Как правильно выбрать отель для командировки

Отель играет ключевую роль в деловой поездке, формируя 50 % общего впечатления. Важно обеспечить сотруднику комфортное место для отдыха: где он сможет спокойно выспаться, позавтракать и расслабиться после переговоров. В этой статье рассмотрим основные аспекты выбора гостиницы.

Локализация

Выбирайте отель, расположенный недалеко от места, где сотрудник будет выполнять свои служебные обязанности. Если найти такой вариант невозможно, убедитесь, что рядом есть остановки общественного транспорта. Также не забудьте проверить, находятся ли поблизости коворкинги или кафе, подходящие для деловых встреч. Это поможет вам понять, как выбрать отель для командировки с максимальным комфортом.

Предоставляемые услуги

Перед тем как осуществить бронирование, стоит тщательно изучить предлагаемые сервисы. Во время деловой поездки сотруднику могут понадобиться:

быстрый доступ в интернет для видеозвонков;
офисный центр с возможностью использования принтера, сканера и факса;
место для хранения важных документов в сейфе;
места для парковки для тех, кто передвигается на собственном автомобиле или арендует машину;
зона для релаксации, чтобы восстановиться после длительного перелета или интенсивной конференции.

Удобство

При выборе гостиницы обращайте внимание на комментарии за последние 2-3 месяца. Предпочтительнее изучать самые свежие отзывы, так как это уменьшит вероятность столкнуться с шумом от строительных работ или отключением водоснабжения.

Обратите внимание на качество сервиса, уровень комфорта в номерах, наличие кондиционеров и отопления, а также удобства в ванной комнате.

Кулинарные услуги в гостинице

Готовить в поездке сложно, а постоянные посещения ресторанов и кафе могут оказаться дорогостоящими. Поэтому выбирайте гостиницы, предлагающие завтрак или полный пансион.

Уточните, включено ли питание в цену номера, и обязательно ознакомьтесь с отзывами — там часто упоминается качество еды.

Локации для встреч с бизнес-партнерами

Если в гостинице имеется холл или кафе для деловых встреч, это может существенно сократить время на поиск подходящего места. Некоторые гостиницы предлагают кейтеринг и разрабатывают специальное меню для крупных мероприятий — это также стоит уточнить.

Раннее заселение

Рейсы и поездки на поезде не всегда совпадают по времени с заездом в номер. Поэтому стоит выяснить, предлагает ли гостиница услугу раннего заселения: это будет полезно, если сотруднику необходимо заехать раньше установленного времени (чаще всего 14:00). Обычно данная услуга является платной.

Отчетность

После завершения командировки работнику необходимо в течение трех рабочих дней подготовить отчет о всех расходах, приложив к нему квитанции и чеки. Поэтому, выбирая гостиницу, убедитесь, что там принимаются безналичные платежи и предоставляются необходимые отчетные документы: кассовые чеки и счета-фактуры с печатью и подписью. Иногда имеет смысл позвонить в отель, чтобы выяснить, знают ли сотрудники, как оформлять такие документы. В противном случае работник может столкнуться с трудностями при попытке вернуть потраченные средства.

Дополнительные затраты

В разных странах, включая Россию, с туристов взимается сбор за проживание. В ОАЭ он составляет 2–6 долларов за ночь, в Сочи — 50 рублей, в других населенных пунктах Краснодарского края — 30 рублей. Обычно этот сбор включен в цену бронирования, но иногда оплачивается при заезде.

Выбор отеля — важный этап подготовки к командировке, поскольку качество проживания напрямую влияет на самочувствие работника и общее впечатление от путешествия.

Источник - https://apelsinpushka.ru