Ассистент - реальный способ выйти из операционной рутины предпринимателю и продвинуться в бизнес - результатах
1. Портрет кандидата или какой боец вам нужен?
Крутой Асситсент (да и любой сотрудник) = правильного нанять + правильно управлять
Ассистент не раб. Это очень крутая профессия.
Состояние предпринимателя - единственное что важно!
2 типа задач которые можно делать собственнику: либо очень важно, либо мне очень нравится.
Даже если у вас еще нет бизнеса(но есть такая цель) - наймите ассистента, чтобы не слиться и быть в форме.
Если у вас нет времени на себя, на свидания с мужем, на детей, на самореализацию, на спорт, не хватает дисциплины - наймите личного ассистента.
Личный или бизнес? Онлайн или оффлайн?
Какие задачи можно делегировать личному и биз ассистенту? (тут)
Ассистент - моя копия или моя противоположность?
Почему этот вопрос пишу. Потому что это реально важно. Первое время я не осознавала и нанимала людей - копия себя.Из за этого по сути "вредила" себе. Так как запрос был на мою противоположность - системного "задрота". Но фишка в том что обычно, такие люди нам не нравятся))) и на собесах нам не хочется с ними коммуницировать. Так что тут делаю особенный акцент на этот момент. Важно понимать какие задачи вы будете передавать. Например, какие вы не любите. Значит и человек должен быть такой, который любит такие задачи ( значит, ваша противоположность).
Какие задачи требуется передать от вас?
Напишите все задачи что вы делаете сейчас в своем бизнесе?
В своем дне? Какие из них больше всего? Какие из них вам не нравятся?
Какие их них ведут вас к цели? ( Вспоминаем стратегию на год - три- десять лет).
Точно ли подобрать ресторан на встречу или занятия детям приведут вас к цели? - делегируем!
Нужен ли опыт или готовы учить?
Опыт есть = больше платить такому, но экономите свои силы и время
Какой процент загрузки будет у ассистента?
Я оформляю задачи в файл- таблицу. В котором пишу задачу, как часто она повторяется, сколько времени нужно для выполнения 1 единицы задачи, регулярная она или нет, онлайн или оффлайн она и готова ли я учить человека или мне нужен человек с опытом. Мой пример тут
Далее, подсчитываю суммарное время загрузки ассистента. Анализирую насколько это адекватно ( при 8-10 часовом рабочем дне 22 дня в месяц).
Типажи людей: системный или творческий?
Какие качества вам нужны? Что можно изменить, а что нельзя?
Нельзя поменять в человеке: Негативщик, процессник или результативщик
Можно научить: Продажник, системник, 1,2 ( про концепцию Паши Гительмана)
На примере задачи про собрать планерку из 10 сотрудников к 10 утра.
Соберет планерку из 8 человек и будет объяснять как сложно было дозвониться до 2х ( они не вышли на связь).
Соберет планерку из 10 человек, начнет ровно в 10 утра ( даже если пришлось искать человека через жену, заказать ему такси чтобы он прибыл вовремя и тд).
Соберет планерку из 10 человек, начнет заранее, чтобы в 10 утра уже все сидели в кабинете ( даже если пришлось искать человека через жену, заказать ему такси чтобы он прибыл вовремя и тд). На планерке будут стоять вода, фрукты и свежие цветы в офисе, хотя это не требовалось изначально. Вся техника будет протестирована и подключен проектор заранее.
Будет запланирован обед после планерки.
Когда сильно с превышением ожиданий!!! - это самый кайф.
Девиз руководителя: Никогда не работать со слабыми!
А 0,8*0,8=0,64 ( это даже хуже чем один такой сотрудник). Это значит что "плохие" сотрудники заражают остальной коллектив и превращает его в слабый.
Что такое воронка найма? Это по сути процесс отбора. От " увидел объявление" до вышел на работу. Представлено в виде воронки, так как переходит на следующий этап меньшее кол-во людей.
Поэтому, чтобы найти 1 классного человека на позицию Асситсента, нужно провести собеседование с сотней классных людей. А значит, добиться максимального охвата вашего объявления у людей кто вас не знает.
Влияет на заинтересованность текст, оформлений и сама вакансия. А также, площадки где вы размещаете.
