Что можно сделать вместо смены основного домена

При регистрации в Google Workspace или Cloud Identity необходимо указать имя домена, который будет основным доменом для вашего аккаунта. Вы и ваши пользователи получаете имена и адреса электронной почты в этом домене.

В каких случаях требуется сменить основной домен?

Изменение основного домена не всегда оправданно, так как это сложный процесс. Вместо этого вы можете просто добавить другой домен в качестве псевдонима или дополнительного домена.

Менять основной домен нужно только в том случае, если вы:

• хотите, чтобы пользователи входили в аккаунты с новым именем основного домена;
• больше не являетесь владельцем старого домена и хотите удалить его из своего аккаунта;
• хотите, чтобы при предоставлении доступа к Диску и рассылке приглашений на мероприятия в Календаре использовались основные адреса электронной почты, относящиеся к одному домену.
• используете Google App Engine, который выполняет вход в аккаунты пользователей в основном домене.

Можно ли изменить основной домен для моего аккаунта?

Вы можете изменить основной домен в некоторых версиях Google Workspace и Cloud Identity.

Изменить основной домен нельзя для следующих типов аккаунтов:

• аккаунты бесплатной пробной версии;
• аккаунты с доменным именем, приобретенным при оформлении подписки;
• аккаунты, приобретенные у Google Domains, Wix, Squarespace или у других поставщиков сайтов и регистраторов доменов;
• аккаунты с устаревшей бесплатной версией G Suite;
• аккаунты реселлеров Google Workspace.

Если вы используете версию Nonprofits, управление устройствами Chrome или Chromebox для видеоконференций, обратитесь в службу поддержки Google Workspace за инструкциями.

Вам нужны только адреса электронной почты в новом домене

Чтобы отправлять и получать почту с использованием адреса в новом домене, добавьте домен в качестве псевдонима. При входе в свой аккаунт в старом домене пользователи смогут отправлять и получать почту с адресами в новом или старом доменах.

Соответствующие инструкции приведены в статье Как добавить несколько доменов или их псевдонимов.

Вам необходим новый основной домен

Ознакомьтесь с требованиями и выполните инструкции из статьи Как изменить основной домен для G Suite.

Google сервисы авторизируется через подключение к основному имейл и основному ID. При миграции теряется ID и слетает доступ к аккаунтам некоторых сервисов типа Youtube; Чтобы это предотвратить замените основной адрес электронной почты для других служб Google на другой адрес (который не используется для переноса), выполните перенос, а затем измените основной адрес электронной почты обратно на недавно перенесенный адрес электронной почты.

Вы можете изменить основной домен G Suite с помощью существующего поддомена.

Возможно, вы захотите сделать это, чтобы отразить изменения в вашей реальной организации или компании, такие как переименование или ребрендинг.

Основными преимуществами для большинства организаций будут последовательные брендинги в общих ресурсах дисков и приглашениях календаря, которые всегда показывают основной адрес электронной почты пользователя.Принятие домена может потребовать, чтобы вы затем изменили учетные записи пользователей, переименовав их для использования нового основного домена, и может иметь последствия для таких вещей, как:

• Вход в систему
• Синхронизация дисков
• 2-шаговая проверка
• сторонние приложения

Поэтому рекомендуется тщательно планировать любые изменения.

Поддомен должен быть уже добавлен и проверен и должен быть поддоменом, а не псевдонимом домена.

Изменение происходит достаточно просто через панель администратора и требует, чтобы ваша учетная запись имела права настройки домена (или суперадминистратора) для его выполнения.

В панели администратора

• Перейдите в раздел > Домены
• Нажмите кнопку Сделать основным (справа от доменного имени, которое вы хотите использовать в качестве основного домена)
• Нажмите кнопку Изменить основной домен

Как изменить основной домен для Google Workspace

Эта статья предназначена для администраторов. Чтобы изменить имя пользователя в адресе, заканчивающемся на @gmail.com, следуйте этим инструкциям.

Если вы приобрели новый домен или сменили бренд компании, то можете изменить домен для своего аккаунта Google Workspace. Новый домен можно будет использовать для адресов электронной почты, совместного доступа к Диску, проведения видеовстреч в Meet и работы с другими сервисами.

Изменение основного домена – это сложный процесс. Вместо этого вы можете добавить в аккаунт ещё один домен. Подробнее о том, что можно сделать вместо изменения основного домена…

Требования

Изменить основной домен нельзя для аккаунтов Google Workspace и G Suite следующих типов:

• аккаунты с доменным именем, приобретенным при оформлении подписки;
• некоторые новые аккаунты Google Workspace:
• аккаунты бесплатной пробной версии (если при оформлении подписки вы неправильно указали домен, вы можете удалить этот аккаунт Google Workspace);
• аккаунты с неподтвержденным основным доменом (вы можете подтвердить домен или удалить этот аккаунт Google Workspace);
• аккаунты, приобретенные через сервис Google Domains;
• аккаунты в домене deviceadmin.goog;
• аккаунты с оборудованием Google Meet (обратитесь в службу поддержки, чтобы изменить основной домен);
• аккаунты устаревшей бесплатной версии G Suite.

Примечание. Если вы используете Google Workspace for Nonprofits, отдельную лицензию Chrome Education, отдельную офлайн-лицензию Chrome Enterprise, оборудование Google Meet или являетесь авторизованным реселлером Google Workspace, для получения рекомендаций свяжитесь со службой поддержки.

Как изменить основной домен

Если при регистрации в Google Workspace вы указали не тот домен, который вам нужен, вы можете удалить аккаунт в течение пробного периода.

Вам нужно добавить новый домен в консоли администратора и настроить электронную почту. Затем следует обновить адреса электронной почты для пользователей и групп (например, [email protected]), чтобы в них использовался новый основной домен.

Предыдущий домен можно оставить в качестве пользовательского псевдонима домена – тогда пользователи смогут получать почту, отправленную и на новый, и на старый адрес.

Развернуть все | Свернуть все

Шаг 1. Подготовьтесь к переходу на новый домен

1. Убедитесь, что вы можете войти в аккаунт на сайте регистратора своего основного домена, например GoDaddy или Enom. Вам потребуется обновить настройки домена. При возникновении вопросов обратитесь к регистратору.
2. Если вы приобрели аккаунт у реселлера, свяжитесь с ним до перехода, чтобы получить помощь.
3. Если у вас есть сайты, созданные в классической версии Google Сайтов, перенесите их в новую версию сервиса. Если вы удалите старый основной домен, размещенные в нем классические сайты также будут удалены.
4. Сообщите пользователям об изменении основного домена и действиях, которые им необходимо выполнить. Ниже приведен шаблон уведомления.

Шаг 2. Добавьте новый домен и настройте электронную почту

1. В текущем аккаунте [email protected] у вас нет разрешения на выполнение этих действий. Воспользуйтесь аккаунтом администратора для входа в консоль администратора Google.Переключиться на аккаунт администратора (вы выйдете из текущего аккаунта) | Подробнее…
2. На главной странице консоли администратора выберите ДоменыУправление доменами.
3. В разделе Управление доменами нажмите Добавить домен.Примечание. Если вы используете устаревшую бесплатную версию G Suite, ссылка "Добавить домен" будет недоступна.
4. Введите имя домена.Если вы недавно удалили этот домен из аккаунта Google Workspace, вам нужно подождать до 24 часов, прежде чем добавлять домен. Ознакомьтесь с советами по устранению неполадок.
5. Выберите тип домена:
• Дополнительный домен подойдет в следующих случаях:
• Если вы хотите использовать новый домен в качестве основного. Подробнее о том, как изменить основной домен…
• Если новый домен нужно добавить для отдельной команды или организационного подразделения.
• Пользовательский псевдоним домена:
• Если вы хотите добавить псевдонимы электронной почты (дополнительные адреса электронной почты) для пользователей. Google Workspace автоматически создаст псевдонимы после того, как вы добавите домен.
6. Нажмите Добавить домен и начать подтверждение.Подтвердите право собственности на домен, следуя инструкциям.
7. Чтобы использовать Gmail в этом домене, вернитесь к разделу Управление доменами после подтверждения. Найдите новый домен и нажмите Активировать Gmail.Выполните инструкции по настройке Gmail.

