Як створювати документи замовлення покупця 1С:Підприємство?

Кожен день користувачі створюють сотні документів. Ось декілька правил для створення первинних документів для покупця в програмі 1С:Підприємство:

1. Замовлення покупця вперше потрібно створювати оперативно, тобто сьогоднішнім числом. Не дозволяється створювати "заднім числом"!

2. Резервувати товари документом замовлення покупця заборонено!

3. В замовленні та у всіх його похідних документах: повернення товару, оплати та інші документи повинні бути одного і того ж контрагента та його договору. Не припустимо проводити замовлення та його документи різними контрагентами.

Тому що в такому разі адміністратори при закритті місяця не зможуть перепровести всі документи і це призведе до помилок в розрахунках.

4. У випадку якщо ви створили замовлення на певного контрагента, а також його похідні документи і Вам потрібно переробити замовлення на іншу організацію чи іншого контрагента, то потрібно зробити повне повернення товару та грошей, аби потім створити НОВЕ замовлення на іншого покупця.

Звільнений таким чином товар піде вже на нове замовлення!

Не можна в цьому ж замовленні виписувати нові документи на іншого контрагента!

Якщо потрібна заміна контрагента, то це робиться для усього замовлення водночас, тобто змінюється усі реквізити на нового контрагента і замовлення з документами перепроводиться неоперативно відповідальними людьми.

Такі помилкові документи будуть виділятися спеціальним статусом замовлення "Помилка обліку" ("Ошибка учета"). Старайтесь передивлятися замовлення з таким статусом - там багато цікавого на виправлення. :)

Запам'ятайте: в замовленні повинен бути тільки один контрагент та тільки одна наша організація!

5. Резервування товарів відбувається через документ "Резервування товарів", який створюється виключно на основі документу "Замовлення покупця".

6. Документи оплат від покупців приймати через спеціальне робоче місце на касовому місці касира. Так зване РМ касира дозволяє автоматизувати рознесення оплат по замовленням клієнта.

І невелика порада: аби уникнути помилок в заповненні документів, то краще використовувати принцип створення документів на основі замовлення чи якихось інших документів. Наприклад, реалізацію товарів та послуг створювати на основі замовлення, а прибутковий касовий ордер на основі реалізації товарів та послуг. Ну, і звісно операції повернення також на основі документів продажу.

7. Документ "Повернення товарів" робити виключно на основі документу "Реалізація товарів та послуг", аби програма вірно заповнила партії товарів і суми документу не мали математичних помилок. Ви ж пам'ятаєте про правило створення?

Таким чином товари та суми будуть заповнюватись автоматично завжди буде вірно рахуватись оборот по продажам.

8. Договір контрагента створюйте обов'язково з повною назвою. Наприклад, ім'я договору контрагента може бути таким: "Договір купівлі №1528-589", але аж ніяк не "Дог. 15156", "івалдоитідвлоаи" чи "226541564-2121".

Змістовно створений договір дасть змогу потім вірно його вибрати серед інших у списку.

9. І останнє: старайтесь давати імена контрагентам (читайте покупцям) в повній його формі. Наприклад, "Середенко Сергій Володимирович", замість "Середенко С. В.". Відповідно назви підприємств також повинні мати повні змістовні назви, натомість від тільки абревіатур старатись відмовлятись у використанні.

10. Контактні дані бажано також використовувати в повній мірі. Особливо це стосується номерів телефонів. В майбутньому в програмі такі контакти будуть використовуватися в "обережних" маркетингових цілях. :)

Забігаючи наперед, хочу повідомити про майбутню розробку IT-департаменту - кабінет клієнта ПА. Це цілий програмний комплекс. який дасть Вам змогу ще більш поглиблено взаємодіяти з клієнтами. Але це це вже зовсім інша майбутня тема для статей...