- Просмотр объявления
- Отклик
- Анкета заполнена
- Собес групповой пройден
- Тестовое задание выполнено
- Собес индивидуальный пройден
- Стажировка пройдена
- Работа получена!
Из опыта, могу сказать что вакансии которые собственник пишет сам - лучше всего конвертируют отклики. Важно делать не сухой текст, а разбавлять своими "живыми" словами, чтобы будущий кандидат почувствовал ваши ценности, ваш Tone of Voice" ( как у вас принято в компании), познакомился с вашей миссией и влюбился. Важно выделиться среди тысячи подобных вакансий.
Подумайте, каждый человек перед публикацией вакансии изучает что публикуют другие. Часто -копирует. Поэтому кандидаты часто вообще не различают где какая компания. Все вакансии очень однотипные. Поэтому начинать нужно с того, чтобы ваша вакансия выделилась среди всех прочих.
Из каких блоков состоит хорошая вакансия?
Расскажите о себе в выгодном свете. Почему с вами будет классно. Добавьте пару достижений, пару личных фактов, чтобы было понятно какие у вас ценности.
Необходимо презентовать ваш продукт и вашу компанию. Чтобы кандидат влюбился в вас.
Задачи которые будет выполнять ассистент
Стоит перечислить регулярные или самые основные бизнес- задачи
И личные задачи ( если такие будут).
навыки - что точно должен уметь
качества - какими качества характера или личности кандидат должен обладать
Подробно распишите нюансы, чтобы заранее закрыть все органы вопросы
Продаем следующий шаг ( например, отклик или заполнение анкеты!)
Рекомендую делать триггер ограниченности по времени например, вакансия открыта до...(дата).
Можно тестировать и варьировать наличие тех или иных блоков.
Шаблон Вакансии ( 9 рабочих примеров вакансий)
Список каналов, где разместить вакансии на ассистента (тут)
Важно создать максимальный охват просмотра вашего объявления. Дл этого важно использовать много каналов(свои соц сети,свой Вотсап сторис, свои Телеграм сторис, свои вк сторис))) свой теплый круг, коллег, порталы для поиска работы, каналы, чаты и лаже листовки если у вас оффлайн бизнес или стойка на ресепшен).
В ответ на отклики присылаем ссылку на анкету в Гугл формс ( пример анкеты тут).
На что стоит обратить внимание?
- Соответствует задаче что вы написали ( если написали напиши свое ФИО, то должен написать именно Фамилию Имя и Отчество. Если просите приложить ссылку на результаты теста. Должен сделать именно так.)
- Грамотно
- По сути, отвечая на вопросы которые вы задаете
Отбираем и отмечаем красным, зеленым, желтым ячейки и кандидатов.
Зеленых и желтых можно посмотреть на групповом собеседовании и далее на тз. Их приглашаем.
Приглашаем на групповой собес.
Продаем следующий шаг ( собес!) Звоним или пишем и доносим мысль почему важно прийти на групповой собес. Что там познакомим вас с руководителем, с компанией, расскажем о возможностях роста и презентуем бонус ( для оффлайн бизнесов рекомендую конвертировать кандидатов в клиентов. Например, всем кто придет на собес дарить бонус на 1000р на вашу продукцию или услугу.)
Не давайте на звонке много подробности про вакансию. Говорите что все нюансы раскроете на собеседовании.
Если сами звоните, то представляйтесь HR компании "такой-то" и говорите о руководителе в 3м лице. Это повышает статус вашей "компании" в глаза кандидатов.
Рекомендую проводить собес в онлайне. Скидывать кандидатам заранее ссылку на зум и время собеседования. Напоминать утром и за 15 минут.
В начале собеседования можно обозначить правила, тайминг. Быть дружелюбным. Сказать что сначала вы расскажете, потом дадите слово кандидатам и задать вопросы.
Почему групповое? - потому что экономия времени, конкуренция и кандидаты проявляются ярче всего на фоне стресса.
Цель: Влюбить в себя! Продать компанию себя и идею работать с вами! Продать идею сделать тестовое задание.
После тестового продаем идею выполнить тестовое задание и проявить себя на практике.
