Расставляйте приоритеты

Практически каждый человек попадает в ситуацию, когда накапливается слишком много задач, а времени ни на что не хватает. В такой ситуации часто выходит так, что задачи будут выполнены посредственно либо вовсе не выполнены. Обычно у нас копятся дела из личной жизни, по здоровью, по работе, финансовые проблемы и прочее. И всем этим нужно заниматься.

Что нужно делать, чтобы не оставлять незавершённых дел? Ответить на этот, казалось бы, простой вопрос достаточно сложно. Если коротко, то необходимо расставлять приоритеты и заниматься планированием. Давайте сначала обсудим основные принципы управления временем, а затем рассмотрим их практическое применение.

Основные принципы

Поскольку время — это один из самых ценных ресурсов у человека, то для эффективного использования этого ресурса выделяют следующие принципы:

Постановка конкретных целей. Определите цели, для чего вы вообще живете и совершаете какие-либо действия (хоть порой это и не просто сделать).
Планирование действий. Исходя из целей, составьте план по их достижению.
Расстановка приоритетов. Рассортируйте дела по степени важности и срочности.
Фокусирование на главном. Старайтесь не отвлекайтесь на посторонние дела, пока у вас не выполнены основные.
Анализ опыта. Анализируйте свои ошибки и негативно повлиявшие на вас ситуации, чтобы в будущем не наступить на те же грабли.
Планирование отдыха. Не забывайте об отдыхе — полноценный отдых дает энергию на дальнейшую работу и помогает не выгорать.

Как и любая теория, не стоит наизусть заучивать все эти принципы. Это скорее базовая часть, которую необходимо понимать при работе со временем.

В этой статье более детально будет раскрыт пункт «Расстановка приоритетов», поскольку именно он имеет наибольшее практическое применение.

Почему стоит расставлять приоритеты

Чтобы справляться с большой нагрузкой, стоит приоритезировать задачи. Да, вряд ли получится сделать абсолютно всё сразу и одновременно, но это нормально. Конечно, приоритеты придётся иногда корректировать и менять, так как в жизни ничего не идёт на 100% по плану.

Приоритизация помогает сфокусироваться на основных целях, сделать сначала самые важные и запланированные дела, а уже потом перейти к второстепенным.

Например, человеку нужно подготовиться к презентации проекта на работе, сходить к врачу на обследование, дочитать книгу по экономике, а тут ещё и друзья зовут в бар сходить. И на всё про всё у этого человека осталось полдня пятницы. Стоит отметить, что часто бывают ситуации, когда дел намного больше, но ограничимся описанной выше ситуацией для простоты. Как правильно расставить приоритеты человеку из примера будет зависеть всецело от того, какие у него цели:

Хорошо отдохнуть — бар будет на первом месте, остальные дела будут отложены, может даже в угоду остальных дел (пораньше уйти с работы, чтобы успеть в бар, например).
Сначала работа — в таком случае, скорее всего придётся сходить в бар в следующий раз, к книге вернуться на выходных.
Здоровье и саморазвитие — отпроситься на работе пораньше и посетить врача, а вечером можно будет успеть ещё и книгу почитать.

Можно привести ещё несколько примеров того, как можно расставить приоритеты в данной ситуации. Этот пример показывает, что нужно в первую очередь иметь цель, и в зависимости от неё уже расставлять приоритеты.

В любом деле важно определить приоритеты. Иначе второстепенное, хотя и нужное, отнимет все силы и не даст дойти до главного. Игорь Васильевич Курчатов, 1903–1960 гг.

Примеры методик

Можно начать с самого простого: взять список дел и расставить приоритеты циферками, начиная с самых важных. И далее начинать работу над задачами по расставленным приоритетам. Этот примитивный метод подойдёт, чтобы выработать привычку приоритезировать дела. Со временем можно перейти к одной из более комплексных методик.

Люди уже придумали множество различных методик для расстановки и управления приоритетами. У каждой из них есть свои плюсы и минусы. Всё это подробно уже разобрано тысячи раз в статьях в Интернете и книгах. Я рекомендую ознакомиться со следующими:

Да, понимаю, что всё это звучит скучно, заумно и пр. Но хотя бы попробуйте перечисленные методики раз, а забросить их всегда успеете. Сам я остановился на матрице Эйзенхауэра, немного модифицировав её под себя.

Моя рабочая доска Trello.

Расставляйте приоритеты для задач так, как считаете нужным. Не стоит подходить к этому слишком педантично: это не экзамен и никто не будет проверять вашу оценку, а будут смотреть на итоговую работу (или её отсутствие). После того, как приоритеты расставлены, не менее важным является фокусирование на приоритетных задачах. А на самые критичные дела или события стоит добавлять себе уведомления.

Напоминания

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о задачах. Часто бывает такое, что дел наваливается куча, и мы что-то упускаем из виду, а потом получаем выговор, что важная задача до сих пор не выполнена. Или в рутинном потоке рабочих дел можем забыть поздравить близких людей с днём рождения/другим важным праздником, что может негативно сказаться на дальнейших отношениях.

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Расклейте разноцветные стикеры по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке (Google Calendar или другие подобные приложения), бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Фокусирование

Не менее необходимый навык для эффективного управления временем — это сфокусированность и концентрация на задаче. В наше время частым отвлечением от работы и прокрастинацией страдают почти все из-за обилия информационного шума вокруг нас. Есть люди и с особыми заболеваниями, типа синдрома дефицита внимания и гиперактивности, но чаще всего плохую концентрацию имеют люди, не умеющие фокусироваться на важном.

Чтобы эффективно работать, не теряя внимания, не позволяйте ничему выбивать вас из состояния потока. Советую попробовать следующие подходы для минимизирования отвлекающих факторов, чтобы добиться более высокой производительности:

Включать тихий режим во всех чатах в мессенджерах, кроме личных сообщений.
Отключать уведомления везде, кроме emergency каналов связи.
Разбирать почту и личные сообщения не тогда, когда они приходят, а между выполнением задач, в перерыв.
Выделять отдельное время для проверки соц. сетей. Например, когда едите в транспорте, ждёте в очереди или устраиваете перерыв. Также, стоит ввести ограничение по времени для каждой соц. сети, чтобы случайно не провести там все ~~рабочее~~ свободное время.

Выводы

Помните, что цель управления временем — добиться того, чтобы вся ваша деятельность наиболее эффективным путем вела вас к выполнению определенных целей — краткосрочных или долгосрочных. Даже время с близкими или просмотр фильма несут за собой цель — сделать вас счастливыми и отдохнувшими, чтобы в рабочее время вы могли продуктивно выполнять другие цели.

Фраза «У меня нет времени» — всегда лукавство. Мы не делаем каких-то вещей не потому что не успеваем, а потому что не ищем возможность сделать их. Соответственно они для нас просто неприоритетны. Приоритеты складываются из желаний и целей. Если есть желание, то при любой загруженности найдется время для него, ведь это станет самым важным.

В целом, начните с чего-нибудь простого: попробуйте расставить приоритеты для задач, заведите напоминания для самых важных дел, попробуйте не отвлекаться на соц. сети в течение рабочего дня и т.п. Со временем, можно перейти на более сложные методики планирования времени или выработать для себя свою собственную методику. Главное — начать заниматься планированием и расставлять приоритеты.

Временной ресурс — самый важный ресурс для человека. Благодаря управлению временем достижение целей переходит из разряда волшебства к работе по простому алгоритму.

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять, что для тебя в данный момент самое главное. Роберт Хайнлайн, «Звездный десант», 1959 г.

Не забудьте ознакомиться с основным каналом и его дочерними каналами на других языках!