November 13, 2022

Система контроля в отделе продаж

Третья причина низкой эффективности отдела продаж – ОТСУТСТВИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ЕГО РАБОТОЙ.

Часто собственники нанимают менеджеров, ставят перед ними цели, вводят систему мотивации, а затем отпускают их в свободное плавание. И контролируют только конечный результат, как правило, раз в месяц. А если результат не устраивает - начинают критиковать, а порой и менять сотрудников.

Почему это происходит? Потому что у большинства руководителей нет четкого понимания процесса продаж – из каких этапов он состоит, какие действия должны выполнять сотрудники на каждом этапе своей работы. А, на самом деле, управление продажами – это, прежде всего контроль ДЕЙСТВИЙ, а не результатов. Не будет правильных действий – не будет и результатов.

Это как история с похудением. Можно контролировать вес, вставая на весы, а можно ежедневно следить за количеством сжигаемых и потребляемых калорий. Первое делать проще, но результат принесет только второе. Поэтому многие так и не худеют.

Как понять, что в отделе продаж недостаточно хорошо выстроена система контроля?

Вот 7 ключевых маркеров:

  1. В отделе продаж отсутствует РОП (руководитель) - обычно в таких ситуациях управляет собственник или директор, насколько у него хватает времени, и он это делает так, как умеет.
  2. Не проводятся планерки – ежедневные, еженедельные, ежемесячные и на регулярной основе.
  3. Планерки есть, но проводятся не правильно – все обсуждения на них сводятся к формату “сколько денег принесли на сегодня, сколько нам еще осталось”, плюс разбор текущих проблем, часто общего характера. При этом не ставятся задачи на следующий период, не планируются конкретные действия для достижения результатов, сотрудники не отчитываются о выполнении ранее запланированных действий.
  4. Не измеряются ключевые показатели работы сотрудников. Либо они измеряются, но не в полном объеме и не регулярно. Сотрудники не видят свои показатели каждый день, показатели на планерках не выводятся на экраны (доски), обсуждение проводится “вслепую”, без анализа цифр.
  5. В отделе продаж не внедрена CRM система. РОП не контролирует движение сделок по этапам воронок.
  6. Не ведется прослушивание записей телефонных переговоров с анализом и оценкой по чек-листам.
  7. Не проводится оценка рабочей нагрузки сотрудников, нет анализа того, на выполнение каких функций они тратят свое время и в каком объёме.

На практике важность этих пунктов так или иначе понимают многие собственники бизнеса, но часто очень по-своему. Я нередко слышу от своих клиентов возражения - убеждения, которые мешают им взглянуть на эту проблему объективно.

1.  Мне важен конечный результат, а как они (менеджеры) его достигнут, мне без разницы.

Разумеется, это самообман. Продажа – слишком серьезное и непростое занятие, чтобы доверить его продавцам. Собственник должен понимать процессы и технологии продаж и следить за тем, чтобы сотрудники им следовали в своей работе. Конечно, можно депремировать сотрудника, который по результатам месяца не выполнит план, можно даже делать это регулярно, но денег от этого все равно не прибавится.

2. Найму хорошего РОПа, он сам мне тут всё настроит и будет всё контролировать.

РОП – это хорошо, но не всегда только его наличие решает все проблемы. Многие руководители отделов продаж сами не до конца понимают, из чего должна состоять их работа. Часто РОПами становятся бывшие продавцы, которым стало тесно в своей должности и финансовой рамке, но это не делает их автоматически высококлассными управленцами. Их самих необходимо обучать, и всегда нужно контролировать.

3.  Нужно внедрить крутую CRM, максимально всё автоматизировать, и тогда будет полный контроль и порядок.

Не будет. Если автоматизировать бардак, то вы получите автоматизированный бардак. Вначале нужно навести порядок в процессах, оргструктуре, грамотно распределить функции между сотрудниками.

CRM – хороший помощник и для управленца, и для сотрудников, при условии, что и те, и те будут в ней работать. А это тоже приходится контролировать.

Как же выстроить правильную систему контроля в отделе продаж?

Во-первых, в отделе должен быть РОП (руководитель отдела продаж). Функция контроля – одна из его ключевых функций!

Во-вторых, он должен четко понимать, что включает в себя функция контроля. А это:

1.   Сбор информации о результатах работы сотрудников отдела.

2.   Сравнение факта с планом.

3.   Выявление отклонений и анализ их причин.

4.   Разработка плана действий для достижения поставленных целей.

В-третьих, он должен встроить эти четыре пункта в свой рабочий график – "по кругу", непрерывно, на регулярной основе!

Первые два пункта контроля – это про показатели, цифры. И в эту тему есть хорошая поговорка - “Что измеряем, тем и управляем”.