К собеседованию рекомендую сделать презку о компании, о себе. Показать визуально фото команды, компании, продукта, трек роста и развития ключевых сотрудников, примеры задач, с какими будет сталкиваться сотрудник в своей работы.
Пример презки (тут)
Тестовое задание зависит от того на какие задачи вы берете человека. Для того чтобы грамотно подобрать задание, важно написать топ 5 задач которые потом человек будет делать. И сделать пробник такой задачи, где человек сможет проявить свои компетенции и качества.
Пример тестового задания ( ссылка)
Уделите внимание дедлайнам когда человек выдал тестовое задание. Важно чтобы этобыло не за 5 минут до окончания дедлайн и не в ровно дедлайн. Дедлайн это когда дальше -" смерть". Поэтому, вспоминаем концепцию 1,2. ЛУчше заранее, из заботы о вашей нервной системе в будущем.
Все кто выполнил тестовое - зовем на индивидуальный собес. Лучше что сделать в этот же день ( не растягивайте).
Провести собес поздно ночью (оффлайн или онлайн)- чтобы было максимально неудобно ассистенту. Так вы проверите что он(а) реально могут подстроиться под ваш ритм.
Структура проведення индивидуально собеседования (ссылка)
Продаем еще раз идею работать с вами, в компании. Продаем идею показать себя круто на стажировке. Быть 1,2!
Пример вопросов для собеседования тут ( из обучения Тани Бибик)
После прохождения ТЗ я рекомендую на след день писать приглашение на стажировку.
Выводим на стажировку в параллель 2-3 человека всегда.
Выдаем "Правила работы" с вами. Свод правил как с вами общаться, что с вами можно а что нельзя. Мой пример тут
NDA - подписываем. лучше всего составить договор с юристом для своего бизнеса и использоватьоднотипный договор, меняя детали индивидуально под должность. Хорошо написано про NDA тут. Про безопасные способы передачи паролей тут ( взято с обучения у Алесты)
Регламенты и база знаний - даете доступ к своим регламентам, чтобы человек мог быстро найти ответ на функциональный вопрос. Все остальное - в Гугле. Если у вас не описаны процессы в компании - вам нудно быть на связи и всегда отвечать на вопросы. Или дать человека, кто сможет это сделать.
Важно не переусердствовать. Адекватно даем задачи. Дать задачу СММ, НАЙМа и трафик в ваш бизнес - неадекватно.
Дать задачу найти подрядчика по трафику в ВК по тз к след неделе - адекватно.
Если не остался после стажировки - повторяем цикл заново с вакансии :)
Пока не найдем идеального красавчика!
Рекомендую в работе с ассистентом делать:
- Планерки 1раз в неделю
- Обучение (+ ОС)
- Ежедневно план -факт по задачам
- Обратная связь от вас и от сотрудника
- Хвалить!!!
Принимаем только 100% выполнение задач.
Фикс первые 3 мес. Потом рекомендую сделать kpi
Например, зависимость от исполнения ключевых задач.
Оценка руководителя за каждый день ( 0..10). Если суммарно в конце месяца >=176 баллов - 20к бонус, иначе только фикс, например
Или kpi от важной для вас задачи ( кол-во назначенных встреч, например) и тд
Самозанятый, гпх или ТК - выбирать вам.
Не решаем задачи и проблемы за человека. Возвращаем ответственность!
КАК ТЫ ПЛАНИРУЕШЬ ЭТО РЕШИТЬ? (С) - ТАНЯ БИБИК
В добрый классный путь делегирования и масштаба!
Подписывайся на мой канал https://t.me/yana_businesslive
- Своего первого Ассистента я наняла за 3000р в месяц. Она помогала мне вести "бюрократию" пока я была куратором на бизнес курсе. + закрывала личные задачи.
- Мой самый быстрый кейс найма ассистента - 4 дня от идеи до вывода в работу. Ассистента наняла за 5к. далее подняла до 10к оплату. Так как ассистент была супер крутой!
- Мой второй ассистент вырос в 3 раза в доходе и взял на себя маркетинг направление в моем бизнесе. Сейчас она запустила личное наставничество и ведет коммерческие бренды: контент - стратегии и визуал.