Розставляйте пріоритети

Практично кожна людина потрапляє в ситуацію, коли накопичується занадто багато завдань, а часу ні на що не вистачає. У такій ситуації часто виходить так, що завдання будуть виконані посередньо або зовсім не виконані. Зазвичай у нас накопичуються справи з особистого життя, по здоров'ю, по роботі, фінансові проблеми та інше. І всім цим потрібно займатися.

Що потрібно робити, щоб не залишати незавершених справ? Відповісти на це, здавалося б, просте питання досить складно. Якщо коротко, то необхідно розставляти пріоритети і займатися плануванням. Давайте спочатку обговоримо основні принципи управління часом, а потім розглянемо їх практичне застосування.

Основні принципи

Оскільки час — це один з найцінніших ресурсів у людини, то для ефективного використання цього ресурсу виділяють наступні принципи:

Постановка конкретних цілей. Визначте цілі, для чого ви взагалі живете і робите будь-які дії (хоч часом це і не просто зробити).
Планування дій. Виходячи з цілей, складіть план по їх досягненню.
Розстановка пріоритетів. Розсортуйте справи за ступенем важливості і терміновості.
Фокусування на головному. Намагайтеся не відволікатися на сторонні справи, поки у вас не виконані основні.
Аналіз досвіду. Аналізуйте свої помилки та ситуації, які негативно вплинули на вас, щоб в майбутньому не наступити на ті ж граблі.
Планування відпочинку. Не забувайте про відпочинок-повноцінний відпочинок дає енергію на подальшу роботу і допомагає не вигоряти.

Як і будь-яку теорію, не варто напам'ять заучувати всі ці принципи. Це скоріше базова частина, яку необхідно розуміти при роботі з часом.

У цій статті більш детально буде розкритий пункт «Розстановка пріоритетів», оскільки саме він має найбільше практичне застосування.

Чому варто розставляти пріоритети

Щоб справлятися з великим навантаженням, варто пріоритезувати завдання. Так, навряд чи вийде зробити абсолютно все відразу і одночасно, але це нормально. Звичайно, пріоритети доведеться іноді коригувати і змінювати, так як в житті нічого не йде на 100% за планом.

Пріоритизація допомагає сфокусуватися на основних цілях, зробити спочатку найважливіші і заплановані справи, а вже потім перейти до другорядних.

Наприклад, людині потрібно підготуватися до презентації проекту на роботі, сходити до лікаря на обстеження, дочитати книгу з економіки і пройти популярну гру, яка нещодавно вийшла, а тут ще й друзі кличуть в бар сходити. І на все про все у цієї людини не так багато часу. Варто відзначити, що часто бувають ситуації, коли справ набагато більше, але обмежимося описаною вище ситуацією для простоти. Як правильно розставити пріоритети людині з прикладу буде залежати цілком від того, які у нього цілі:

Добре відпочити — бар буде на першому місці, інші справи будуть відкладені, може навіть жертвуючи іншими справами (раніше піти з роботи, щоб встигнути в бар, наприклад).
Спочатку робота — в такому випадку, швидше за все доведеться сходити в бар наступного разу, до книги повернутися на вихідних.
Здоров'я і саморозвиток — відпроситися на роботі раніше і відвідати лікаря, а ввечері можна буде встигнути ще й книгу почитати.

Можна навести ще кілька прикладів того, як можна розставити пріоритети в даній ситуації. Цей приклад показує, що потрібно в першу чергу мати мету, і в залежності від неї вже розставляти пріоритети.

У будь-якій справі важливо визначити пріоритети. Інакше другорядне, хоча і потрібне, відніме всі сили і не дасть дійти до головного. Ігор Васильович Курчатов, 1903–1960

Приклади методик

Можна почати з найпростішого: взяти список справ і розставити пріоритети циферками, починаючи з найважливіших. І далі починати роботу над завданнями по розставленим пріоритетам. Цей примітивний метод підійде, щоб виробити звичку пріоритезувати справи. Згодом можна перейти до однієї з більш комплексних методик.

