Автоматизация бизнес-процессов в компании Zebra

О компании и задачах

Компания Zebra — это команда профессионалов, предоставляющая услуги по реализации и сопровождению проектов от начала до конца. Они предлагают разнообразные услуги, включая рекламу и продвижение бизнеса клиентов.

Какие задачи были поставлены

После обсуждения всех деталей предстоящей работы заказчик определил основные задачи, которые стали ключевыми ориентирами при выполнении заказа.

1. Создание модуля для внесения нескольких платежей в сделку. Менеджеры нуждались в инструменте, который позволил бы им фиксировать данные об оплате, даже если платежей несколько. Клиенты должны иметь возможность вносить платежи неограниченное количество раз. Дополнительные требования: система должна автоматически подсчитывать внесённые суммы и обновлять остаток погашения (который должен отображаться в карточке сделки), фиксировать, какой менеджер оплатил текущую сделку и тип оплаты (предоплата или окончательный расчёт).
2. Внедрение инструмента для формирования отчётов. Для анализа динамики финансовых операций по каждому менеджеру необходим сводный отчёт, отражающий данные по каждому сотруднику в разрезе сделки: даты и суммы предоплат и окончательных расчётов. Оптимально, если формат отчёта можно выбирать по направлению (типу продукции) или сотруднику, важно указывать начальную и конечную даты, возможность скачивания данных в Excel.
3. Добавление модуля платежей в карточку сделки (в формате таблицы). Необходимая информация для отображения: дата оплаты (не должна изменяться), вид оплаты (предоплата или постоплата, то есть окончательный расчёт), действие (возможность изменения суммы и вида оплаты). Под таблицей должна быть расположена кнопка «Добавить оплату», при нажатии на которую в таблице появится новая строка, куда нужно ввести данные (сумма и вид платежа). Другие пожелания: при добавлении оплаты платёж распределяется между всеми заказами в сделке, автоматическое перераспределение сумм в соответствии с новым перечнем товарных позиций при добавлении нового товара в сделку.
4. Создание модуля для быстрого заказа — инструмента для оперативного создания сделок. Форма должна содержать информацию: дата (текущая, неизменная), категория, сумма. При нажатии кнопки «Добавить» диалоговое окно закрывается, сделка создаётся автоматически.

Важные нюансы по оплате: корректировать данные могут только пользователи со статусом администратора, остальным разрешено только добавлять информацию.

Бизнес-процессы

Для выполнения задач и требований заказчика мы сосредоточились на бизнес-процессах CRM. При создании сделки мы использовали бизнес-процесс «Сброс платежей», который сбрасывает платежи при создании сделки, кроме быстрых платежей.

Ещё одним бизнес-процессом, который мы внедрили, стала проверка товаров. Если товары не имеют направления, отчёт считается некорректным, и для исправления ситуации мы использовали «активити». Система уведомляла ответственных сотрудников от имени компании о необходимости изменить данные, указав направление.

Автоматизация

Это направление работы было связано с настройкой бизнес-процессов и роботов. Роботы уже использовались компанией, но некоторые из них требовали перенастройки. Мы добавили новые поля для перерасчёта суммы сделки, чтобы ответственный сотрудник получал уведомление, если полученная сумма не равна сумме сделки (принцип, согласно которому заказ не может быть закрыт при несоответствии суммы).

В целом, наша работа улучшила эффективность и удобство работы клиента, сократила время на выполнение задач и повысила контроль над финансовыми процессами.

Подробнее о проделанной работе

Мы разработали четыре приложения, которые значительно улучшили работу внутри компании-заказчика:

1. Быстрый заказ: пользователь вносит сумму заказа, и после сохранения создаётся сделка в воронке «Быстрый заказ». Робот рассчитывает оставшуюся сумму оплаты через 5 минут, и сделка закрывается через 8 часов после перевода её в стадию «Новая» как «Заказ забрал заказчик».
2. Добавление вкладки оплаты в сделку: здесь фиксируются все оплаты с указанием дат, видов платежей, ответственных сотрудников и сумм. Информация добавляется автоматически для быстрых заказов.
3. Отчёт по заказам: отображает начальные и конечные даты, сотрудника и направление. Готовый отчёт можно скачать в формате Excel с данными о сделках, датах, типах, направлениях, датах и суммах предоплат и постоплат, итоговых суммах и данных по каждому менеджеру.
4. Ввод платежей для бухгалтера: указывается номер счёта, система находит совпадения и выводит сводную таблицу со ссылками на конкретные сделки, их даты, наименования клиентов, сумму сделки и дату внесения платежа. Есть опция внесения оплаты, все данные сохраняются и добавляются в сделки.

Результат для клиента

Работы, выполненные по этому проекту, привели к следующим результатам для клиента:

1. Ускорение процесса заказа: приложение «Быстрый заказ» позволяет клиентам быстро и удобно оформлять заказы, указывая сумму и свои данные. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление заказов, и повышает эффективность работы клиента.
2. Удобный доступ к отчётам: созданный отчёт по заказам предоставляет клиенту полную информацию о сделках, включая даты, типы, направления, суммы оплат и данные менеджеров. Отчёт можно легко скачать в формате Excel, что облегчает анализ и планирование работы клиента.
3. Улучшение взаимодействия с бухгалтерией: разработанный функционал для ввода платежей позволяет клиенту удобно вносить информацию о платежах, связывать их с конкретными сделками и облегчает взаимодействие с бухгалтерией. Это способствует более точному учёту финансовых операций и повышает прозрачность работы.