Откуда РОП берет эти цифры? Правильно – из отчетов, которые должны формироваться автоматически при помощи CRM и 1С.

Вот список основных отчетов:

  • план/факт продаж - по разным срезам (новые клиенты / постоянные клиенты, продукты, регионы и др.);
  • pipeline - количество и суммы сделок на всех этапах воронки продаж;
  • конверсия и длина сделки по воронкам и этапам;
  • прогноз продаж;
  • проваленные сделки (с указанием причин отказа);
  • интенсивность работы сотрудников (количество звонков, встреч, отправленных КП, выставленных счетов и др.).

Ежедневно, еженедельно и ежемесячно РОП должен проводить собрания в отделе:

  • ежедневные оперативки. Длительность - 15-20 минут. Цель - “проснуться”, переключить сотрудников из режима “дом” в режим “работа”. Подведение результатов прошлого дня, постановка задач на текущий день.
  • еженедельные планерки. Длительность 40 - 60 минут. Цель - контроль выполнения плана продаж (промежуточные итоги месяца), постановка целей и задач на следующую неделю.
  • ежемесячные планерки - подведение итогов месяца. На этом собрании крайне полезно присутствовать директору (собственнику).

Часто слышу мнение, что «все эти собрания – лишь потеря времени». Соглашусь в одном - если собираться без четкого понимания целей, то можно этого и не делать.

Очень важно проводить планерки системно - в определенные дни, в определенное время и без пропусков! Это как тренировки в спорте - пропустил неделю, и сразу чувствуется откат назад в результатах.

Конечно, выстроить слаженную систему контроля в отделе продаж - не самая простая задача. И не самая быстродостижимая. Но если вы хотите начать этот процесс – рекомендую стартовать именно с внедрения еженедельных планерок. Придерживайтесь следующего алгоритма проведения планерок:

1. Внесение на доску плана на месяц

2. Внесение на доску запланированной на текущую дату величины выручки по отделу.

3. Внесение на доску фактической величины выручки по отделу с начала месяца

4. Отмечание менеджеров, выполняющих и перевыполняющих план.

5. Индивидуальные прогнозы до конца месяца. Внесение информации на доску. Сравнение величины остатка плана до конца месяца с прогнозом.

6. Выяснение, почему продажи не идут. Какие сделки сорвались, причины, ошибки. Детальное обсуждение действий необходимых для поднятия продаж. Обмен идеями.

7. Индивидуальные практические рекомендации и указания по выполнению объемов продаж.

8. Контроль выполнения ранее поставленных задач, при необходимости перенос сроков, постановка новых задач, внесение информации в ежедневник.

9. Объявления о важных событиях и нововведениях.

10. Выслушивание проблем от менеджеров, пожеланий по улучшению работы организации и отдела.

11. Подведение итогов совещания, заряд на действия.

Если вы сейчас понимаете, что в вашем отделе продаж "хромает" контроль, то я рекомендую записаться на on-line разбор вашей ситуации.

Я приглашаю вас на стратегическую сессию (30 минут, бесплатно).

Почему я рекомендую записаться на стратегическую сессию:

  • я вникну в вашу текущую ситуацию по части контроля работы отдела продаж;
  • быстро вскрою "узкие места" и дам несколько практических рекомендаций, как их исправить;
  • поделюсь готовым документом "Регламент по управлению отделом продаж", который вы сможете адаптировать и внедрить у себя;
  • вы узнаете 2-3 нестандартных способа, как повысить эффективность работы вашего отдела продаж.

Но! К сожалению я не смогу помочь всем. Бесплатные сессии занимают время. В неделю я провожу не более 3-х таких сессий.

Поэтому, не затягивайте с решением. Записывайтесь на бесплатную стратегическую сессию. Я подберу для вас подходящее время, и в ближайшие дни мы созвонимся.

Чтобы записаться на сессию, напишите мне в Telegram короткое сообщение "Экспресс-аудит" ниже по ссылке:

https://t.me/kuznetsovexpert

Вот некоторые отзывы и благодарственные письма от моих клиентов:

Записывайтесь на бесплатный экспресс-аудит.

Стратегическая сессия ни к чему не обязывает. Ни вас, ни меня.

Мы созвонимся. Я задам вам свои вопросы, вы зададите свои. Вы получите мной многолетний опыт, у вас появятся идеи. И если мы вместе поймем, что нам по пути, то я сделаю вам предложение по сотрудничеству. Оно будет выгодно и мне и вам.

Напишите мне в Telegram короткое сообщение "Экспресс-аудит" ниже по ссылке:

https://t.me/kuznetsovexpert

До встречи!