Приложения, помогающие руководителю управлять своим рабочим временем

Руководителю нужна самодисциплина даже больше, чем его сотрудникам. Он в ответе не только за свое время. Ошибки, которые совершает руководитель, влияют сразу на всю команду: забыл поставить задачу менеджеру по продажам – не связались с клиентом, о сделке можно забыть. И никто не заработал.

Непродуктивность управленца означает непродуктивность всего офиса. И даже если вам кажется, что вы – хозяин своего времени, работаете с полной отдачей, или сверх этого, прочитайте эту статью.

И проверьте: установлены ли у вас эти приложения, а главное – пользуетесь ли вы ими. Меня зовут Владимир Якуба, предлагаю вам рассмотреть 6 следующих программ.

Приложение 1: «Календарь»

Первое и самое главное приложение даже не нужно устанавливать – это обычный «Календарь» от Google. Как правило, он по умолчанию есть в каждом смартфоне. Не надо усложнять. Не надо искать что-то особенное с миллионом функций. По моему опыту, «Календаря» вполне достаточно для ежедневного планирования. Вносите в него задачи, которые предстоит выполнить. Выделяйте их 4 цветами.

1. Красный – встречи. Он воспринимается как самый яркий и насыщенный, поэтому будет бросаться в глаза. Детали встречи прописывать не надо, достаточно указать время, место и ФИО человека. Если по времени еще не сориентировались, пропишите, например, «Валентин Сбербанк» в свободное от дел поле. Это оповещение напомнит вам, что нужно связаться с Валентином и договориться.

2. Зеленый – звонки. Кратко пишите имя, телефон и повод для звонка. Привязка ко времени не обязательна: поставьте то, в которое вероятнее всего получится позвонить.

3. Синий – личные задачи. Да-да, их тоже обязательно вносить! Если нужно погулять с семьей, заказать билеты в кино или съездить за подарком, отмечайте эти задачи синим. Например, мои близкие всегда делают мне комплимент по этому поводу: «Здорово, что ты ничего не забываешь!». А я и не запоминаю.

4. Коричневый – это ответственный. Этот цвет самый спокойный, и им я отмечаю дела, которые перепоручил. Ставлю просто напоминание себе, когда нужно проконтролировать его выполнение.

Да, и хочу сказать очень важную вещь: если вы продуктивно поработали, но в конце дня обнаружили, что несколько задач остались нерешенными – это не повод для самобичевания. Просто передвиньте эти дела на следующий день. И переносите до тех пор, пока не выполните. Как говорил Дуайт Эйзенхауэр, «При подготовке к сражению я всегда находил, что планы бесполезны, но планирование — обязательно».

И еще один совет: синхронизируйте аккаунты, чтобы была возможность заходить с любого устройства. Откройте доступ своим сотрудникам, пусть вносят изменения в текущие события: добавляют новые, корректируют график и т.д. Это сэкономит вам массу времени.

Приложение 2: Trello

На данный момент это лучшее приложение для управления проектами, которыми я пользовался. Оно простое, интуитивно понятное и к тому же бесплатное.

Оно позволяет создавать проекты, хранить файлы, ставить дедлайны, назначать ответственного и т.д. Например, я создаю доску «Работа», колонки – каждому сотруднику свою, и в каждой прописываю функции. Снова-таки ничего не забывается. Также в приложении можно ставить задачи и дедлайны, отмечать нескольких участников, создавать списки, комментировать, обмениваться данными. Удобно, что доски можно копировать/вставлять, а колонки и карточки – перетаскивать, исходя из потребностей и приоритетов.

Доступ – по приглашению. А особенно приятно то, что к Trello есть много дополнений:

· дополнения для карточек и досок (списки, кнопки, поля и т.д.);

· синхронизация: с календарем, с почтой Gmail, Google-диском, Evernote и другими сервисами;

· автоматизация: отправка сообщений, перенос карточек, отправление комментариев и т.д.