Люди вже придумали безліч різних методик для розстановки та управління пріоритетами. У кожної з них є свої плюси і мінуси. Все це докладно вже розібрано тисячі разів в статтях в Інтернеті та книгах. Я рекомендую ознайомитися з наступними:

Так, розумію, що все це звучить нудно, заумно та ин. Але хоча б спробуйте перераховані методики раз, а закинути їх завжди встигнете. Сам я зупинився на матриці Ейзенхауера, трохи модифікувавши її під себе.

Моя робоча дошка Trello.

Розставляйте пріоритети для завдань так, як вважаєте за потрібне. Не варто підходити до цього занадто педантично: це не іспит і ніхто не буде перевіряти вашу оцінку, а будуть дивитися на підсумкову роботу (або її відсутність). Після того, як пріоритети розставлені, не менш важливим є фокусування на пріоритетних завданнях. А для найкритичніших справ або подій варто додавати собі сповіщення.

Нагадування

Мабуть, це найефективніша порада, до якої потрібно прислухатися відразу після того, як ви розставили пріоритети. Він дозволяє дотримуватися і не забувати про завдачі. Часто буває таке, що справ навалюється купа, і ми щось випускаємо з уваги, а потім отримуємо догану, що важливе завдання досі не виконане. Або в рутинному потоці робочих справ можемо забути привітати близьких людей з днем народження/іншим важливим святом, що може негативно вплинути на подальші відносини.

Нагадуйте собі кожен день про те, в чому полягають ваші пріоритети. Розклейте різнокольорові стікери по своїй квартирі, використовуйте нагадування на телефоні або ноутбуці (Google Calendar або інші подібні додатки), бомбардуйте свою психіку цією інформацією та не дайте собі про неї забути.

Фокусування

Не менш необхідний навик для ефективного управління часом — це сфокусованість і концентрація на завданні. У наш час частим відволіканням від роботи і прокрастинацією страждають майже всі через велику кількість інформаційного шуму навколо нас. Є люди і з особливими захворюваннями, типу синдрому дефіциту уваги і гіперактивності, але найчастіше погану концентрацію мають люди, які не вміють фокусуватися на важливому.

Щоб ефективно працювати, не втрачаючи уваги, не дозволяйте нічому вибивати вас зі стану потоку. Раджу спробувати наступні підходи для мінімізації відволікаючих факторів, щоб домогтися більш високої продуктивності:

Включати тихий режим у всіх чатах в месенджерах, крім особистих повідомлень.
Відключати повідомлення скрізь, крім emergency каналів зв'язку.
Розбирати пошту і особисті повідомлення не тоді, коли вони приходять, а між виконанням завдань, в перерву.
Виділяти окремий час для перевірки соц. мереж. Наприклад, коли їдете в транспорті, чекаєте в черзі або влаштовуєте перерву. Також, варто ввести обмеження за часом для кожної соц. мережі, щоб випадково не провести там весь робочий вільний час.

Висновок

Пам'ятайте, що мета управління часом — домогтися того, щоб вся ваша діяльність найбільш ефективним шляхом вела вас до виконання певних цілей — короткострокових або довгострокових. Навіть час з близькими або перегляд фільму несуть за собою ціль — зробити вас щасливими і відпочившими, щоб в робочий час ви могли продуктивно виконувати інші цілі.

Фраза «У мене немає часу» — завжди лукавство. Ми не робимо якихось речей не тому що не встигаємо, а тому що не шукаємо можливість зробити їх. Відповідно вони для нас просто непріоритетні. Пріоритети складаються з бажань і цілей. Якщо є бажання, то при будь-завантаженості знайдеться час для нього, адже це стане найважливішим.

В цілому, почніть з чогось простого: спробуйте розставити пріоритети для завдань, заведіть нагадування для найважливіших справ, спробуйте не відволікатися на соц. мережі протягом робочого дня та iн. З часом, можна перейти на більш складні методики планування часу або виробити для себе свою власну методику. Головне — почати займатися плануванням і розставляти пріоритети.

Часовий ресурс — найважливіший ресурс для людини. Завдяки управлінню часом досягнення цілей переходить з розряду чаклунства до роботи за простим алгоритмом.

І запам’ятай: ніколи нічого не доб’єшся, поки не навчишся визначати, що для тебе в даний момент найголовніше. Роберт Гайнлайн, «Зоряний десант», 1959

Не забудьте ознайомитися з основним каналом і його дочірніми каналами на інших мовах!