Шаг 3. Переключитесь на новый основной домен

Совет. Воспользуйтесь быстрой ссылкой. На главной странице консоли администратора нажмите Изменить основной домен.

1. В текущем аккаунте [email protected] у вас нет разрешения на выполнение этих действий. Воспользуйтесь аккаунтом суперадминистратора для входа в консоль администратора Google.Переключиться на аккаунт суперадминистратора (вы выйдете из текущего аккаунта) | Подробнее…
2. На главной странице консоли администратора выберите ДоменыУправление доменами.
3. Нажмите Изменить основной домен.Если эта возможность недоступна:
• У вас есть пользовательский псевдоним домена. Удалите его и добавьте домен как дополнительный, выполнив инструкции шага 2.
• Ваш тип аккаунта не предусматривает смену основного домена (изучите раздел Требования).
4. Укажите домен, который вы хотите сделать основным, и нажмите Изменить основной домен.Важно! На вступление изменений в силу может потребоваться до 48 часов. Пока этого не произойдет, ваша почта будет доставляться по адресам в старом основном домене. Вы можете перейти к следующим шагам.

Шаг 4. Переведите пользователей и группы на новый домен

Как переименовать аккаунты пользователей, указав новый домен

Вам потребуется изменить пользовательские адреса электронной почты, указав для них новое доменное имя. Прежде чем выполнить указанные ниже действия, ознакомьтесь с последствиями смены имени пользователя.

Важно! Когда вы переименуете свой аккаунт администратора, вы автоматически выйдете из системы. После этого вам потребуется войти в нее с новым именем пользователя.

1. В текущем аккаунте [email protected] у вас нет разрешения на выполнение этих действий. Воспользуйтесь аккаунтом суперадминистратора для входа в консоль администратора Google.Переключиться на аккаунт суперадминистратора (вы выйдете из текущего аккаунта) | Подробнее…
2. На главной странице консоли администратора выберите Пользователи.
3. Нажмите на имя пользователя, чтобы открыть его страницу.
4. В левой части страницы выберите Переименовать пользователя.
5. В разделе "Основной адрес электронной почты" нажмите на стрелку вниз и выберите новый основной домен.
6. Нажмите Переименовать.

Совет. Если пользователей много, измените их имена с помощью электронной таблицы.

Как переименовать группы рассылки, указав новый домен

Обновите адреса групп, указав новый основной домен. Например, измените адрес info@stariy-domen.com на info@noviy-domen.com.

1. В текущем аккаунте [email protected] у вас нет разрешения на выполнение этих действий. Воспользуйтесь аккаунтом суперадминистратора для входа в консоль администратора Google.Переключиться на аккаунт суперадминистратора (вы выйдете из текущего аккаунта) | Подробнее…
2. На главной странице консоли администратора выберите Группы.
3. Нажмите на группу, которую нужно переименовать, чтобы открыть ее страницу.
4. В верхней части страницы нажмите на значок "Изменить" .
5. Нажмите на стрелку вниз и выберите новый основной домен.
6. Нажмите Сохранить информацию о группе.

Шаг 5. Перепрофилируйте или удалите старый основной домен

Старый домен в Google Workspace можно использовать следующим образом:

• Сохранить возможность вести переписку с адресов в старом домене
  Прежнее доменное имя можно сделать пользовательским псевдонимом домена. Так вы сможете отправлять и получать почту и в новом основном, и в старом домене. Дополнительная плата за это не взимается.

Вам нужно удалить старый домен и добавить его в качестве пользовательского псевдонима домена.
Подробнее…

• Сохранить старый домен как дополнительный (по умолчанию)
  Вы можете добавить отдельную группу пользователей в дополнительный домен. У всех пользователей будет свой адрес электронной почты в этом домене, но вам придется платить за каждый почтовый аккаунт.
• Удалить старый домен
  Если вы не хотите использовать старый основной домен, удалите его.

Шаг 6. Обновите настройки Google Workspace

Обновите настройки для:

• оплаты;
• пользовательских псевдонимов домена;
• приложений из каталога Marketplace;
• логотипов и собственных URL.

1. Убедитесь, что важные уведомления об оплате приходят на правильный адрес электронной почты, и проверьте контактную информацию своей компании.
2. Если у вас есть пользовательские псевдонимы домена, удалите и снова добавьте их в свой аккаунт.Примечание. Пользовательские псевдонимы домена связаны со старым основным доменом. После удаления псевдонима может пройти до 24 часов, прежде чем его можно будет снова добавить в аккаунт.
3. Если вы устанавливали приложения из каталога Marketplace, уточните у разработчиков, требуется ли переустановка. Если в приложении есть данные, привязанные к доменному имени или пользовательским адресам электронной почты, после внесения изменений они будут утеряны.
4. При необходимости попросите пользователей изменить старое доменное имя в URL сайтов на новое, чтобы они могли редактировать их. Например, вместо sites.google.com/a/stariy-domen.com указать sites.google.com/a/noviy-domen.com.
5. При необходимости обновите свои логотипы и собственные URL, которые показываются в аккаунтах Google Workspace пользователей.

Если у вас есть аккаунт Google Cloud, смена основного домена не повлияет на ваши проекты и ресурсы. Отображаемое название ресурса "Организация" в Google Cloud изменится в течение нескольких дней.

Как отправить пользователям уведомление о смене основного домена и инструкции (необязательно)

Сообщите пользователям об изменении основного домена и действиях, которые им необходимо выполнить. Ниже приведен пример такого уведомления, которое вы можете отредактировать по своему усмотрению. Если вы хотите добавить в него дополнительные инструкции или советы, вам поможет эта статья.

Пример уведомления о смене домена

Наш электронный адрес был изменен с <stariy-domen.com> на <noviy-domen.com>. Информация о том, как использовать ваш новый адрес, приведена ниже.Новый адрес электронной почты. Ваш новый адрес электронной почты выглядит следующим образом: <[email protected]>. Используйте этот адрес для входа в аккаунт Google Workspace (пароль остался прежним).В наших группах рассылки, таких как info@ и sales@, теперь также используется новое доменное имя.Рекомендуемые действияЗамените домен в подписи для электронных писем на новый. Подробнее…Если вы используете <приложение из каталога Marketplace или собственное приложение>, выйдите из него, а затем войдите с новым адресом электронной почты.

Пример уведомления о смене домена и особенностях работы с почтой в новом и старом доменах

Наш электронный адрес был изменен с <stariy-domen.com> на <noviy-domen.com>. Информация о том, как использовать ваш новый адрес, приведена ниже.

