Ключевой сотрудник- ассистент

Если вы только в начале своего пути в плане формирования команды и начала делегирования, то первый сотрудник, который вам нужен - это АССИСТЕНТ.

Ассистент руководителя - это ваша правая рука, волшебная фея (или фей), которая помогает выполнять, координировать и оцифровывать ваши задачи. Чтобы у вас было больше времени посидеть в Инстаграме (шутка).

Вы должны быть готовы - хороший ассистент не всегда выполняет те задачи, какие хочет руководитель, но те, которые нужны для работы и улучшения вашего бизнеса. Также он помогает находить потерянные файлы, решать личные и бытовые, а так же другие "волшебные" задания. В общем, ассистент руководителя - это правая рука, которая всегда готова помочь, даже если при этом ему придется потратить пару ночей без сна.

Именно поэтому всё командообразование я рекомендую начинать строить с ассистента. К тому же, потом именно ассистент сможет легко стать проджектом в вашем проекте, управленцем. И эту перспективу важно доносить при собеседовании.

Чем больше у вас будет времени и внутреннего ресурса для принятия действительно значимых решений, тем быстрее будете расти вы, ваша компания, штат и зарплаты сотрудников. Поэтому не стоит бояться делегировать те задачи, где не требуется вашего 100% вовлечения ассистенту.

Главная задача ассистента - освобождать ваше время, внимание, а так же выстраивать коммуникации с партнерами, клиентами и другими сотрудниками, не растрачивая при этом ваших эмоциональных, моральных и временных ресурсов.

Так как же найти того самого?

1. Подготовьте список вопросов, которые помогут вам оценить навыки и качества кандидата. Вопросы могут касаться опыта работы, профессиональных навыков, коммуникативных способностей, способности к организации и планированию работы, умения работать в команде и т.д.
2. Составьте вакансию и распространите по чатам вакансий, дайти клич по знакомым экспертам, разместите вакансию на изместных ресурсах. Не исключайте вариант использования личного бренда - ваши соцсети лучшая площадка для поиска.
3. Организуйте собеседование по видеосвязи с использованием специальных программ, таких как Zoom, Skype, Google Meet и т.д. Убедитесь, что у вас хорошее интернет-соединение для бесперебойного общения.
4. Предоставьте кандидату возможность представиться и рассказать о своем опыте работы, образовании, профессиональных достижениях и мотивации подавать заявку на данную должность.
5. Задавайте кандидату вопросы из подготовленного списка, прослушивайте его ответы и делайте заметки. Обратите внимание на его коммуникативные навыки, умение работать в команде, стрессоустойчивость, адаптивность и другие ключевые качества.
6. Поддерживайте диалог с кандидатом, задавайте уточняющие вопросы и обсуждайте с ним потенциальные ситуации, с которыми он может столкнуться на данной должности.
7. По завершении собеседования, задайте кандидату вопросы о его ожиданиях по работе, графику работы, заработной плате и возможностях развития в компании.
8. После проведения собеседования, проанализируйте все полученные данные и примите решение о приглашении кандидата на следующий этап отбора (тестовое задание, пробный период) или о его отклонении.

Не забудьте также оказать кандидатам обратную связь о результатах собеседования.

Какие задачи можно делегировать ассистенту?

• Ведение вашего графика, оповещение по предстоящим задачам, чтобы не было прогоревших дедлайнов
• Управлять записями к специалистам, бытовыми вопросами (в пределах разумного)
• Вести простой финансовый учет
• Обсуждать и давать обратную связь по вашим гипотезам и стратегиям
• Искать подрядчиков или сотрудников, доводить до вас лучшие кадры (но финальное решение всегда за вами - не перекладываем ответственность!)
• Решение поставленных задач в сфере его компетенций

Если ваш ассистент проявляет навыки в каких-либо смежных компетенциях и сможет выполнять задачи без ущерба основной деятельности (например, может круто делать презентации, собирать ботов), то самое время повысить его оплату и ставку.

На самом деле, если вы найдете того самого, то вы заметите уже в разрезе 2-4 месяцев, что ваши дела идут в гору. Если же нет, то стоит задуматься.

Для всех, кто не хочет сам погружаться в подбор ассистента я дарю промокод "Руководитель" на 50% скидку на поиск сотрудника моей командой. Пишите в директ и все расскажу подробнее.