«Формула списка дел» Деймон Захариадис
В идеале в конце каждого дня все дела из вашего списка должны быть вычеркнуты, то есть сделаны. Есть восемь наиболее распространенных причин, почему этого не происходит.
1. Вы создаете список, не задумываясь о цели. Основная цель списка — помочь вам организовать свои дела и проекты. Списком, который вы видите у себя перед глазами, гораздо легче управлять, чем тем, что хранится у вас в голове. Правильно составленный список сфокусирует ваше внимание на самых важных задачах и не позволит потратить все время на наименее критичные.
2. Вы не указываете сроки выполнения. Список дел без сроков — это список желаний, и не более. Сроки помогают определять приоритеты задач и проектов по важности и необходимым временным затратам. Без срока нет импульса к действию, без импульса ничего не происходит. Установка сроков помогает справиться с прокрастинацией, оценить эффективность вашей системы управления делами и выбирать те задачи, которые помогают достигать ваших целей.
3. Ваши списки слишком длинные. Слишком длинные списки отвлекают большим выбором дел. Они нереалистичны и заставляют вас испытывать стресс оттого, что вы не выполнили запланированного. Если ситуация повторяется снова и снова, ваш мозг привыкает к неудачам и прокрастинации. Оцените, сколько задач вы реально можете сделать за то время, которое у вас есть.
4. Ваши списки слишком разнородны. Если важные и несущественные, сложные и простые дела стоят рядом, вы будете постоянно отвлекаться, производительность будет очень низкой, а стресс вырастет.
5. Вы с трудом расставляете приоритеты. Посмотрите, как наш мозг принимает решения.
Ежедневно мы просыпаемся с определенным запасом мыслительного ресурса, который предназначен для принятия решений. Утром решения даются нам легко, а к вечеру даже самый простой выбор становится сложным. Возникает усталость от принятия решений. Она влияет и на способность определять, сколько времени нужно на выполнение того или иного задания.
Обширные списки заставляют постоянно решать, какое дело важное, а какое — нет. Вы выбираете то дело, которое принесет быстрый результат, чем более важное, но требующее значительных усилий. Постепенно вы теряете желание принимать хоть какие-то решения, а тем более — действовать.
6. Вы не указываете подробности о каждой задаче. Одна из основных причин, почему списки не работают, — отсутствие краткого описания задач. Без информации о приоритетности, требуемом времени и значимости каждой задачи для достижения цели трудно понять, возможно ли ее выполнить в предложенных обстоятельствах, какие нужны ресурсы, когда стоит за нее браться. Так список дел превращается в барьер, а не в инструмент эффективности.
7. Ваши задачи слишком масштабные. Если задачи слишком крупные по объему, у них нет четкого начала и конца, вы не можете оценить прогресс и качество выполнения — в итоге это приводит к прокрастинации. Крупные задачи стоит разбивать на более мелкие. Разбив проект на подзадачи, легко видеть прогресс.
8. Ваши задачи не привязаны к конкретной цели. У всех ваших действий есть какая-то цель.
Например, вы меняете масло в двигателе вашей машины, чтобы она продолжала благополучно вас возить. Или бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать в очереди.
Именно наши цели заставляют нас действовать. Мы гораздо меньше прокрастинируем, если знаем, какой конкретный положительный результат получим от выполнения этой задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем больше вероятность, что мы начнем действовать.
Метод Канбан
Метод Канбан — рай для визуалов. Это прекрасная стратегия, если вам нравится видеть свои проекты и задачи на разных стадиях выполнения.
Как это работает: возьмите настенную доску и пачку стикеров. На доске сделайте три колонки: левая колонка «Задачи», средняя «В процессе», правая «Сделано». Каждое новое задание записывайте на стикере и приклеивайте его в колонку «Задачи». Начав работу над задачей, вы переклеиваете стикер в среднюю колонку «В процессе». Когда задание завершено, стикер перемещается в колонку «Сделано».
У этого подхода есть несколько существенных преимуществ. Во-первых, это очень наглядная презентация ваших проектов и задач. Он позволяет выбрать наиболее важные задачи и легко расставлять приоритеты в зависимости от срочности. Метод Канбан позволяет вам отслеживать прогресс выполнения задач, и каждая задача может быть легко связана с проектом, к которому она относится, если вы используете стикеры разных цветов.