В полной мере я функционал не использую, мне достаточно базовых возможностей. Однако такой набор просто не может не впечатлять, и кому-то он сильно упрощает жизнь. Обратите внимание на возможности этого приложения, и вы точно найдете что-то для себя.

Приложение 3: Mind-map

Mind-map или интеллект-карта простыми словами – это схема с разветвляющейся структурой. Главное и глобальное – в центре, а дальше идет дробление на более мелкие части/составляющие. Такая схема наглядная и понятная, она может заменить пелену текста, таблицу, график и т.д. Она менее громоздкая и лучше воспринимается мозгом.

Почему? Потому что у нас мышление не линейное. Даже если обратиться к физиологии, мы увидим, что нейрон являет собой тело, от которого отходят отростки и разветвляются, как ветки у дерева. Соответственно, мозг воспринимает образы и связи между ними. И подстроиться под такой тип мышления можно при помощи интеллект-карт.

Создаем их в 4 шага.

1. Определите основную мысль / основную задачу / суть проекта и запишите в центре. Например: «Издать книгу «Самодисциплина 2.0»».

2. Дальше разбейте цель/задачу на более мелкие и записывайте вокруг основной. Задачи 2-го порядка разделите на еще меньшие дела и тоже запишите. Делайте столько разветвлений, сколько потребуется.

3. Найдите связи между задачами. Соедините стрелками.

4. Добавьте какие-нибудь образы, графические объекты, выделение цветом. Чем ярче будет ваша схема, чем больше ассоциативных рисунков в нем будет, тем проще его будет воспринимать ваш мозг. Но, конечно, час или два это занимать не должно.

Я читал, что рекомендуется рисовать подобные схемы на бумаге, но, как по мне, приложение гораздо удобнее. И быстрее, и карта всегда при тебе, и корректировать удобно: ошибся – удалил, захотел – дополнил. Поищите, оно так и называется: «Mind-map».

Единственное, я советую его использовать для среднесрочного и долгосрочного планирования. Каждый день рисовать подобную схему – это долго. А вот если нужно разобраться с проектом, распределить ресурсы, то это то, что надо! Пользуюсь с 2012 года.

Приложение 4: Мобильные планируемые кайросы

У меня есть знакомый, назовем его Сергей. Он как-то спрашивал у меня: «Как мне поднять уровень продаж?». В целом, у него дела шли неплохо. И продукт хороший, и отстройка от конкурентов есть, и маркетинговая стратегия на уровне, и сервис. Но совершенству же нет предела, правильно? Так что я начал думать, что еще можно сделать, чтобы прибыль была больше, и нам удалось повысить этот показатель! Все просто: я ему порекомендовал назначать «встречи заодно». Сейчас объясню, как это. Нужно ему, например, в центр города – он смотрит, кто из бывших или потенциальных клиентов/партнеров территориально там находится, звонит и договаривается о встрече. А почему бы не заехать, если все равно по пути? А шансы увеличиваются в разы. С кем-то из тех, кого он навещал попутно, удавалось заключить договор, хотя и не всегда с первого раза.

Если говорить о 4-м инструменте, который я хочу упомянуть, это не совсем приложение, скорее, дополнение к нему, но оно очень важное. Это мобильные планируемые кайросы. Они напоминают о делах, которые вы должны выполнить в определенном месте. Вы заранее вносите список своих дел, указываете место, и когда вы мимо него проезжаете, смартфон напомнит о запланированном.

Например, вы вносите, что вам нужно купить:

· цемент в строительном магазине «Стройбат»;

· молоко в продуктовом на Гоголя;

· кроссовки Nike в фирменном магазине.

Так получилось, что вы поехали на Гоголя встречаться с клиентом. Из памяти уже вылетело, что вам нужно было забежать в продуктовый, но уведомление вам это покажет, и вы попутно выполните эту задачу. Правда, удобно? И еще: вы можете указать все магазины города, в которых есть нужный вам товар.