Новый адрес электронной почты. Ваш новый адрес электронной почты выглядит следующим образом: <[email protected]>. Используйте этот адрес для входа в аккаунт Google Workspace (пароль остался прежним).Электронная почта. Письма, отправленные на ваш прежний адрес, будут как и раньше доставляться в ваш почтовый ящик. Ваш старый адрес теперь является псевдонимом (дополнительным адресом) для нового.В наших группах рассылки, таких как info@ и sales@, теперь также используется новое доменное имя. Однако вы по-прежнему будете получать письма, отправленные на старые групповые адреса.Рекомендуемые действияЗамените домен в подписи для электронных писем на новый. Подробнее…Задайте в Gmail настройки, позволяющие отправлять письма со старого адреса.В поле Адрес электронной почты укажите свой старый адрес.Если вы используете приложение из каталога Google Workspace Marketplace или собственное приложение, выйдите из него, а затем войдите с новым адресом электронной почты.

Обмен доменами

Наша учетная запись Source имеет example.com доменное имя, а также имеет ряд пользователей с @example.com электронные письма. Нам нужна учетная запись назначения, чтобы иметь это доменное имя, но мы не можем удалить доменное имя из исходной учетной записи, пока к ней все еще привязаны пользователи. Итак, нам придется перенести всех пользователей на другое доменное имя.

Как уже упоминалось в разделе "Что вам понадобится", вам нужно будет добавить второе доменное имя к этой учетной записи, чтобы у вас было куда переместить этих пользователей. Возможно, что поддомен будет работать здесь, если он имеет разные записи MX, я не совсем уверен.

В консоли администратора исходной учетной записи нажмите "Пользователи". Выберите данного пользователя и нажмите “Учетная запись”.

Нажмите кнопку Изменить в разделе Основные сведения.

Вы увидите модал “Обновить пользователя”, в котором будет указан адрес электронной почты текущего пользователя. Должно быть выпадающее меню для доменного имени. Выберите альтернативное доменное имя и нажмите кнопку “Обновить пользователя”.

Вам нужно будет сделать это для каждого пользователя в домене, чтобы ни один пользователь не был привязан к example.com уже нет. Это позволит вам удалить example.com как домен из вашей исходной учетной записи, не удаляя никого из пользователей (или их драгоценные данные).

Дополнительная морщина – когда вы переименовываете пользователя, Google “услужливо” добавляет его старый адрес электронной почты в качестве псевдонима. Вам придется удалить этот псевдоним.

2. Низкая безопасность - лучшая безопасность

Google считает, что только их поток входа в систему OAuth безопасен, и поэтому ввод учетных данных пользователя в любой другой форме небезопасен. Странная часть заключается в том, что Google сам предлагает инструмент migrator, и инструмент не использует их OAuth flow...so они предоставляют свой собственный небезопасный инструмент. В любом случае нам нужно включить “менее безопасные приложения” для каждой учетной записи, чтобы использовать инструмент миграции.

В консоли администратора нажмите "Безопасность". На странице безопасности нажмите “Основные настройки”.

В самом низу есть ссылка “Перейти в настройки для менее безопасных приложений”.

Здесь выберите свою организацию. Если вы пропустили шаг выше для создания суборганизации, вашим единственным выбором будет применение менее безопасных приложений для всей основной организации (что, если вы перемещаете всех пользователей, прекрасно). Выберите соответствующую организацию и нажмите “Принудительный доступ к менее защищенным приложениям для всех пользователей (не рекомендуется)”.

3. Включите IMAP для каждой учетной записи

Это один из шагов, который я просто не могу поверить, что это необходимо для крупных организаций. По-видимому, вам нужно войти в систему как каждый пользователь исходной учетной записи (и вам нужно будет сбросить пароль, так как вы, вероятно, не знаете их пароль) и убедиться, что их настройки IMAP включены, чтобы данные могли быть перенесены. Запишите этот пароль для шага Start Email Migration Service.

Google имеет простой список шагов здесь, как только вы вошли в систему как пользователь – я повторил их ниже:

1. На компьютере откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите "Настройки" .
3. Нажмите Настройки.
4. Перейдите на вкладку Переадресация и POP / IMAP.
5. В разделе “Доступ к IMAP” выберите Включить IMAP.
6. Нажмите Сохранить изменения.

Теперь мы можем, наконец, удалить домен из исходной учетной записи и добавить его в учетную запись назначения. Обратите внимание, что поскольку мы перемещаем ее на одни и те же серверы Google Workspace, вам не нужно менять записи MX – они будут указывать на Google Workspace все время.

Если вы получаете сообщение об ошибке, говорящее, что используется доменное имя, это может быть псевдоним пользователя, а также группа Google. Если вы ничего не видите ни для одного из них, обратитесь в службу поддержки, и они могут попытаться найти его для вас.

4. Удаление домена из учетной записи источника

Чтобы удалить домен из исходной учетной записи, перейдите в раздел Домены консоли администратора, а затем нажмите кнопку Добавить / удалить домены.

Сделайте свой вторичный домен, в моем случае example-two.com , первичный домен, нажав на кнопку “СДЕЛАТЬ ПЕРВИЧНЫМ”. Как только это основной домен, обновите страницу, и вы увидите, что два доменных имени поменялись местами. Теперь, когда ваш основной домен, в моем случае example.com , не является основным доменом, вы можете нажать кнопку “Удалить” рядом с ним.

5. Добавление домена в учетную запись назначения

Теперь, когда доменное имя “невостребовано” в отношении рабочей области Google, перейдите к целевой учетной записи и добавьте домен, в основном обратный процесс удаления из исходной учетной записи. Конечно, на этом этапе вам понадобится ранее созданная учетная запись назначения, чтобы добавить учетную запись. Если у вас его нет (поскольку это будет единственный домен), теперь вы можете создать новую учетную запись и указать это доменное имя в качестве основного в форме регистрации.

Между удалением домена из одной учетной записи и тем, когда система поймет, что домен освобожден, пройдет некоторое время. Между этими двумя событиями вы не сможете добавить доменное имя в свою новую учетную запись. Мой представитель чата Google сказал мне, что он ничего не может сделать, чтобы ускорить этот процесс. Это, опять же, не может быть способом, которым крупные организации делают что–то – они должны быть в состоянии сделать быстрый переход между старыми и новыми системами - но таково состояние инструментов, которые я смог использовать. Я продолжал проверять примерно каждые 5 минут и, наконец, смог добавить новый домен примерно через 45 минут.

6. Немедленно создайте заново пользователей в целевой учетной записи

Ранее мы переместили все @example.com пользователи, чтобы @example-two.com на Исходном аккаунте. Теперь, когда доменное имя настроено в учетной записи назначения, пришло время создать новую @example.com снова пользователи. Шаги довольно просты – вы можете добавлять пользователей по отдельности (https://support.google.com/a/answer/33310?hl=en), или сделайте CSV и создайте всех пользователей сразу (https://support.google.com/a/answer/40057).

Я выбрал способ CSV, потому что это быстрее – цель состоит в том, чтобы позволить этим новым пользователям начать получать электронную почту как можно быстрее. Я бы предложил войти в систему как один из этих пользователей и отправить / получить тестовое электронное письмо или два, чтобы подтвердить, что учетные записи работают должным образом, прежде чем переходить к шагу миграции, который занимает много времени, и вы, вероятно, не хотите останавливать его, чтобы диагностировать проблему.

7. Запустите службу миграции электронной почты

В текущем состоянии у нас есть example.com на нашем целевом счете, и все @example.com пользователи созданы и готовы отправлять и получать электронную почту. У нас также есть соответствующие @example-two.com пользователи в исходной учетной записи, у которых есть вся историческая электронная почта. Нам нужно перенести электронную почту из @example-two.com пользователей к их соответствующим @example.com пользователи.

В консоли администратора целевой учетной записи нажмите на Перенос данных. На первой странице формы выберите “Электронная почта”.

