Онбординг (что такое, чем отличается от адаптации, примеры реальных кейсов, чек-листы)
Каждый, вступая в новую должность, испытывает в той или иной степени стресс. Новичок должен посвящаться во все важные моменты, начиная от рабочих обязанностей до корпоративной культуры.
Компания должна приложить максимум усилий для полноценной адаптации нового сотрудника. Что для этого нужно? Определенные мероприятия, действия, которые позволят максимально эффективно включить сотрудника в рабочую и социальную сферы компании. Все это называется онбордингом.
Простыми словами, онбординг — это подготовка новичка к любым задачам. Это посвящение во всё важное, с чем столкнётся сотрудник: от рабочих обязанностей до корпоративной культуры.
Если онбординг пройдёт удачно, сотрудник останется в компании надолго, а значит, не нужно будет тратить ресурсы на поиск нового.
Список действий вовремя онбординга различается от команды к команде. Онбординг начинается в момент предложения о работе, продолжается во время введения в должность и после него. Он может потребоваться, если сотрудник переходит в другую команду в рамках одной компании.
Онбординг помогает решить вопросы текучки кадров.По данным O.C. Tanner и Allied Workforce Mobility Survey, при неправильном подходе к организации онбординга новых сотрудников в течение первых 45 дней компания теряет до 20% вновь принятых работников, еще 25% увольняются в течение года. Адаптация сотрудника сама по себе не пройдет успешно, если в компании не разработана специальная программа.
Буквально термин онбординг переводится как «посадка на борт самолета». В контексте управления персоналом онбординг представляется как знакомство с предприятием, первичное погружение в работу.
Адаптация же, в свою очередь, включает в себя три этапа:
Onboarding
Induction
Adaptation
То есть, онбординг – это часть адаптации. Понятие может употребляться в широком смысле (как синоним), так и частно.
План онбординга
Онбординг непосредственно связан с испытательным сроком новичка в компании. Процесс онбординга в целом можно поделить на 5 этапов:
1) Начало онбординга (0 день) – как говорилось ранее, онбординг начинается еще на этапе предложения о работе, сотрудника необходимо подготовить, снабдить нужной информацией и подготовить коллег к его приходу.
2) Знакомство с компанией (1 день) – новичка нужно познакомить его с коллегами, оформить и снабдить всем необходимым для работы
3) Погружение в деятельность (1 неделя) – на этом этапе сотрудник вступает в игру и погружается в рабочие обязанности, у него, наверняка, будут возникать масса вопросов. Общая задача всех, кто участвует в процессе онбординга – оперативно, подробно и внятно ответить на них.
4) Оценка адаптации (1 месяц) – здесь сотрудник погружается в деятельность компании, может показать первые результаты своей работы и получает более реалистичное представление о своих карьерных возможностях.
5) Завершение испытательного срока (3 месяц) – на заключительном этапе подводятся итоги онбординга, оценивается эффективность и качество выполненных работ, а также определяете прогресс адаптации сотрудника в новом коллективе. Цель этапа – принять решение относительно нового сотрудника и создать план его развития / вхождения в должность с индивидуальными рекомендациями.
Каждому сотруднику, участвующему в процессе онбординга, на каждом этапе отведена определенная роль со своей зоной ответственности:
· эйчар – внутренний специалист по персоналу, который управляет процессом онбординга
· адаптатор– коллега нового сотрудника, который помогает ему интегрироваться в компанию
· наставник – коллега нового сотрудника (чаще всего, ведущий, более опытный специалист), который помогает ему эффективно выполнять рабочие задачи
· руководитель – непосредственный руководитель компании, который получает отчеты, беседует 1:1 и принимает решения в рамках работы с самим сотрудником
Полный чек-лист смотри по ссылке https://vc.ru/hr/305412-onbording-v-vashey-kompanii-chek-list-dlya-poshagovoy-integracii-sotrudnika
Как автоматизировать процесс онбординга
Процесс онбординга можно частично автоматизировать и сильно упростить. Чтобы облегчить себе выполнение задач (и неважно, кто вы – эйчар, руководитель, адаптатор или наставник), рекомендую пользоваться этими инструментами:
Все контрольные точки процесса онбординга лучше сразу планировать в календаре: рекомендую использовать общий Google Календарь, который интегрируется с вашими контактами, почтой и облачным диском.
Документацию, регламенты и доступы к внутренним сервисам лучше хранить в одном месте. Чтобы не полагаться на папки, бумажки и свою память, можно пользоваться облачными платформами. Для этой цели мы сами сделали WikiWorks – онлайн-сервис по онбордингу, адаптации и обучению сотрудников. Помимо всего перечисленного, там даже можно обучать сотрудников и проверять их знания с помощью тестов.
