать самозанятых к оказанию агентских услуг

Заключение агентского договора с плательщиком налога на профдоход противоречит закону № 422-ФЗ. Самозанятые не могут быть агентами по недвижимости или официальных представителей. Запрещенные виды деятельности включают работы в интересах другого лица, например, посредничество в приобретении билетов или бронировании отелей.

При этом разрешено оказывать посреднические услуги по доставке товаров, если покупатель делает оплату в пользу заказчика. То есть можно заключить договор с курьером-самозанятым, но оплачивать заказы клиенты должны с помощью кассового терминала, который зарегистрирован на заказчика, а не на курьера.

Часто об агентской деятельности свидетельствует получение дохода в виде % от сделки. Например, не стоит пользоваться услугами плательщика налога на профдоход для привлечения клиентов с выплатой ему % от продаж.

Нарушение в виде заключения агентского договора с плательщиком НПД может привести к потере статуса самозанятого, возникновению обязанности у заказчика уплачивать за исполнителя НДФЛ и страховые взносы. При просрочке платежей ФНС также выставит штраф — от 20% от недополученной суммы.

Чтобы избежать нарушений, дайте курьеру свой терминал оплаты. Для других агентских услуг выбирайте исполнителей, которые не обладают статусом НПД.

Ошибка 4. В договоре указана должность исполнителя, а не конкретизирован результат услуги❌

До сих пор можно встретить формулировки, подобные такой: «Исполнитель оказывает Заказчику услуги бухгалтера». Услуги бухгалтера — это трудовая функция, а значит, один из признаков нарушения гражданско-правовых отношений. Сотрудничество с самозанятыми носит сдельный характер — это контролируют налоговики. В договоре пишите конкретный результат услуги, например: «Сдача декларации, заполнение КУДИР».

Если работы носят длительный характер, заключите рамочный договор, оформляйте задания и акты к определенным этапам услуг. Объем задач у исполнителя должен меняться из месяца в месяц.

Помните, что если в штате компании уже работают сотрудники с какими-либо функциями, то привлечь для выполнения аналогичных работ самозанятых не получится.

Ошибка 5. Писать в договоре периодичность выплаты гонорара

Пример ошибочной формулировки: «Оплата производится путем перечисления средств на расчетный счет Исполнителя 10 и 25 числа каждого месяца». А если еще и указать размер гонорара, который каждый месяц остается одинаковым, то то на лицо все признаки зарплаты. А если вы еще выплатите гонорар, когда получают одновременно со штатниками компании.

Чтобы избежать ошибки, при составлении договора указывайте зависимость вознаграждения от объема работ. Можно указать, каков порядок оплаты — предоплата или постоплата. Выплачивать вознаграждение самозанятым следует в иные сроки, чем зп штатным сотрудникам

Ошибка 6. Предоставить самозанятому исполнителю рабочее место, инвентарь, оборудование

Например, бухгалтеру обустроили в офисе место, чтобы ему было удобно выполнять задачи — обрабатывать первичку, и предоставить компьютер. Так делать нельзя — это тоже признак трудовых отношений. Особенно их маскировка заметна, если такой внештатник еще и соблюдает график работы.

Устанавливать график и вообще включать самозанятого в оргструктуру компании нельзя. Если требуется выдать для выполнения задачи какое-либо оборудование — можно оформить это актом приема-передачи, то есть сдать в аренду исполнителю.

Ошибка 7. Брать сотрудника на подработку как самозанятого

Допустим, штатный работник хочет подработать курьером в нерабочее время. Но устроить его в эту же компанию как самозанятого нельзя. Согласно ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ, не могут облагаться налогом на профдоход выплаты, перечисленные внештатнику, работать с заказчиком, если заказчик — текущий работодатель или бывший работодатель и с момента увольнения прошло менее 2 лет. Привлечь сотрудника на подработку можно как обычное физика без спецстатуса.

Ошибка 8. Переводить своих работников в самозанятые

У работодателя может возникнуть соблазн экономить на налогах и перевести своих штатников в самозанятые. Схема такая: сначала сотрудников массово увольняют, затем они массово получают статусы самозанятых, затем с ними заключаются договоры, но уже как самозанятыми.

Налоговики следят и за тем, если исполнители массово переходят не в ту же компанию, а в другую организацию, которая связана с первой. Например, в фирме произошла реорганизация или примкнула к другому юрлицу. Бывшие сотрудники не вправе присоединиться к этому юрику как самозанятые.

Согласно п. 2 ст. 58 Гражданского кодекса при присоединении к организации-правопреемнику переходят права и обязанности присоединившегося юрлица — это требование действует на сотрудников.

Ошибка 9. Платить самозанятому по одной сделке больше 100.000₽ наличными

Для юрлиц и ИП есть ограничение суммы выплаты наличкой по одной сделке. Оно составляет 100.000₽. При работе с самозанятым платить более 100.000₽ по одному акту или договору запрещено. Нарушение влечет штрафы: для предпринимателя — до 5.000₽, для юрлица — до 40.000₽.

Если заказчик планирует рассчитываться с самозанятыми наличкой, бухгалтеру следует создать РКО — расходный кассовый ордер. В нем нужно прописать ФИО получателя средств, причину выдачи и размер выплаты.

Самозанятому нужно обязательно расписаться в РКО. Затем сведения о расчете нужно указать в кассовой книге (указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У).

Ошибка 10. Не подписывать с исполнителями акты

Самозанятый должен ВСЕГДА предоставлять чек. Но если заказчик сотрудничает с самозанятыми на длительной основе, у него много исполнителей, он переводит гонорары  безналичным способом, акты рекомендуется формировать.

Акты оказанных услуг содержат информацию о составе и объеме услуг. Акт подтверждает, что заказчика интересует результат работы самозанятого, а не процесс.

Акт выполненных работ подтверждает, что услуги предоставлены полностью и качественно, у сторон нет споров по объему, качеству или вознаграждению. Это облегчает защиту интересов обеих сторон: самозанятому проще подтвердить факт оказания услуг, а компании — избежать споров о вознаграждении.

В договоре можно предусмотреть процедуру приемки работ и услуг. Если качество услуг не соответствует ожиданиям заказчика, он может отказаться подписать акт, потребовать устранения недостатков или уменьшения вознаграждения.

Все про бухгалтерию на удаленке, читайте в моем телеграм-канале для новичков и опытных https://t.me/buh_fl