На второй странице формы установите источник миграции в “Google Workspace”. Для протокола подключения оставьте его как “Автоматический выбор (рекомендуется)". Наконец, для учетной записи роли вам необходимо ввести регистрационные данные администратора для исходной учетной записи. Это дает целевой учетной записи возможность связаться с исходной учетной записью и извлечь данные электронной почты.

На третьем шаге вы можете выбрать дату начала миграции. По какой-то причине здесь нет опции “вся электронная почта”, вам действительно нужно выбрать дату. Поскольку Gmail официально запущен в апреле 2004 года (источник: https://en.wikipedia.org/wiki/Gmail), я выбрал пользовательскую дату и ввел 1 апреля 2003 года.

В разделе Параметры миграции я выбрал перенос удаленной и нежелательной почты – основная причина не делать этого заключается в том, что это может уменьшить объем данных, которые необходимо передать, тем самым ускоряя передачу. Тем не менее, я решил, что лучше попытаться передать пользователям почтовый ящик со всеми данными в том же месте, где они его оставили. При желании можно также исключить некоторые папки верхнего уровня (например, папку "Отправлено").

Наконец, вы достигаете стадии миграции. Вы можете нажать значок “+”, чтобы добавить новую пару пользователей, чтобы перенести данные из источника @example-two.com счет в пункте назначения @example.com счет. Обратите внимание, что существует также опция “Выбрать нескольких пользователей”, но представитель чата сказал мне, что это имеет тенденцию быть ошибочным.

Теперь вы вводите источник @example-two.com информация в разделе “Миграция из” и Пункт назначения @example.com информация в разделе “Перенос”.

Обратите внимание, что вам действительно нужен пароль для пользователя еще раз – я комментирую это в разделе "Заключение".

Добавьте каждую пару пользователей, и вы увидите, как они заполняют экран переноса данных. Вы привыкнете проверять этот экран несколько раз в день. На этом этапе вы можете отправить своим пользователям их новые пароли (в целях безопасности я всегда отмечаю кнопку “заставить пользователя изменить пароль при следующем входе в систему”). Теперь они могут начать использовать свои новые адреса электронной почты, и вся новая почта будет отображаться в их пустом почтовом ящике. Только после завершения миграции они увидят свою историческую электронную почту.

Предостережения

Google Диск / Календарь/ Контакты

По словам трех инженеров службы поддержки чата Google Workspace, с которыми я говорил, невозможно перенести Google Диск или другие службы Google между различными учетными записями Google Workspace. Если вы попытаетесь, вы получите ошибку, подобную этой:

Решение, предоставленное мне представителями чата, состояло в том, чтобы буквально войти в каждый @example-two.com учетная запись, загрузите все документы, которыми они владеют. Поделитесь всеми документами, совместно используемыми с ними, с новым @example.com домен. Затем войдите в новую @example.com аккаунт и загрузить все документы. Аналогично для контактов и календаря войдите в каждую учетную запись и экспортируйте / импортируйте.

Перенос данных

Недостатки Службы миграции облачных данных Google:
Эта служба предоставляет возможность переноса электронных писем только в том случае, если источником является Google Workspace.
Не предлагает одновременную миграцию электронной почты, контактов, календарей
Нет поддержки для переноса данных Google диска
Фильтр по дате доступен только для начальной даты

При переносе вручную администратору G Suite необходимо учитывать все недостатки для обеспечения лучшей и безопасной миграции.

Чтобы сделать это, мы собираемся переместить всех пользователей из исходной учетной запись, чтобы вместо этого использовать другой домен, @example-two.com. Мы будем применять менее безопасные приложения к этим учетным записям. Мы войдем в каждую учетную запись и убедимся, что у них включен IMAP. Мы удалим домен из исходной учетной записи и добавим его в учетную запись назначения, а затем немедленно воссоздадим пользователей в учетных записях назначения, чтобы они могли снова начать получать электронную почту. Наконец, мы воспользуемся сервисом миграции электронной почты Google, чтобы перенести старую электронную почту из @example-two.com аккаунтов на их новые, соответствующие @example.com аккаунты.

Часть 2: Как перенести электронную почту в G Suite?

Подтвердите, что ваш домен был проверен

Подождите, прежде чем начать перенос электронной почты, и google гарантирует или проверяет ваш домен. Обычно это занимает несколько часов, но в некоторых случаях может занять до 24 часов. Следовательно, вы должны проверить свой домен перед процессом миграции.

Здесь вы идете с шагами о том, как вы это делаете?

Шаг 1: Сначала войдите в консоль G Suite.

Шаг 2: Теперь нажмите на опцию ‘Приложения’.

Выберите "G Suite".

Если появляется следующее красное предупреждение, это означает, что ваш домен не был проверен:

В этом случае вы должны подождать Google, пока он не проверит ваш домен. Как только Google проверит ваш домен, вы увидите, что все ваши приложения включены.

Подтвердите, что ваш сайт использует SSL-сертификат

Прежде чем перейти к пошаговому руководству с помощью инструмента миграции G Suite, вы должны убедиться, что ваш домен имеет SSL-сертификат. Если это не так, вы не сможете использовать этот метод.

* Включите IMAP как для исходной, так и для целевой учетной записи. Это явно не указано в документации, но служба поддержки Google подтвердила мне это. Если вы этого не сделаете, в моем случае были перенесены только письма из cca. past month. По состоянию на конец 2020 г./январь 2021 г. У Google по-прежнему нет переключателя для включения IMAP глобально для всех пользователей (есть только возможность разрешить опцию IMAP, если вы понимаете, что я имею в виду), вам нужно зайти в учетную запись каждого пользователя.

* Для параметра ”Ограничения размера папки“ в настройках Gmail должно быть установлено значение ”Не ограничивать количество сообщений в папке IMAP (по умолчанию)". Это значение по умолчанию.

* при миграции из нескольких доменов вы должны добавить для них записи MX

* на экране помощника по миграции, когда вы закончите с электронными письмами из одного домена, выйдите из Помощника по миграции (Подробнее > Выход из миграции), затем снова запустите миграцию для пользователей с новыми доменами. Если вы этого не сделаете, вы получите сообщение об ошибке “Не удалось оценить размер почтового ящика”.

* домен может быть удален только после удаления электронной почты пользователя и псевдонимов электронной почты (проверьте каждого пользователя > Информация о пользователе > Альтернативные адреса электронной почты (псевдоним электронной почты)). Удалите домен, который вы переносите отсюда.

Домен приобретен до регистрации в Google Workspace

Чтобы сервисы Google Workspace работали в этом домене, вам нужно его перенести и обновить настройки домена на сайте регистратора.

1. Инструкции по переносу домена вы можете найти в центрах поддержки старого и нового регистраторов.
2. Подключите Google Workspace к новому регистратору домена.
• Измените записи MX, чтобы почта домена приходила в ваш аккаунт Google Workspace.
• Если вы создавали собственные URL или привязывали к своему домену сайты, созданные в Google Сайтах, нужно добавить записи CNAME на сайте нового регистратора.