Кайросы позволяют установить напоминание по месту и по мере возможности. Первый случай мы уже разобрали, а вот второй – это аналог списка задач на будущее, который вы открываете в случае появления свободного времени. Например, выключили свет на работе – а вы вместо того чтобы в соцсетях ленту листать, съездили в магазин, освободив тем самым 20 минут на вечер. Поначалу это кажется незначительным, но поверьте, когда используется каждая минута, свободного времени становится действительно больше.

Приложение 5: To Do List

«Наша суть отражается в наших действиях. Отсюда совершенство есть не действие, а привычка» (Аристотель). Согласны?

А помогать действовать системно может To Do List. Это так называемый планировщик. Простой, понятный, без излишеств, но такой необходимый и на работе, и в повседневной жизни. Здесь ставят цели, подцели, по желанию их можно объединять тегами, сортировать по папкам, ставить напоминания. А еще мне нравится, что есть повторяющиеся задачи: вношу сюда дела, которые нужно делать раз в неделю/месяц.

В готовом списке самое важное отображается сверху, и далее – по убыванию. Есть возможность открывать доступ к спискам другим пользователям приложения – коллегам, подчиненным, родным и т.д. Тоже от души рекомендую.

Приложение 6: QualityTime

Часто людям нравится себя оправдывать. «У меня много дел, поэтому я ничего не успеваю». «Вот если бы…, вот тогда бы…». Все понимают вред смартфона, когда он используется для развлечения, но никто ничего с этим не делает. Я предлагаю посмотреть правде в глаза, «выпить красную таблетку», которая откроет вам глаза на реальное положение вещей.

QualityTime – это как раз то приложение. Оно показывает, сколько времени вы «сидите» в смартфоне, и что именно делаете. Уже в конце дня на графике вы увидите подробную статистику, и поймете, что трижды зайти в Instagram на 20 минут – это целый час! За который можно успеть не так и мало.

Ваш внутренний критик сейчас может сказать: «Мне для работы нужны соцсети» или «Что же мне, совсем не отдыхать теперь?».

1. По первому вопросу: приложение гибкое в настройках. Вы можете указать, какой аккаунт личный, какой – рабочий, и отслеживать статистику отдельно. А потом скорректировать работу: запланировать перерывы, отключить уведомления, запретить доступ к определенным сервисам и т.д.

2. А по второму так скажу: отдыхайте, меняя вид деятельности. Лучше прогуляйтесь, отвлекитесь или сходите на обед в новое место, это даст гораздо больше энергии. Нет, я не говорю, что полностью нужно отказаться от соцсетей, но ограничить свое времяпрепровождение в них точно необходимо практически всем.

Чем еще привлекает QualityTime, так это тем, что он освобождает человека от необходимости говорить «Нет». А именно вместо вас блокирует нежелательные звонки, уведомления, сообщения и т.д., все это настраивается. При этом можно сделать так, чтобы входящий звонок не сбрасывался, а переадресовывался на автоответчик.

А кому не хватает самодисциплины – блокируйте на определенное время доступ к развлекательным приложениям и сервисам. Планируйте перерывы. И составляйте расписание.

Не скажу, что я – активный пользователь этого приложения. У меня еще в юношестве появлялось ощущение того, что я бессмысленно трачу часть времени, и уже тогда начал меняться. А как стал работать, то и тем более. К тому же к дисциплине меня приучал отец (он у меня военный), помню, как он говорил, что существует только 2 оценки: 2-ка и 5-ка. Сделал задание на 4 – все равно что сделал на 2. Поэтому я всегда все старался делать «на отлично».

Однако, знаете, и у меня разные ситуации случаются. Я ведь живой человек. И у моих знакомых, коллег, близких случается, что ничего не хочется делать, лень. Чтобы такое состояние не затягивалось, нужно срочно брать себя в руки и действовать, начав хотя бы с установки этого приложения.

Меняйте свою жизнь осознанно!

И пусть ваша команда во главе с вами будет еще продуктивнее!

Перейти на сайт Владимира Якубы: https://vladimiryakuba.ru/

Подписаться на Владимира в Инстаграм: https://www.instagram.com/vladimiryakuba/