Электронные инструменты для метода Канбан — Trello, KanbanFlow, LeanKit, Kanbanote.
Один из недостатков системы Канбан — о каком-нибудь небольшом деле можно запросто забыть, если оно затеряется в общей массе.
Как создать идеальный список задач
Многие люди недооценивают влияние списков задач на нашу продуктивность. Но списки действительно играют решающую роль. Они помогают снижать стресс, фокусироваться и избегать препятствий на пути выполнения задач.
Шаг 1. Отделите текущие задачи от будущих
Создайте два списка задач: «Текущие задачи», на которые будете тратить свое время и внимание каждый день, и «Будущие задачи» для отслеживания всех задач, требующих вашего внимания (его вы просмотрите только в конце дня, чтобы создать список дел на следующий день). Этот простой шаг — отделить текущие задачи от будущих — критичен. Работая со списком «Текущие задачи», вы увидите, как он вас мотивирует и вдохновляет. Есть что-то бодрящее в том, чтобы вычеркивать каждую сделанную задачу из вашего списка. В конце дня вы будете радоваться своему успеху.
Шаг 2. Определите, к какому результату приведет вас выполнение каждой задачи
Единственная причина начать что-либо делать — это приблизиться к какой-то конкретной цели. Мы начинаем действовать, чтобы получить конкретный результат. Подумайте об этом с точки зрения ваших списков задач. Как часто вы не справляетесь с какой-то задачей или даже не начинаете работать над ней, потому что она малозначима для вас? Самый простой способ справиться с делами в вашем списке — это определить причину для каждой задачи. Надо понимать, зачем эта задача возникла в вашем списке. Определите, почему вам нужно ее выполнить, и запишите эту причину рядом с задачей. Нужно действительно записать эту причину — это придает ей материальность. Тогда действие будет означать, что вы движетесь к цели, которой хотите достичь.
Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи
Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью.
Шаг 4. Определите срок для каждой задачи
Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:
• реалистичными (нет смысла указывать срок, заранее зная, что вы в него не уложитесь, это приведет только к стрессу и разочарованию);
• обусловленными реальной причиной (по сути, она является для вас стимулом начать действовать);
• сжатыми (вспомните закон Паркинсона «Работа занимает все время, отведенное на нее»: установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, вы действительно сможете делать больше).
Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи
Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее.
Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения
Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.
Например, у вас могут быть проекты: написать книгу, сделать ремонт на кухне, купить машину. Возможные типы работы: аналитическая, креативная, механическая. Варианты места выполнения работ: в офисе, дома, в дороге.
Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist.
Шаг 7. Вычеркните ненужное
Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:
• Расплывчато сформулированные желания.
• Задачи, смысл которых неясен (задачи без описаний, например «позвонить Джону». Зачем вам звонить ему? Как это продвинет вас в нужном вам направлении? Какие будут последствия, если этого не сделать?).
• Мелкие задачи. Их также нужно исключить. Они оказались в вашем списке случайно, просто потому, что вы о них в какой-то момент вспомнили.
• Лозунги. По сути, это обещания (вроде «сбросить вес» или «выучить испанский»). Превратите их в проекты, разбейте на задачи помельче и укажите сроки.
Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим, потому что у каждой задачи будет конкретная цель.
Шаг 8. Оцените, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи
Чтобы понять, сколько времени отнимет решение конкретной задачи, нужно оценить, какие ресурсы (инструменты, информацию, людей) нужно для этого привлечь. Не пытайтесь угадать, сколько времени вам потребуется.
Если вы работаете над новой для вас задачей и не знаете, сколько времени вам нужно, поговорите с тем, кто ее уже выполнял. И не забывайте: «работа занимает все время, отведенное на нее».
Шаг 9. Формулировка каждой задачи должна начинаться с активного глагола
Иногда для того, чтобы начать действовать, нам не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. Когда вы начинаете фразу с глагола, задача оживает.
Например, вместо задачи «химчистка» пишите «отвезти вещи в химчистку», вместо задачи «отчет» пишите «подготовить отчет». Глаголы должны быть максимально конкретны: вместо «связаться с Бобом по поводу отчета» пишите конкретно, что нужно сделать: позвонить, написать электронное письмо или заехать в офис.
