Stanovte si priority

Téměř každý člověk se dostane do situace, kdy se hromadí příliš mnoho úkolů a čas na nic nestačí. V takové situaci se často stává, že úkoly budou splněny průměrně nebo nejsou splněny vůbec. Obvykle máme případy z osobního života, zdraví, práce, finanční problémy a tak dále. A to všechno se musí dělat.

Co je třeba dělat, abyste nezanechali nedokončenou práci? Odpovědět na tuto zdánlivě jednoduchou otázku je poměrně obtížné. Stručně řečeno, je potřeba stanovit priority a plánovat. Podívejme se nejprve na základní principy time managementu a pak se podívejme na jejich praktické využití.

Základy

Vzhledem k tomu, že čas je jedním z nejcennějších zdrojů u člověka, pak pro efektivní využití tohoto zdroje existují následující principy:

Stanovení konkrétních cílů. Určete si své cíle, proč vůbec žijete a co děláte (i když to někdy není snadné).
Plánování akcí. Na základě cílů vypracujte plán jejich dosažení.
Stanovení priorit. Roztřiďte případy podle jejich důležitosti a naléhavosti.
Zaměření na to hlavní. Snažte se nerozptylovat cizími úkoly, dokud nemáte hotové ty hlavní.
Analýza zkušeností. Analyzujte své chyby a situace, které vás negativně ovlivnily, abyste se v budoucnu nedopustili stejných chyb.
Plánování dovolené. Nezapomeňte na odpočinek — správný odpočinek dvám dodá energii pro další práci a pomůže vám nevyhořet.

Stejně jako u každé teorie není nutné se naučit všechny tyto principy nazpaměť. Je to spíše základní část, kterou je třeba při práci s časem pochopit.

V tomto článku se budeme podrobněji zabývat "Stanovte si priority", protože se jedná o bod, který má největší praktické využití.

Proč upřednostňovat

Abyste zvládli velkou pracovní zátěž, vyplatí se stanovit priority úkolů. Ano, je nepravděpodobné, že byste zvládli úplně všechno najednou a ve stejnou dobu, ale to je normální. Priority bude samozřejmě nutné čas od času upravit a změnit, protože nic v životě nejde stoprocentně podle plánu.

Prioritizace pomáhá zaměřit se na hlavní cíle, udělat nejprve nejdůležitější a plánované záležitosti a pak přejít k těm vedlejším..

Například se člověk potřebuje připravit na prezentaci projektu v práci, jít k lékaři na vyšetření, dočíst knihu o ekonomii a pak mu zavolají přátelé, aby šel do baru. A na všechno má ještě půl pátečního odpoledne. Stojí za zmínku, že často existují situace, kdy je třeba udělat mnohem více, ale pro zjednodušení se omezíme na výše popsanou situaci. Způsob stanovení priorit osoby v příkladu bude zcela záviset na tom, jaké cíle má:

Dobré odpočívat — bar bude na prvním místě, ostatní věci budou odloženy, možná dokonce ve prospěch jiných věcí (například dřívější odchod z práce, abyste stihli bar).
Nejprve práce — v takovém případě bude muset příště nejspíš zajít do baru a o víkendu se vrátit ke knize.
Zdraví a seberozvoj — vzít si v práci dřívější volno a navštívit lékaře a večer bude také čas na čtení knihy.

Existuje několik dalších příkladů, jak tuto situaci upřednostnit. Tento příklad ukazuje, že je třeba mít v první řadě cíl a podle něj již stanovit priority.

V každém případě je důležité stanovit priority. V opačném případě vám vedlejší věci, ačkoli jsou nezbytné, seberou veškerou energii a zabrání vám dostat se k tomu hlavnímu. Igor Kurčatov, 1903–1960

Příklady technik

Můžete začít s nejjednodušším: vzít seznam úkolů a upřednostnit čísla, počínaje těmi nejdůležitějšími. A pak začít pracovat na úkolech podle stanovených priorit. Tato základní metoda je vhodná k tomu, abyste si zvykli určovat priority. Časem můžete přejít na jednu z komplexnějších metod.

Lidé již vymysleli mnoho různých technik pro stanovení a řízení priorit. Každý z nich má své výhody a nevýhody. To vše je podrobně rozebráno tisíckrát v článcích na Internetu a knihách. Doporučuji si přečíst následující:

Ano, chápu, že to všechno zní nudně, složitě atd. Ale alespoň jednou si tyto techniky vyzkoušejte a vždy se jich můžete vzdát. Sám jsem se rozhodl pro Eisenhowerovu matici, kterou jsem si mírně upravil, aby mi vyhovovala.