Настройте новый аккаунт

Прежде чем переносить данные, выполните в новом аккаунте Google Workspace следующие шаги:

• Если вы используете версию Essentials, до начала переноса вам необходимо подтвердить право собственности на домен.
• Для использования сервисов Google каждому пользователю необходим аккаунт. Перенос возможен только в уже существующие аккаунты. Нельзя создать аккаунт во время переноса данных. Подробнее…
• Перед переносом нужно включить сервисы, соответствующие переносимым данным: Gmail для электронной почты, Каталог для контактов и Google Календарь для мероприятий. Подробная информация приведена в статье Как включить или отключить сервис для пользователей Google Workspace.
• Чтобы начать использовать сервисы Google, пользователям необходима соответствующая лицензия. Подробнее о лицензиях…

Чтобы настроить среду, выполните следующие действия:

• Включите для пользователей доступ по протоколу IMAP. Подробнее…
• Если у вас включена двухэтапная аутентификация или система единого входа (SSO), вам необходимо создать пароль приложения для сервиса переноса данных. Его потребуется указать позднее в консоли администратора Google при переносе почты. Подробнее…

Какие действия необходимо выполнить вашим пользователям

1. Войти в Gmail в старом аккаунте Google Workspace.
2. В правом верхнем углу нажать на значок настроек Все настройки.
3. Открыть вкладку Пересылка и POP/IMAP.
4. В разделе Доступ по протоколу IMAP выбрать Включить IMAP.
5. В разделе Ограничения на размер папки выбрать Не ограничивать количество сообщений в папке IMAP (по умолчанию).
6. Нажать Сохранить.Примечание. Чтобы вернуться к настройкам после сохранения изменений, необходимо повторить шаг 2.
7. Открыть вкладку Ярлыки.
8. Убедиться, что напротив каждого из нужных ярлыков установлен флажок Показать в IMAP.

Чтобы перенести данные, перейдите по одной из указанных ниже ссылок и следуйте инструкциям.

• Электронная почта
• Контакты
• Календари

Примечание. Сервис переноса данных не позволяет одновременно перенести данные разных типов, например почты, контактов и календарей. Эти данные нужно переносить по отдельности.

Как перенести данные электронной почты от лица пользователей

Эта статья предназначена для администраторов, которым нужно перенести данные электронной почты организации в Google Workspace. Если вы пользователь, которому нужно перейти с Google Workspace на Gmail, следуйте указаниям в разделе Если нужно получить только старые сообщения.

Вы можете перенести данные электронной почты пользователей в Google Workspace с помощью сервиса переноса данных из:

• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 или Exchange Online (Microsoft 365);
• почтовых сервисов, использующих протокол IMAP, например 1&1 IONOS, AOL, Apple iCloud, Bluehost, Yahoo! или Zoho;
• другого аккаунта Google Workspace;
• личного аккаунта Gmail (@gmail.com).

Чтобы выполнить эту задачу, войдите в аккаунт суперадминистратора.

Сколько времени займет перенос данных?

Продолжительность зависит от нескольких факторов, включая следующие:

• Количество переносимых аккаунтов.
• Начальная дата переноса: чем больший период вы укажете, тем дольше продлится перенос.
• Количество и размер переносимых объектов.

Подготовка

1. Чтобы перенести данные, необходимо выполнить определенные действия в аккаунте, из которого выполняется перенос. Подробные инструкции по настройке исходного аккаунта приведены в статье Подготовьте исходный аккаунт.
2. Выполните описанные ниже действия, чтобы при помощи сервиса переноса данных выполнить перенос электронной почты из:
   
   

Шаг 1. Настройте сервис переноса данных

Выполните следующие шаги в целевом домене Google Workspace (в аккаунте, куда переносятся данные).

1. В текущем аккаунте [email protected] у вас нет разрешения на выполнение этих действий. Воспользуйтесь аккаунтом суперадминистратора для входа в консоль администратора Google.Переключиться на аккаунт суперадминистратора (вы выйдете из текущего аккаунта) | Подробнее…
2. На главной странице консоли администратора выберите Перенос данных.
3. Нажмите Настроить перенос данных.
4. В поле источник переноса выберите Google Workspace.
5. Нажмите Начать.
6. В поле Дата начала переноса оставьте значение по умолчанию или укажите нужную дату.
7. В поле Параметры переноса оставьте значения по умолчанию или исключите ненужные данные.
8. Нажмите Выбрать пользователей.

Шаг 2. Перенесите почту из другого аккаунта Google Workspace

Выполните следующие шаги в целевом домене Google Workspace (в аккаунте, куда переносятся данные).

Как перенести почту одного пользователя

1. Нажмите Добавить пользователя.
2. В поле Исходный адрес электронной почты введите адрес пользователя из исходного аккаунта Google Workspace.
3. В поле Адрес электронной почты Google Workspace начните вводить новый адрес пользователя в Google Workspace и выберите нужного пользователя в раскрывающемся списке.
4. В поле Пароль укажите пароль от исходного аккаунта пользователя в сервисе электронной почты.
5. Нажмите Начать.
6. Чтобы перенести почту другого пользователя, повторите указанные выше действия.

Как перенести почту нескольких пользователей

1. Нажмите Массовая загрузка с помощью CSV-файла.
2. Нажмите Прикрепить файл и загрузите CSV-файл переноса с адресами электронной почты в старой системе и новом аккаунте Google Workspace.Подробнее о формате CSV-файлов для переноса данных…
3. Нажмите Загрузить файл и начать перенос.
4. Если в файле обнаружены ошибки, выполните одно из следующих действий:
• Нажмите Отмена, исправьте ошибки и загрузите файл заново.
• Установите флажок Игнорировать ошибки.

Совет. Чтобы выйти из инструмента переноса после завершения операции, нажмите Ещё > Выйти.

Как понять, что перенос завершен?

Таблица "Перенос данных" показывает состояние переноса данных пользователя в столбце "Статус". Если перенос завершен, здесь отображается значение Завершено. Чтобы посмотреть показатели переноса, наведите указатель на надпись "Завершено" в столбце "Статус". Во всплывающей подсказке будут приведены следующие данные:

• количество успешно перенесенных объектов;
• количество объектов, которые не удалось перенести;
• общее количество обнаруженных объектов.

Чтобы убедиться, что перенос выполнен успешно, можно также проверить отчет о переносе. Подробнее…

Перенаправление

а) Перенаправление всего, что использует ваше доменное имя

Это включает в себя не только все адреса электронной почты под вашим доменным именем, но и ваш веб-сайт, базы данных и все остальное, что использует ваше доменное имя. В принципе, это ваш путь, если вы полностью переходите на новый хост.

В этом случае самый простой способ перенаправить ваше доменное имя - изменить адреса “сервера имен”, назначенные вашей конфигурации доменного имени. Вы можете сделать это изменение через своего регистратора доменов – компанию, где вы изначально зарегистрировали доменное имя.

Для этого:

Сначала проверьте, каковы адреса серверов имен нового хоста. Вы можете найти эту информацию либо в панели пользователя на вашем хосте, либо вы можете начать чат поддержки и запросить детали там. Если вы используете популярный хост, например Bluehost, то вы можете просто погуглить эту информацию:

Затем установите эти новые адреса серверов имен с вашим регистратором доменов. Опять же, в зависимости от того, какой регистратор вы используете, вы можете найти этот параметр в разных местах. Чтобы сделать это быстрее, вы можете обратиться в службу поддержки, и они проведут вас через процесс или даже установят новые серверы имен для вас.

Например, если вы зарегистрировали свое доменное имя у GoDaddy – популярного регистратора, вы можете найти настройки сервера имен в главной панели пользователя. Сначала нажмите на DNS рядом с вашим доменным именем:

На следующей странице перейдите в раздел Серверы имен и нажмите Изменить. Введите там новые адреса серверов имен.

Вы найдете аналогичные интерфейсы с другими регистраторами доменов.

…

б) Перенаправление только писем

В этом случае вы получаете только нового поставщика для своей электронной почты, оставляя свой сайт и все остальное с текущим веб-хостингом.