Фиксировать цели и обратную связь от сотрудника на испытательный период, ваши действия в рамках онбординга и прочие задачи стоит в таск-менеджере. Так вы ничего не забудете, сможете отслеживать динамику выполнения и понимать, кто и где испытывает сложности. Trello позволяет отслеживать, на каком этапе онбординга находятся сотрудники, и составлять чек-листы с задачами для работника и адаптатора. Здесь же можно назначить ответственных и указывать сроки.
Виртуальный помощник по адаптации сотрудников для компании «ВЕРТЕКС»
Разработали и внедрили виртуального помощника Верту — главного агента HR-службы фармацевтической компании «ВЕРТЕКС»
С чего всё началось
Ежегодно компания «ВЕРТЕКС» нанимает порядка 350 новых сотрудников. Как следствие, «ВЕРТЕКС» заинтересован в максимально быстром и эффективном процессе адаптации. Было принято решение увеличить эффективность онбординга и сделать его цифровым.
В чём сложности
Опросы показали, что почти половине новых сотрудников не хватало единого источника информации о компании и адаптационных мероприятиях.
Решение
Оптимальным решением стала разработка компании Personik: интеллектуальный чат-бот, который умеет общаться с сотрудниками через привычные мессенджеры. Так родилась Верта — виртуальный помощник для новых сотрудников компании «ВЕРТЕКС».
Что получилось
После получения оффера каждый новый сотрудник подключается к Верте в мессенджере. Сейчас Верта развивается в трёх направлениях:
Результаты и эффективность
→ Рекрутеры, руководители и наставники начали экономить 23 рабочих часа на каждого новичка за период адаптации;
→ Новые сотрудники начали выходить на ≈ 17 рабочих часов в месяц быстрее;
→ Благодаря внедрению помощника, текучесть сотрудников на испытательном сроке была снижена на 2,48%.
Опросы сотрудников показали, что создание помощника было удачным решением:
≈ 90% новых сотрудников отметили полноту информации о компании, понятность и прозрачность процесса адаптации, удобство инструмента;
≈ 80% руководителей говорят об увеличении вовлеченности наставников в процесс адаптации;
≈ 90% наставников подтвердили, что Верта помогает им в адаптации новых сотрудников.
Таким образом, чат-бот, который изначально был задуман как помощник в адаптации, приобрёл большую популярность и начал развиваться в самых разных направлениях. Сейчас Верта с каждым днём всё активнее интегрируется в корпоративную культуру «ВЕРТЕКСА» — например, совсем недавно она снялась в главной роли фильма-экскурсии по производству.
О том, как изменение процесса онбординга снизило затраты, повысило эффективность команды, а также увеличило лояльность внутри компании
Что было не так с онбордингом
Раньше в CityAds онбординг новых сотрудников не был автоматизирован — им полностью занимались руководители или наставники. Новичок оформлялся у эйчара, а вопросы по работе и своим обязанностям задавал начальству или наставнику — специалисту, который проработал в компании некоторое время и готов поделиться опытом.
Задачи
Для того, чтобы пересмотреть свой подход к онбордингу, летом 2022 года CityAds обратились в агентство Edburo, которое занимается разработкой обучения для сотрудников.
С чего началась работа
Команда Edburo провела интервью с руководителями направления бизнеса в CityAds. Далее последовали интервью с новичками и наставниками, которые поделились опытом онбординга, выделили основные проблемы и оставили свои пожелания.
Как упаковали онбординг
Основываясь на интервью с сотрудниками CityAds, справочниках и help-центрах в открытых источниках, а также имеющихся базах знаний, команда Edburo разработала две программы обучения:
Общий онбординг для всех отделов — что такое партнерский маркетинг, кто такие веб-мастера и как как работает CityAds
Углубленный онбординг для специалистов команд фронт-офиса — более детальная информация обо всех продуктах CityAds, специфике работы с ними, видам трафика и нарушений.
После согласования обучающих материалов было записано 14 видео с экспертами CityAds. Когда все было готово, курсы загрузили на платформу Techbase, открыли к ним доступ для сотрудников с корпоративной почтой и настроили автоматическое назначение курсов для новичков, чтобы сэкономить время эйчаров.
Результат
После введения нового процесса онбординга время руководителя, которое он тратит на обучение новичка, сократилось на 70%. А срок обучения нового сотрудника сократился в три раза.
В пересчете на деньги вышло, что централизованный онбординг сотрудников экономит до 20% бюджета компании.