Планирование дел по принципу Парето

@avtobus

Закон Парето – правило, сформированное Вильфредом Парето на основе наблюдений, которое говорит о том, что во всех делах существует некая диспропорция между причинами и результатами, и составляет она приблизительно соотношение 80 на 20. Этот закон очень хорошо применим к экономике. Если принять все продажи за 100%, то 20% проданных товаров принесут 80% прибыли, а остальные 80% проданных товаров принесут оставшуюся прибыль, то есть 20%. Так же и с человеческими усилиями: 80% ваших усилий принесут вам 20% результатов и 20% усилий принесут вам 80% результатов. 20% людей обладают 80% ресурсов, 80% людей обладают 20% ресурсов. Почему так происходит - не известно, но важно, что мы знаем, что так происходит! Все, что бы вы ни делали, взаимосвязано по закону Парето. Как это применимо к планированию дел?

Задумайтесь - 80% ваших усилий приносит 20% результата, и 20% усилий приносит 80% результатов. О чем это говорит? Это значит, что из 15-18 часов в сутки (не учитываем 6-9 часов на сон) всего лишь 3–3,6 часа приносят вам главные результаты того, что вы имеете.

Давайте подумаем, можем ли мы как-нибудь планировать дни, чтоб эффективное время было больше? В течение дня вы выполняете много разных дел: крупных и мелких, важных и срочных. Так вот помните: все срочные дела направлены на поддержание сегодня и относятся к 80%, которые приносят 20% результатов, а важные дела, направленные на создание будущего, относятся к 20%, которые дадут 80% результатов в будущем. Срочные дела направлены на поддержания и сохранение зоны комфорта.

И многие люди попадаются на эту удочку: они жертвуют важными делами ради срочных. На предыдущей странице мы говорили о долгосрочном планировании и постановке целей на длительный срок. Выполнение этих целей относится к 20% важных дел. Все остальное, что поддерживает ваше теперешнее состояние, относится к 80% дел.

Помните, мы говорили о разбиении длительной цели на более мелкие цели. Самые мелкие цели – это ежедневные. Без постановки и выполнения ежедневных целей, долгосрочные не могут быть реализованы. Поэтому, надо начинать использовать принцип 80/20 и выполнять самые важные задачи, чтоб быстрее достичь целей.

Теперь перейдем к практике.

Планирование дел

Поговорим о том, как вы можете использовать принцип 80/20 для разумного планирования своих дел.

1. Написать полный список дел на следующий день

Возьмите лист бумаги и напишите туда все задания, которые вам необходимо сделать завтра. Включите туда все задачи, от самых мелких до самых крупных. Напишите их в любой последовательности, вне зависимости от важности

2. Определяем важность каждого дела

Напротив каждого дела поставьте одну из букв A,B,C,D,E.

Каждая буква определяет важность выполнения дела.

A – наиболее важные ВАШИ дела. Это те дела, которые приносят 80% результатов для вашего будущего. К А относятся ежедневные цели, направленные на реализацию долгосрочной перспективы. Заметьте, к А не могут относиться дела, связанные с чужими целями. Если вы - наемный рабочий, то все ваши задания на работе - это в первую очередь цели шефа.

Любая работа на кого-то направлена на поддержание вашего теперешнего состояния. Так как мы уже с вами говорили, что поддержание комфортного состояния на сегодня относится к 80% дел, то все, что вы делаете с 9 до 17, направлено на поддержание вашего существования. То, что вы делаете после 17, направлено на создание вашего богатства. Ни одно срочное дело не может относится к А.

Ловушка заключается в том, что срочность дел А определяется только вами. Многие люди не способны набраться смелости и приучить себя решать в первую очередь СВОИ дела, а уж затем решать дела для кого-то другого. Видите ли, «я потерплю, а они нет». В корне не правильно! Чья семья вам важнее: ваша или кого-то другого?

Дела В,C,D,E относятся к 80% дел.

B – это срочные дела, направленные на поддержание вашего существования сегодня. К В относятся дела по работе, в семье, и другие. Дела В требуют их быстрого выполнения. В обратном случае могут повлечь за собой существенные проблемы или кто-то будет не доволен. Например к делу В можно отнести составление отчета для шефа о проделанной работе отдела. Задачи В больше всего крадут времени у дел А.

К задачам С относятся дела, которые было бы хорошо сделать. Их можно сделать или не сделать без каких-либо последствий. Например, задачей С может быть чашечка кофе с другом на выходных, звонок другу и поговорить о том, как идут дела.

Задачи D можно поручить кому-то, чтоб сэкономить собственное время на выполнение дел А, В. Вы можете поручать другим только то, что им по силам.

Задачи E – дела, которые можно исключить из списка. Возможно, это дело раньше имело какое-либо значение, но теперь потеряло ценность.

3. Раcставляем приоритеты в каждой групе

Наверняка у вас найдется по нескольку дел на каждые пункты. Особенно важно это сделать для дел А. Просмотрите все дела, и в порядке важности поставьте самому важному из пунктов А - 1, второму по важности - 2, третьему – 3 и т.д. У вас получится А-1, А-2, А-3 и т.д. Переходите к делам В. Аналогично присвойте приоритеты каждому из заданий В.

В свободное от работы время, начинайте выполнять задачи А от А-1 в проядке возрастания индекса: А-2, А-3 и так далее. Когда закончите все А, имеете право переходить к делам В и С.

Такой способ планирования дел позволит вам всегда успевать сделать самые важные дела. Если же вы не успеете сделать несколько пунктов В, не страшно, С - тем более. Важно, чтоб за день вы справлялись со всеми делами А, ведь именно задачи А ведут вас к вашей свободе.

А Вы используете планирование дел на каждый день?