От заселения до выезда: как бот в Telegram оптимизирует работу с резиденциями

Клиент - компания «Villingston Residence», которая управляет резиденциями по заселению на определенный период.

Задача бота

Автоматизация рутинных процессов, контроль рабочего времени, формирование заявок в нужные отделы компании.

Что решает бот

Данный бот - это инструмент внутреннего использования для персонала. Полная/частичная автоматизация процессов отработки заявок и организации въезда и заезда в резиденции

Как работает бот

• Ограниченный доступ. Доступ в бота закрыт, активация в бота доступна по определенной ссылке. Пользователь проходит обязательную регистрацию с указанием должности, hr-специалист принимает или отказывает такому пользователю. Принятый пользователь получает сообщение о верификации и получает доступ к боту конкретно под свой отдел.

• Персональный функционал под нужный отдел. Доступно 13 отделов, для каждый отдел разработан свой функционал, например: руководитель имеет возможность уволить любого сотрудника или закрыть заявку, в то время, как техник может только создавать и обрабатывать заявки в свой отдел. Далее разберем только ключевые механики.

• Учет рабочего дня. Каждый сотрудник, за исключением руководителей, начинает и завершает рабочий день. Только после этого у такого пользователя появляется возможность работать с ботом.

• Работа с заявками. Глобально в боте существует 2 деления: руководство и линейный персонал. Для линейного персонала был создан форум, куда приходят заявки по отделам. Сами заявки имеют 4 статуса: актуальна, в работе, проблемная, закрыта. Для руководства создан свой топик, куда также выгружаются заявки, но со статусом «проблемные» для решения заявки под контролем руководителя своего отдела.

• Под каждую задачу свои функции. Еще одним ключевым функционалом является работа с заездом и выездом. Определенный отдел формирует заявки на заезд и выезд. Далее запускается процесс от статуса «Заехали» до статуса «Выехали». При выезде гостей к заявке подключаются другие отделы, чтобы корректно отработать по заявке, если необходимо - формируется заявка на ущерб.

• База данных. Для такого масштабного проекта обязательно вести учет данных. Для этого мы подключили nocoDB - база данных имеет табличный вид и интуитивно понятно интегрируется с ботом. В данной базе есть возможность выгрузки данных, что позволяет настраивать аналитику по всем функциям: от регистрации пользователя до работы с заявками.

В итоге

Получилось разработать инструмент для работы со всеми необходимыми данными, чтобы полностью автоматизировать процесс: от заселения, до работы с заявками по выезду гостей.