Активные глаголы воодушевляют на выполнение задачи, потому что подразумевают конкретные действия и не оставляют места для раздумий.
Шаг 10. Определите, где вам нужна помощь
Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретных задач. Указывайте, что именно (расчеты, отчет, телефонный звонок) и когда вы ожидаете получить. Это поможет вам четко формулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете, если даты пропущены.
Совет 1. Ведите список мелких дел
Задачи, на выполнение которых у вас уходит менее 15 минут, заносите в список мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов. В течение дня выделяйте 30–45 минут на выполнение мелких задач. По возможности группируйте их по темам. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, считайте это одним пунктом в вашем списке задач.
Совет 2. Не допускайте перегрузок
Одна из основных угроз любой системы управления — это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали.
Совет 3. Группируйте задачи по содержанию
Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности.
Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел
Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.
• Соберите все списки дел, включая основной и списки с подробным описанием задач.
• Проведите мозговой штурм. Дополните основной список дел.
• Разбейте новые проекты на отдельные задачи.
• Распределите новые задачи в соответствии с их контекстом (проект, тип деятельности и место выполнения). При необходимости создайте новые списки на основе этих описаний.
• Разберите почту. Ответьте на сообщения, если это необходимо. Если сообщение требует каких-либо несрочных действий, запишите это в основной список дел и заархивируйте сообщение. Также заархивируйте сообщения, которые не требуют ответа или действия, но могут понадобиться. Удалите все остальное.
• Удалите из всех списков задачи, в которых больше нет необходимости.
• Выберите важные и срочные задачи, отметьте их как кандидатов в ваш ежедневный список дел.
• Отметьте задачи, для которых вам нужно вовлечение других людей. Добавьте к ним имена, даты и все прочие подробности.
• Проверьте сроки по самым важным задачам. Исправьте, если необходимо.
• Добавьте сроки выполнения по всем новым задачам.
• Просмотрите свой календарь на будущую неделю. Создайте список дел на день.
Совет 5. Обновляйте список целей
Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач.
Совет 6. Не увлекайтесь методологией
Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик — ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов.
Совет 7. Создайте систему на ваш вкус
Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы — сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи — универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам.
Совет 8. Будьте последовательны
Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. Создайте новую привычку работать со списками дел.
После изучения системы купите настенный календарь и красную ручку. Отмечайте красным каждый день, когда применяли систему. Продолжайте, пока не будет сформирована привычка.
Последовательность и постоянство — залог эффективной работы системы списков дел. Проблема в том, что это непросто. От вас требуется принятие обязательств и настойчивость.
Если вас постигла неудача, важно, что вы будете делать дальше. Можно сдаться и перестать пытаться, а можно признать, что идеал — это иллюзия, простить себя и начать все заново. Такой подход гораздо продуктивнее.
Постарайтесь найти причину ваших сложностей и измените систему так, чтобы избегать этого в будущем. Ваши решения в период сложностей определят, сработает ваша система в долгосрочном плане или нет.
коротко обо всём
1. Продуктивность — это способность делать больше важных дел за меньшее время.
2. Списки дел помогают организовать все задачи и ни о чем не забыть, снизить стресс и повысить продуктивность.
3. В правильно составленном списке дел каждая задача имеет описание: содержание, сроки, важность, необходимые ресурсы.
4. Каждая задача должна быть связана с какой-либо важной целью — это повышает мотивацию и шансы на то, что дело будет сделано.
5. Формулируйте задачи для списка, используя активные глаголы, это побуждает к действию.
6. В списке на каждый день должно быть не более семи дел, на которые нужно минимум 15 минут времени. Более мелкие дела и более крупные проекты нужно вносить в другие списки.
7. Группируйте задачи по темам, типу активности, месту исполнения. Чтобы справиться с масштабной задачей, разделите ее на задачи помельче и решайте их последовательно.
8. Ведите список основных дел, списки задач с их описаниями и список дел на день. Планируйте с вечера, глядя в свой календарь: вставляйте во временные слоты крупные задачи или группы мелких задач.
9. Пересматривайте и корректируйте списки: основной — раз в месяц, подробные списки задач — раз в неделю.
10. Секрет успеха в составлении списков дел — взаимосвязанность списков разного масштаба и последовательность применения методики.