Для этого мы будем использовать так называемые MX-записи вашего домена. С точки зрения пользователя, запись MX - это простая заметка, которая указывает адрес почтового сервера, который вы используете.

Как и в случае с серверами имен, установка записей MX работает по-разному для каждого веб-хостинга и регистратора доменов.

Во-первых, перейдите к своему новому поставщику хостинга электронной почты и узнайте, каковы их MX-адреса. Самый быстрый способ получить эту информацию - обратиться в службу поддержки хостинга.

После того, как у вас есть эти значения, вам нужно будет установить их с вашим регистратором домена. Опять же, в зависимости от того, какой регистратор вы используете, вы можете найти этот параметр в разных местах. Трюк поддержки работает и здесь. Просто обратитесь в службу поддержки регистратора и спросите, где установить записи MX для вашего домена.

Например, если у вас есть домен на GoDaddy, войдите в свою панель пользователей и нажмите DNS рядом с вашим доменным именем:

На следующей странице нажмите ДОБАВИТЬ под списком текущих записей.

Из выпадающего списка выберите MX и заполните остальные поля соответственно – на основе значений MX, предоставленных вам новым хостинг-провайдером.

Когда вы одобрите изменения, ваш домен будет успешно перенаправлен.

Мы уже создали идентичный адрес электронной почты с вашим новым поставщиком, а также установили перенаправление, которое будет отправлять все новые письма этому новому поставщику.

Как с помощью G Suite перенести электронную почту другому пользователю?

Используя службу миграции данных, предоставляемую G Suite, вы также можете перенести свои электронные письма из одной учетной записи G Suite в другую. В этом разделе мы расскажем вам только о том, как перенести электронную почту. Для переноса контактов и календаря сначала необходимо настроить сервер Exchange, а затем вы можете переносить нужный контент только один за другим.

В приведенных ниже шагах мы упомянули полное пошаговое руководство, с помощью которого вы можете перемещать электронные письма из одной учетной записи G Suite в другую.

Шаг 1: Сначала вы должны открыть свою учетную запись администратора G Suite и выбрать службу миграции данных в консоли администратора.

Шаг 2: Нажмите на флажок Электронные письма в окне миграции, а затем нажмите кнопку продолжить.

Шаг 3: Теперь выберите G Suite / Gmail из раскрывающегося списка выберите источник.

Шаг 4: Здесь, в раскрывающемся списке протокол подключения, вы должны выбрать опцию автоматического выбора. После этого введите учетные данные администратора в учетной записи роли и нажмите кнопку подключиться, чтобы перенести электронную почту G Suite из одной учетной записи в другую учетную запись / домен.

Шаг 5: Чтобы перенести электронные письма с выбранной даты, используйте опцию фильтра, чтобы выбрать дату начала миграции. Вместе с ним вы также можете переносить и удалять электронные письма. После установки даты нажмите на кнопку пользователя внизу.

Шаг 6: Выберите параметры одного или нескольких пользователей, чтобы переместить электронную почту из одной учетной записи Google в другую.

Step-7: If you go for the single-user option then follow the below-directed steps:

• В поле Перенести из введите учетные данные учетной записи источника.
• В поле Перенести в выберите учетную запись назначения.
• После заполнения нужных сведений нажмите кнопку Пуск, чтобы начать процесс миграции.

Шаг 8: с другой стороны, если вы хотите перенести несколько учетных записей пользователей, выполните следующие действия:

• Сначала создайте CSV-файл, содержащий идентификатор источника, идентификатор назначения и исходный пароль без заголовка.
• После того, как вы создали файл CSV и теперь нажмите на опцию прикрепить файл, чтобы загрузить его.
• В конце просто нажмите на опцию "Загрузить и начать миграцию", чтобы начать процесс переноса электронной почты G Suite с одной учетной записи на другую учетную запись или домен.

Шаг 9: Наберитесь терпения, пока загрузка не будет завершена. После завершения загрузки вы можете увидеть службы миграции, передающие файлы в консоли администратора.

Когда сотрудник покидает вашу организацию

Когда сотрудник покидает вашу организацию, его учетная запись G Suite остается активной до тех пор, пока администратор G Suite не предпримет действия. Электронная почта по-прежнему поступает в их почтовый ящик, мобильные устройства по-прежнему синхронизируются, и все их документы Google Drive по-прежнему отображают бывшего сотрудника как владельца файла.

Администратор G Suite должен защитить учетную запись, сохранить данные бывшего сотрудника и перенести информацию в другие учетные записи. Вот пятиэтапный процесс, который работал в нескольких организациях.

1. Безопасный доступ

a. Сначала удалите данные с мобильных устройств, подключенных к учетной записи. Войдите с учетной записью администратора G Suite в консоль администратора G Suite по адресу https://admin.google.com, выберите Пользователи, выберите имя пользователя, затем выберите Учетная запись. В конце раздела "Учетная запись" вы увидите мобильные устройства, подключенные к учетной записи. Выберите либо Стереть эту учетную запись, чтобы удалить данные организации с устройства, либо Стереть это устройство, чтобы удалить все данные с устройства. Повторите этот процесс для каждого подключенного устройства.

b. Во-вторых, измените пароль пользователя. Запишите новый пароль. Вам это понадобится позже.

c. Выберите сброс файлов cookie входа, чтобы потребовать от пользователя повторного входа на все устройства.

d. Затем вернитесь на главную страницу настроек пользователя, затем прокрутите немного вниз (возможно, вам придется выбрать Показать больше) в раздел Безопасности. Отмените все пароли для конкретных приложений и все перечисленные элементы авторизованного доступа. Я также рекомендую отключить двухэтапную аутентификацию на этом этапе.

затем войдите в учетную запись бывшего сотрудника и удалите все адреса восстановления телефона или электронной почты, связанные с учетной записью. Обычно я открываю новое окно браузера incognito, затем иду в https://myaccount.google.com, и войдите в систему как пользователь. Выберите свою личную информацию на главном экране, а затем удалите все личные, внешние адреса электронной почты и номера телефонов, связанные с учетной записью.

Теперь вы будете контролировать учетную запись бывшего сотрудника и заблокируете доступ бывшего сотрудника к данным учетной записи.

2. Сохранить данные

Используйте Google Takeout, чтобы сохранить все данные, связанные с учетной записью. Откройте новое окно браузера incognito, перейдите к https://google.com/takeout, и войдите в систему с учетной записью бывшего сотрудника. Выберите данные, которые вы хотите экспортировать, затем выберите Далее. Чтобы экспортировать все данные, оставьте все выбранным. Однако, если есть большой объем данных, вы можете увеличить максимальный размер экспортируемого сегмента файла. По умолчанию используется 2 ГБ, с опциями до 50 ГБ. Выберите Создать архив.

После создания архива Google отправит электронное письмо на учетную запись бывшего сотрудника. Вы можете проверить электронную почту, а затем перейти по ссылке, чтобы загрузить архивный файл (ы). Храните эти файлы надежно. В некоторых организациях эти файлы хранятся в хранилище архивного качества и хранятся вместе с записями о кадрах сотрудника.

Теперь у вас есть копия данных из учетной записи G Suite бывшего сотрудника.

3. Передача данных

Для передачи почты и файлов войдите в систему как администратор G Suite.

