Как меньше работать и больше успевать: 7 способов

Почему эффективность работы перед отпуском возрастает? Как составить правильный план на день и чем здесь может помочь подсознание? Что делать с теми, кто ворует у вас время? Тренер по эффективности Роджер Сайп утверждает, что разработанные им способы приносят отличные результаты, причем достаточно освоить для начала всего один-два из них. Рассказываем, как разумнее распоряжаться своим временем.

Увеличивайте путем вычитания

Вот хороший пример того, как исключение чего-то из вашей жизни делает ее лучше. Недавно моя жена уехала с детьми в небольшой отпуск, и я знал, что в моем распоряжении все выходные. Чем я, по-вашему, занялся? Решил привести двор в порядок! Эта задача меня воодушевила. Не знаю почему, я пришел в восторг от перспективы резать, косить, полоть, мульчировать и чистить.

Я жалею, что не сделал фото «до и после», чтобы показать их вам для наглядности. Достаточно сказать, что в понедельник мой двор выглядел гораздо лучше, чем в пятницу. Дом стал другим — отчасти потому, что неприглядные места были прикрыты мульчой, отчасти благодаря цветам, которые посадила моя мама.

Но в основном улучшение было вызвано тем, что я убрал уйму веток, листьев, растений и травы — получилась куча высотой 2,5 м и шириной 3 м. Самыми эффективными инструментами стали газонокосилка, садовая ножовка и секатор. Состояние двора улучшилось благодаря удалению.

Что же нужно удалить вам? Что «вырезать» из вашей жизни? Просмотр телепередач? Долгий утренний сон? Работу без четких целей? Может, стоит избавиться от привычки начинать неделю без плана? Возможно, есть люди, от которых лучше держаться подальше и посвящать свое время более приятным знакомым? А какие модели поведения полезно «пустить под нож»?

Составьте список действий, от которых нужно отказаться; он как минимум не менее важен, чем список нужных дел.

План на день: большая ежедневная шестерка

Когда нам нужно составить план на день, большинство излишне раздувает этот список и/или руководствуется неверными побуждениями. Лучший метод планирования называется «большая ежедневная шестерка» и поражает даже меня своей простотой.

Чтобы мысленно создать день, нужно записать ответы всего на один вопрос, а именно: «Каковы самые результативные задачи, которые я хочу сегодня выполнить?» Вы можете отвечать как угодно; единственное ограничение — на день должно быть не больше шести ответов. Если ответов меньше, это нормально. Очень часто встречается цифра 3 или 1. Уверяю вас: если ответов больше шести, среди них обязательно будет пара таких, которые не так уж важны.

Когда вы заменяете вопрос «Сколько дел из этого списка я могу выполнить?» на «Каковы шесть самых важных целей, которых я могу достичь?», сосредоточенность и ощущение срочности резко растут. Благодаря этому работа становится намного увлекательнее.

Подготовка в конце дня

Большинство из нас составляет план на день утром, до начала работы. Конечно, лучше так, чем никак; но если вы хотите заставить свое подсознание творить чудеса, составьте «большую ежедневную шестерку» накануне вечером. Выделите несколько минут в период между окончанием рабочего дня и сном, чтобы решить, какие шесть целей будут самыми важными на следующий день.

Это приводит к двум результатам, которые дают мощный импульс следующему дню. Во-первых, вы легче заснете, а проснетесь более энергичным. Записывая задачи, вы упорядочиваете их в своем мозге. И когда вы решаете, каким будет краткий список важнейших целей, накануне, вы избавляетесь от надоедливых вопросов, которые не дают полноценно отдохнуть. Просыпаетесь вы тоже со свежей головой и утром сразу же беретесь за дело.

Во-вторых, вы заставляете свое подсознание развернуться на 180 градусов, чтобы оно работало на вас во время сна. Бывало ли так, чтобы спор или просмотр напряженной телепередачи перед самым сном влияли на ваш разум? Вы видели безумные сны, ворочались в постели? А ведь эту склонность легко можно превратить из помехи в благо. Ваш мозг во время сна необычайно активен и занимается очень важными делами, в том числе переработкой произошедшего за день. Причем ваше подсознание при этом готовит вас к следующему дню. Составляя «большую ежедневную шестерку» вечером, вы сеете семена мыслей, над которыми ваше подсознание начнет работать во сне.

Работайте периодами и во время пиковой активности

Легко сосредоточиваться на чем-то одном примерно по 20 минут или несколько дольше, если вы работаете над чем-то важным для вас. После этого необходим перерыв. Так что найдите способ устраивать короткие перерывы по 3–5 минут 1–2 раза в час.