Moje pracovní tabule Trello.

Stanovte si priority úkolů podle svého uvážení. Nebuďte příliš pedantičtí: není to zkouška a nikdo nebude kontrolovat vaši známku, ale vaši závěrečnou práci (nebo její nedostatek). Po stanovení priorit je neméně důležité zaměřit se na prioritní úkoly. A v případě nejzávažnějších záležitostí nebo událostí byste si měli přidávat oznámení.

Připomínky

To je pravděpodobně nejúčinnější rada, kterou byste měli využít, jakmile si stanovíte své priority. Umožňuje vám držet se svých cílů a mít je na paměti. Často se stává, že máme hromadu věcí k vyřízení a něco přehlédneme, a pak si vyčítáme, že důležitý úkol ještě není splněn. Nebo v rutinním toku pracovních záležitostí můžeme zapomenout popřát svým blízkým k narozeninám/dalším důležitým svátkům, což může mít negativní dopad na budoucí vztahy.

Každý den si připomínejte, jaké jsou vaše priority. Vylepte si po bytě barevné samolepky, používejte připomínky v telefonu nebo notebooku (Google Calendar nebo jiné podobné aplikace), bombardujte svou psychiku těmito informacemi a nedovolte, abyste na ně zapomněli.

Soustředění

Neméně důležitou dovedností pro efektivní řízení času je soustředění a koncentrace na daný úkol. V dnešní době téměř každý trpí nesoustředěností a prokrastinací kvůli množství informačního šumu kolem nás. Existují také lidé se speciálními onemocněními, jako je například porucha pozornosti s hyperaktivitou, ale častěji se špatně soustředí lidé, kteří se nedokážou soustředit na to, co je důležité.

Chcete-li pracovat efektivně a bez ztráty soustředění, nedovolte, aby vás cokoli vyvedlo ze stavu toku. Doporučuji vyzkoušet následující přístupy k minimalizaci rozptylování, abyste dosáhli lepšího výkonu:

Zahrnout tichý režim ve všech chatech, s výjimkou soukromých zpráv.
Vypnout oznámení všude kromě nouzových komunikačních kanálů.
Nerozebírat e-maily a soukromé zprávy hned, jak přijdou, ale mezi úkoly, během přestávek.

Přidělit zvláštní čas pro kontrolu soc. sítí. Například při jízdě veřejnou dopravou, čekání ve frontě nebo při přestávce. Také stojí za to zavést časový limit pro každou soc. sítě, aby tam náhodou netrávily veškerý ~~pracovní~~ volný čas.

Závěry

Nezapomeňte, že smyslem time managementu je zajistit, aby všechny vaše činnosti vedly co nejefektivněji k dosažení určitých cílů — krátkodobých či dlouhodobých. I čas strávený s blízkými nebo sledováním filmu má za cíl, abyste byli šťastní a odpočatí, a mohli tak být v pracovní době produktivní při plnění dalších cílů.

Fráze "Nemám čas" je vždy vychytralost. Některé věci neděláme proto, že na ně nemáme čas, ale proto, že k nim nehledáme příležitosti. Proto pro nás jednoduše nejsou prioritou. Priority se skládají z přání a cílů. Pokud je vůle, při jakémkoli pracovním vytížení se na ni najde čas, protože se stane tím nejdůležitějším.

Obecně začněte s něčím jednoduchým: zkuste si stanovit priority úkolů, nechte si připomínat nejdůležitější věci, snažte se během pracovního dne nerozptylovat sociálními sítěmi atd. Časem můžete přejít na sofistikovanější techniky plánování času nebo si vytvořit vlastní metodiku. Hlavní je začít plánovat a stanovit si priority.

Časový zdroj je pro člověka nejdůležitějším zdrojem. Díky time managementu se dosahování cílů mění z magie na práci podle jednoduchého algoritmu.

Ale ty se nikdy nedostaneš nikam, jestli se nenaučíš dělat první věci jako první. Robert A. Heinlein, Hvězdná pěchota, 1959

Nezapomeňte se seznámit s hlavním kanálem a jeho dceřinými kanály v jiných jazycích!