Передача инфы про кассу и чеки
как работает робот?
в момент появления задач в канбане "Документооборот" в стейджах "Проверка кассы" / "Авансовые отчёты (чеки)" робот дублирует их в соответствующие канбаны Проверка кассы / Авансовые отчёты в стейдж "Оригиналы от операционистов"
*у робота нет автоматического разделения на задачи по кассе и чекам, эту функцию выполняют стейджы "Проверка кассы" / "Авансовые отчёты (чеки)"
в канбане "Документооборот"
*задача дублируется в канбаны кассиров сразу же при её переносе в стейджы "Проверка кассы" / "Авансовые отчёты (чеки)"
*дублируется только название, описание задачи и связка с CRM клиента
*не дублируются комменты, сроки, статус, постановщик, ответственные и
завершённые задачи
*робот сам назначит ответственных, постановщик всегда Report
*робот не поддерживает синхронизацию изменений в задачах
*задача будет продублирована столько раз и в том виде, сколько и в котором её перенесли в стейджы Проверка кассы" / "Авансовые отчёты (чеки)" из любого другого столбца
*подходы к завершению задач определяются кассирами и операционистами
*изменения задачи Антоном Ольховским = автоматическя настройка робота
*предусмотрены стандартные уведомления о назначении ответственного в битрикс, при необходимости можно настроить интеграцию со своей почтой
что делать операционистам?
по клиенту есть задача по первичке
скопировать существующую задачу, дополнить название словом чеки или касса, в описании указать период документов, добавить связку с CRM клиента. В столбце "Пора отправлять курьера" создастся дубль задачи.
Дубль задачи по кассе аккуратно перенести в столбец "Проверка кассы"
Дубль задачи по чекам аккуратно перенести в столбец Авансовые отчёты (чеки)"
у клиента есть только чеки и касса, но нет первички
создать новую задачу в любом столбце, кроме "Проверка кассы" / "Авансовые отчёты (чеки)". В названии указать клиента, тип задачи: чеки или касса, в описании указать период документов, добавить связку с CRM клиента.
Задачу по кассе аккуратно перенести в столбец "Проверка кассы"
Задачу по чекам аккуратно перенести в столбец Авансовые отчёты (чеки)"
Если случайно задачу по кассе перенесли в стейдж по чекам или наоборот, операционисту надо перенести задачу в верный стейдж. После зайти в канбан кассиров и удалить лишнюю задачу.
**права на удаление задач есть у Саши Куликовой и Вали Сандрыгайло
В конце рабочего дня можно завершить все задачи в стейджах "Проверка кассы" и Авансовые отчёты (чеки)" в канбане "Документооборот".
*в канбанах кассиров статусы останутся без изменений.
что делать кассирам?
обращать внимание на задачи в стейдже "Оригиналы от операционистов"
ВАЖНО процесс по работе с основной задачей по чекам / кассе не меняется.
назначение ответственных по задачам происходит роботом:
- в канбане "проверка кассы" ответственный всегда будет "Оператор по обработке кассовых документов" (подразделение "касса"), назначение по должности без привязки к клиенту или к полю в карточке Битрикс.
- в канбане "авансовые отчёты" ответственным будет тот, кто указан в поле "кто проводит АО" в карточке клиента в Битрикс. Это может быть "ведущий бухгалтер" (должность), а может быть "специалист по кассовым операциям и документам" (должность) / "бухгалтер по кассе".
*если поле "кто проводит АО" пустое, или ведущий бухгалтер / бухгалтер по кассе не назначены для этого клиента, тогда ответственным по задаче будет тот же сотрудник, что и в канбане "проверка кассы" - "Оператор по обработке кассовых документов" (должность).
кассиры могут завершать задачу по кнопке прямо в этом же стейдже, переносить задачу в завершённые не нужно.
внутри канбана можно сделать персональную сортировку задач по времени создания (чем раньше создана задача, тем ниже она в столбце).
по всем вопросам поможет
Алина Кузнецова 89530062086 (бизнес-аналитик Яшин и партнёры)