Даже когда вы просто потягиваетесь, глубоко вздыхаете или ненадолго встаете, мозг «перезагружается» так, чтобы вы весь день сохраняли продуктивность и сосредоточенность. Кстати, именно так была создана эта книга. Основную часть я написал за 4 недели, периодами примерно по 25 минут. Я обнаружил, что рабочий день лучше всего рассматривать как серию спринтов, а не целый марафон.

Еще один совет: планируйте рабочее время на основе свойственных вам периодов пиковой эффективности. Например, я типичный «жаворонок»: люблю вставать до рассвета и в 5:30 утра ощущаю сильную мотивацию и прилив творческих сил. А некоторые мои друзья не могут «раскачаться» до 10 утра. Если вы определите, в какое время вам свойственны всплески энергии, то сможете легко планировать на эти периоды задачи, требующие самого результативного мышления.

Оберегайте свое «зеленое время»

«Зеленым временем» я называю время, когда вы выполняете действия, напрямую определяющие ваш заработок. Вы должны активно оберегать и защищать свое «зеленое время», иначе его будут красть. А это все равно что кража ваших денег. Когда я был новичком в области продаж, мой наставник Билл Зиззи как-то сказал: «Когда я продаю, то зарабатываю где-то 100 долларов в час. И если кто-то зря отнимает у меня полчаса, то буквально крадет у меня 50 долларов. Я не допущу этого».

Конечно, никто не хочет допускать кражу. Но если вы не будете бдительны, то ваше «зеленое время» будут воровать. Кто? Да вы сами! Почему? Потому что зачастую «зеленое время» — самое трудное для нас, и та часть мозга, которая по развитию находится на уровне двухлетки, способна изобретательно выдумывать отговорки. Для продавца поиск потенциальных клиентов труден с эмоциональной точки зрения, и ему легко представить, что «подготовка» сейчас важнее. Студенту трудно проводить эксперимент, и он откладывает его еще на денек.

Планируйте... помехи

Если вы сами не крадете у себя «зеленое время», в роли воров могут выступать другие люди. Особенно если вы работаете дома: многим кажется, что вы бездельничаете! Не злитесь, просто научитесь с этим справляться. Для этого есть два способа.

Инициативный. Обязательно сообщите о своем графике на неделю двум группам людей: тем, кто больше всего для вас значит, и тем, кто чаще всего вам мешает. С коллегами я делюсь своим графиком через Google Calendar, чтобы они видели, когда мне можно звонить, а когда нет.

Реактивный. Даже если люди знают ваши «приемные часы», они все равно заявляются со словами: «Слушай, не поможешь мне? Это срочно!» В таких случаях вам пригодится «гибкое время». Для начала проявите твердость и по крайней мере попытайтесь назначить отдельную встречу с этим человеком, чтобы помочь ему. Обратите его внимание на то, что у вас есть график, и укажите, что уже выделили время на такие ситуации, как у него: три часа тут, час там, два где-то еще. Часто такие люди сами решают свою проблему (при этом обычно вы оба остаетесь в выигрыше); а иногда, когда вопрос важный, соглашаются назначить встречу (и тут вы оба в выигрыше). В тех редких случаях, когда действительно нужно все бросить, вы все равно остаетесь в выигрыше, потому что у вас предусмотрено «гибкое время» для себя! Но вы должны внушать людям, что у вас есть план. Сначала будет трудно, но недели через три вы заметите, что вас стали гораздо реже отвлекать.

Оберните закон Паркинсона себе на пользу

Вы замечали, что перед самым отпуском ваша продуктивность подскакивает? Так бывает почти у всех, и это не совпадение. Одна причина в том, что ожидание приятного повышает энтузиазм, а другая — в удивительном принципе под названием «закон Паркинсона». Согласно ему, «работа заполняет время, отпущенное на нее». А мои клиенты заметили, что работа способна сокращаться, чтобы уместиться в отведенное на ее выполнение время. Отодвиньте срок выполнения задачи, и у вас уйдет на нее больше времени. Приблизьте его, и, как ни удивительно, все будет выполнено с таким же или лучшим качеством.

Пробуйте давать себе меньше времени, чем считаете нужным. Если обычно вы пишете отчет за 2 часа, попытайтесь начать его за час до конца рабочего дня. Вы закончите его за час, прекрасно справитесь и удивитесь тому, как нашли лишний час. Если на вашу презентацию обычно уходит, скажем, полчаса, поставьте будильник на 20 минут и закончите, когда он сработает.

На пятый год работы в продажах я удвоил свой доход главным образом благодаря одному этому приему. Я обнаружил, что для улучшения и количества, и качества работы в определенный срок мало какие советы срабатывают лучше, чем сжатые сроки и превращение закона Паркинсона из врага в союзника.

Теперь в вашем распоряжении советы, которые помогут вам использовать время гораздо продуктивнее и сохранить высокий уровень энергии и сосредоточенности. И, разумеется, интерес!