Кто такой ассистент руководителя?
- Кто такой ассистент руководителя;
- Какие обязанности входят в эту профессию;
- Какими качествами должен обладать ассистент-руководителя;
Привет! Я Владислава Сарбаева! Я являюсь бизнес- ассистентом.
Сегодня хочу рассказать тебе, кто же такой ассистент руководителя.
Профессия ассистент набирает все большую популярность. Сейчас ассистент есть и у предпринимателей, у топ-менеджеров, у блогеров или экспертов. И сегодня мы поговорим о том, что это за профессия и чем же он занимается.
Начнем с того, что ассистент руководителя - это человек, который ассистирует шефу, забирая на себя часть рабочих задач. Основная идея работы - освободить время руководителя. Он помогает ему решать различные задачи, освобождая время для более важных дел, ассистент также может выполнять функции секретаря, вести переговоры и контролировать выполнение задач. В целом, ассистент руководителя является важным членом команды, который способствует успешной работе компании.
Ассистент руководителя – многофункциональный сотрудник, он должен быть готов к работе в режиме многозадачности и уметь быстро принимать решения в сложных ситуациях. Его обязанности могут отличаться в зависимости от специфики компании и ее сферы деятельности. Однако есть список обязанностей, которые ассистент однозначно выполняет в любой компании.
В должностные обязанности ассистента руководителя входит:
- Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Например, поддержание порядка на рабочем месте руководителя, обеспечение канцелярией и т.д;
- Ведение делопроизводства руководителя. На отдельных предприятиях помощники даже руководят секретариатом организации;
- Координация деятельности руководителя: планирование распорядка рабочего дня руководителя, ведение календаря, составление графиков деловых совещаний, напоминание руководителю о событиях и мероприятиях разного рода;
- Организация поездок руководителя, а также возможно и сопровождение в поездках. Помощник берет на себя все организационные моменты: продумывание логистики поездки, заказ билетов, оформление документов, заказ такси и гостиницы и пр.;
- Прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- Встреча и обслуживание гостей и клиентов организации;
- Подготовка заседаний, встреч, совещаний руководителя, оповещение всех участников о повестке дня и времени встречи;
- Ведение протоколов хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, документальное оформление их результатов;
- Контроль исполнения распоряжений персоналом;
- Обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Конечно это не весь список обязанностей. И тем, кто хочет связать себя с этой замечательной профессией, не стоит пугаться. Набор обязанностей определяется для каждой конкретной компании индивидуально. А в крупных компаниях так и вовсе нанимается целый штат ассистентов, а уже между ними распределяются обязанности.
Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?
Назовем самые главные качества бизнес-ассистента, наличие которых позволит эффективно выполнять должностные обязанности. Поскольку работа этого специалиста в первую очередь строится на межличностном общении, на первый план выходят коммуникативные навыки. Помимо этого, чтобы построить успешную карьеру в этой области, нужно обладать большой гибкостью характера. Это должно выражаться и в общении (в умении подстраиваться под своего руководителя), и в отношении к задачам, которые могут быть очень разнообразными и поступать от руководителя в любое время дня и ночи.
«Легкость на подъем», эмоциональный интеллект и готовность к форс-мажорным ситуациям также отличают человека, который сможет стать профессиональным помощником руководителя и эффективно решать задачи бизнес-ассистента. Такому специалисту потребуется пунктуальность, обязательность, умение анализировать и правильно расставлять приоритеты.
Основные (общие) требования, которые предъявляет современный работодатель, описывают личностные и профессиональные качества бизнес-ассистента:
-Готовность работать в режиме 24/7 в одном темпе с руководителем;
-Ответственность и исполнительность;
Эти навыки бизнес-ассистента общие, и если потенциальный сотрудник ими не обладает, ему будет сложно справиться с функционалом на этой должности.
Обратите внимание! Если персональный бизнес-ассистент хорошо знаком с бизнесом компании, это станет для такого специалиста значительным преимуществом.