С помощью службы миграции данных G Suite суперадминистратор может передавать электронную почту из одной учетной записи G Suite в другую. Войдите в консоль администратора G Suite (https://admin.google.com), выберите Миграция данных и выберите адрес электронной почты. Для источника миграции выберите G Suite, а затем введите данные для входа super administrator. (Если вы включили двухэтапную аутентификацию для своей учетной записи super administrator – что вы должны сделать!–вам нужно будет сгенерировать пароль для конкретного приложения.) После этого вы выберете учетные записи источника и назначения для процесса миграции.

Администратор также может передавать права собственности на файлы. В консоли администратора выберите Приложения> G Suite> Диск и документы> Передача права собственности. Затем заполните информацию об источнике и владельце учетной записи назначения. (Другой способ передачи файлов - переместить файлы с Google Диска бывшего сотрудника на общий командный диск. Владелец файла меняется от создателя к команде, когда файл перемещается на командный диск. Эти файлы остаются даже после удаления учетной записи первоначального владельца файла.)

Для передачи групп Google и / или сайтов добавьте другую учетную запись в качестве владельца.

Войдите в учетную запись сотрудника, чтобы https://groups.google.comвыберите группу, затем выберите значок "Настройки группы", выберите "Членство" и "Настройки электронной почты", а затем "Передача права собственности". Затем вы можете сделать другого члена группы владельцем.

Аналогично, для классических сайтов Google войдите в https://sites.google.comвыберите сайт, затем выберите настройки, нажмите Общий доступ и разрешения, а затем пригласите другого человека в организации стать владельцем сайта.

Если вы хотите перенести контакты или календари, сначала экспортируйте данные, а затем импортируйте их в другую учетную запись.

Чтобы экспортировать контакты, войдите в систему как пользователь, перейдите к https://contacts.google.com / > (левое меню) Подробнее > Экспорт. Вам нужно будет перейти к старой версии контактов Google, выбрать меню "Дополнительно", а затем Экспортировать. Чтобы импортировать контакты в другую учетную запись, перейдите к https://contacts.google.com /> (левое меню) Дополнительно> Импорт, затем выберите экспортированный файл.

Чтобы экспортировать события календаря, войдите в систему как пользователь, перейдите к https://calendar.google.com в браузере. В списке календарей в области Мои календари в левой части страницы выберите стрелку справа от календаря, затем выберите Настройки календаря, а затем экспортируйте этот календарь. Сохраните файл.

Чтобы добавить события в любой существующий календарь, перейдите к https://calendar.google.comвыберите звездочку (в правом верхнем углу) для настроек, выберите Календари, затем Импортируйте календари.

4. Удалить учетную запись

Теперь вы готовы удалить учетную запись бывшего сотрудника. Войдите в консоль администратора, выберите "Пользователи", затем выберите меню с тремя вертикальными точками справа от пользователя и выберите "Удалить".

5. Добавить адрес в качестве псевдонима

При необходимости, если учетная запись бывшего сотрудника использовалась в качестве входа на какие-либо веб-сайты или службы, вы можете сохранить адрес электронной почты активным в качестве псевдонима. Таким образом, вы можете восстановить вход на эти сайты гораздо проще, так как любое электронное письмо, отправленное на адрес, будет отображаться в активной учетной записи.

Чтобы добавить псевдоним, войдите в консоль администратора G Suite, выберите Пользователи, затем выберите пользователь, затем Учетные записи, затем добавьте псевдоним в разделе Псевдоним. (Обратите внимание, что псевдоним виден на одном из первых изображений в этой статье.) Добавьте адрес электронной почты бывшего сотрудника. Если вы только что удалили учетную запись, вам может потребоваться дождаться полной очистки старой учетной записи, прежде чем добавлять ее в качестве псевдонима.

Я использовал этот процесс несколько раз для передачи данных учетной записи G Suite. Я всегда выполняю шаги для безопасного доступа к учетной записи и экспорта данных учетной записи, но я часто передаю только файлы. Много раз клиенты не хотят перемещать контакты или календари в другие учетные записи.

13 шагов перед удалением пользователя из домена G Suite

Когда приходит время удалить пользователя из домена G Suite, администраторы сталкиваются с двумя, по-видимому, взаимоисключающими целями:

• Удалите учетную запись пользователя, чтобы восстановить ежегодный лицензионный сбор seat
• Сохраните все данные в учетной записи пользователя, если они все еще необходимы

Администраторы домена G Suite могут выровнять этот круг с помощью этих простых шаговпо удалению учетной записи.

1. Измените пароль уходящего пользователя

Изменение пароля удаляющегося пользователя позволяет достичь двух целей. Во-первых, он блокирует пользователя из учетной записи, предотвращая любой доступ после вылета (вредоносный или иной). Во-вторых, он позволяет администратору войти в эту учетную запись для выполнения любых изменений или передачи данных, невозможных из панели управления администратора G Suite. (Если в учетной записи установлена 2-ступенчатая проверка, ее также необходимо отключить.)

Изменить пароль пользователя можно на вкладке Пользователи и организация панели управления. После выбора нового пароля обязательно нажмите ссылку Сбросить файлы cookie входа в систему, чтобы завершить все сеансы входа в систему, которые все еще могут выполняться удаляющимся пользователем.

2. Загрузите снимок учетной записи пользователя для хранения

Перед изменением или удалением учетной записи рекомендуется загрузить полное содержимое учетной записи пользователя в автономный файл. Это позволяет сохранить данные в основном G Suite пользователя — Gmail, Контакты, календарь, диск и сайты — как это было до процесса удаления, поддерживая соответствие хранения записей и гарантируя отсутствие потери важных данных.

Для экспорта данных пользователя Google рекомендует выполнить следующие действия:

1. Откройте инструмент экспорта данных.
2. Совет: Чтобы сделать это из консоли администратора Google: в правом верхнем углу нажмите кнопку Открыть и в разделе Инструменты выберите Экспорт данных.
3. Нажмите кнопку Начать экспорт.

3. Определите учетную запись “Исполнитель”

Кто—то в вашей организации унаследует обязанности уходящего пользователя и, следовательно, его данные - по крайней мере, в краткосрочной перспективе. Определите этого сотрудника, поскольку он или она станет исполнителем данных в ушедшей учетной записи, передавая их или отвечая на них по мере необходимости. (Во многих случаях администратор домена и исполнитель являются одним и тем же лицом, поэтому вы можете предоставить все эти разрешения себе.)

4. Настройте автоответчик отпуска уходящего пользователя

Войдите в учетную запись уходящего пользователя с новым паролем, затем настройте автоответчик отпуска, чтобы информировать корреспондентов о том, что пользователь больше не работает в вашей организации, и определить, кому они должны направлять все будущие запросы. (Вероятно, это будет вышеупомянутый исполнитель). Обязательно включите автоответчик для получателей как внутри домена, так и за его пределами.

5. Делегируйте доступ к электронной почте уходящего пользователя

Исполнителю учетной записи потребуется доступ к любой ожидающей корреспонденции в почтовом ящике уходящего пользователя, особенно если уход был внезапным или произошел не в дружеских отношениях. К счастью, вы можете назначить доступ к учетной записи почты G Suite любому другому пользователю вашего домена.

Делегат, который, опять же, скорее всего, будет исполнителем, не сможет изменять разрешения учетной записи, пароли или чат от имени исходного пользователя, но делегат может отправлять и получать почту из учетной записи до тех пор, пока она не будет приостановлена или удалена. Чтобы делегировать доступ к почте, войдите в Gmail как ушедший пользователь и следуйте инструкциям по делегированию в меню Настроек почты.

6. Передача права собственности на Google Docs уходящего пользователя

При удалении учетной записи, которой принадлежат Google Doc, Google Sheet или Google Slide, этот документ также удаляется, даже если он был предоставлен другим пользователям домена. Проще говоря, удаление пользователя удаляет все важные документы, когда-либо созданные пользователем.

К счастью, панель управления администратора G Suite предлагает способ массовой передачи прав собственности на все документы Google Drive пользователя учетной записи другого пользователя домена. Другими словами, вы можете сделать Исполнителя владельцем всех документов уходящего пользователя за считанные секунды, гарантируя, что эти данные останутся в Сети и будут доступны даже после того, как первоначальный владелец будет отключен. Затем исполнитель может передать право собственности на отдельный документ в каждом конкретном случае.

7. Добавьте контакты удаляющегося пользователя в каталог G Suite

Если вы включили общий доступ к контактам для создания общего каталога бизнес-ориентированных контактов G Suite для своего домена, вы можете добавить в этот каталог по крайней мере некоторые контакты удаляющегося пользователя. Если уходящий пользователь был исключительной точкой отсчета для ключевого клиента или партнера, вы можете сделать адрес этого внешнего контакта доступным для всех. Нет встроенных функций для добавления внешних контактов в Каталог, но бесплатная версия SherpaTools позволяет администраторам импортировать контакты оптом в каталог, а отдельным пользователям - поделитесь контактами с каталогом.

8. Делегирование доступа к календарям уходящего пользователя

Если удаляющийся пользователь управлял общим календарем или просто имел ряд встреч в компании, которыми теперь должен управлять исполнитель, важно передать контроль над этими календарями. Просто войдите в систему как уходящий пользователь, а затем следуйте инструкциям "Общий доступ с конкретными пользователями", чтобы предоставить исполнителю доступ к событиям редактирования и управления общим доступом для соответствующих календарей. Затем исполнитель может при необходимости распределить разрешения календаря.

9. Передача прав собственности на группы уходящего пользователя

На панели управления Администратор G Suiteвыберите Пользователи, выберите учетную запись удаляющегося пользователя, затем выберите Группы, чтобы просмотреть список всех групп, членом которых является удаляющийся пользователь. Затем щелкните ссылку Изменить членство в группе. Добавьте исполнителя в качестве участника в каждую из этих групп и, если удаляющийся пользователь является владельцем группы, повысьте исполнителя до статуса владельца. Затем исполнитель может назначить право собственности соответствующему сотруднику(сотрудникам).

10. Аудит непрофильных служб G Suite уходящего пользователя

Хотя домены G Suite напрямую управляют Gmail, документами, контактами, календарями и сайтами пользователя, учетная запись домена G Suite может использоваться для доступа к десяткам непрофильных сервисов G Suite, включая AdWords, Google Analytics, Blogger, Feedburner, Google Voice и YouTube. Когда вы окончательно удалите уходящего пользователя, его или ее непрофильные учетные записи также будут удалены — вместе со всем содержимым этих учетных записей. Вы не хотите, чтобы RSS-канал Feedburner вашего сайта или учетная запись Google Analytics исчезали при удалении уходящего пользователя.

Большинство этих непрофильных служб имеют простые методы передачи права собственности на учетную запись или доступа к ней. Практически все они обеспечивают адекватный экспорт данных через Google Takeout. Войдите в каждую неосновную службу Google, используемую вашей организацией, с учетными данными уходящего пользователя, а затем оцените, нужно ли передавать ключевые данные перед удалением уходящего пользователя.

Вы должны выполнить те же действия для всех продуктов G Suite Marketplace, установленных в вашем домене, чтобы убедиться, что при удалении учетной записи уходящего пользователя не будут потеряны важные функции или данные. Все приложения Marketplace, установленные в домене, перечислены в панели управления администратора G Suite.

11. Установите напоминание календаря для себя, чтобы удалить уходящего пользователя через 90 дней

Хотя вы, вероятно, хотите удалить учетную запись и немедленно восстановить годовой лицензионный сбор в размере 50 долларов США, разумно сохранить учетную запись в течение нескольких месяцев, чтобы убедиться, что

• Уходящий сотрудник не восстанавливается
• Никакие важные данные не будут помещены вне легкого доступа, пока ваша организация приспосабливается к отъезду
• Аудит неосновных служб был точным и полным

12. Удалите учетную запись уходящего пользователя

Да, наконец.

Вот шаги:

• Войдите в консоль администратора Google.
• На домашней странице консоли администратора перейдите в раздел Пользователи.
• В списке Пользователи найдите пользователя. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск учетной записи пользователя.
• Укажите пользователя, которого вы хотите удалить, и нажмите Еще, а затем Удалить пользователя.
• Если вы являетесь делегированным администратором, установите флажки, чтобы подтвердить, что вы понимаете последствия удаления учетной записи.

Чтобы передать права собственности на пользовательский контент, вы должны быть суперадминистратором:

• Установите флажки рядом с каждым нужным параметром.
• В поле Перенести в введите первые несколько символов имени пользователя или адреса электронной почты, на который вы хотите перенести файлы. Когда вы увидите нужную учетную запись, выберите ее.
• Нажмите Удалить пользователя или Удалить пользователей.

Когда данные будут переданы и учетная запись удалена, Google отправит по электронной почте контакты, которые вы настроили в разделе “Профиль компании”, а затем “Профиль”, а затем “Контактная информация”.

13. Создайте группу с тем же почтовым адресом, что и удаленный пользователь

То, что вы удалили уходящего пользователя, не означает, что люди за пределами вашей организации перестанут отправлять ему важные электронные письма.

Хотя адрес электронной почты домена catch-all может обрабатывать эти неверно направленные электронные письма, вы можете не захотеть, чтобы получатель catch-all был единственным человеком, имеющим дело с корреспонденцией ушедшего пользователя. Вместо этого создайте группу с тем же адресом электронной почты, который ранее использовался удаленным пользователем, а затем добавьте исполнителя и любых других соответствующих получателей в группу. Это гарантирует, что все, кто не получил автоответчик, будут перенаправлены соответствующему получателю.

Выполните следующие действия, и вы сможете удалить пользователя G Suite из своего домена с минимальным риском для ваших данных и вашего бизнеса. Настройка и редактирование внешних почтовых серверов в сочетании с добавлением или удалением пользователей может быть сложным процессом.

Хотите узнать больше об упрощении этого процесса с помощью автоматического инструмента резервного копирования? Простой в использовании инструмент резервного копирования G Suite может помочь оптимизировать процесс удаления, сократить расходы и обеспечить безопасность критически важных данных компании на каждом этапе. Получите бесплатную персональную демо-версию Backupify для G Suite.

Восстановление удаленных учетных записей пользователей Google Workspace, электронной почты и файлов

1. С первого взгляда
2. G Suite Standard Recovery
3. Восстановление электронной почты G Suite и файлов дисков
4. Восстановление удаленных общих (командных) Диски
5. Восстановление удаленных учетных записей пользователей G Suite
6. Восстановление удаленных контактов и календарей
7. Встроенные ограничения восстановления
8. G Suite Data Recovery Beyond Standard Limits
9. Инструменты Vault & Backup

Google Workspace включает базовые возможности восстановления данных, которые помогут вам восстановить удаленные электронные письма, пользователей, файлы и общие диски, даже если у вас нет стороннего решения для резервного копирования или активных политик Google Vault.

В этом сообщении в блоге мы описываем варианты восстановления, доступные для данных Google Workspace, уделяя особое внимание встроенным “голым” инструментам восстановления G Suite (без стороннего резервного копирования). Если вы хотите узнать о сторонних инструментах резервного копирования и восстановления Google Workspace, ознакомьтесь с этим сообщением в блоге.