Договорная работа. Часть V: Согласование договора

После разработки проекта договора или (при необходимости) протокола разногласий к проекту договора, разработанному контрагентом, он поступает на согласование в подразделениях предприятия. Также эту процедуру называют "визирование договора".

Необходимость процедуры согласования договора вызвана тем, что руководитель организации не всегда имеет возможность лично детально проверить каждый договор перед подписанием.
Поэтому ему требуется документальное подтверждение, что проект договора проверен в подразделениях предприятия, и подписание договора не обернется неприятностями для компании.

Как оформляется согласование

Каких-либо единых и общеобязательных требований к процедуре согласования проекта договора внутри организации в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.

Наиболее часто документально визирование договора в подразделениях предприятия оформляется при помощи "Листа согласования".
Если в компании внедрена система электронного документооборота, то процедура происходит без заполнения бланков, в путем внесения сведений в форму программы.

В документе обычно указываются:

• наименование договора;
• дата и номер договора - если дата уже определена и номер присвоен контрагентом;
• наименование контрагента;
• наименование визирующего подразделения;
• фамилия, инициалы, должность работника, проверяющего проект договора;
• даты приема на визирование и собственно визирования проекта договора;
• замечания, предложения по проекту договора.

Иногда, в зависимости от действующего на предприятии порядка, куратор договора заверяет своей подписью каждый лист одного экземпляра проекта договора. Или юрисконсульт ставит на оборотной стороне каждого листа договора оттиск штампа.
Такие процедуры по закону не обязательны и производятся по усмотрению руководства предприятия в целях подтверждения факта того, что ответственный работник одобрил проект договора, в целях исключения подмены листов в экземпляре договора и т.п.

Листы согласования могут храниться в подшивке вместе с экземплярами договоров или из них может формироваться отдельное дело - в данной ситуации все также определяется руководителем организации, так как прямо в законе эти моменты не регламентированы.

Кто участвует в согласовании

Необходимо определить подразделения и конкретных работников, которые участвуют в согласовании проектов договоров.

Круг визирующих работников зависит от структуры и штатного расписания организации, но на практике в согласовании участвуют обязательно:

• подразделение, выступающее инициатором заключения договора - например, ремонтный цех при закупке запасных частей;
• планово-экономический отдел или экономист - проверяет и подтверждает, например, соответствие расходов на запасные части утвержденным лимитам, соответствие цен на товары рыночным и т.п.;
• бухгалтерия - проверяет и подтверждает, например, отсутствие запасных частей на складе, наличие денежных средств для закупки и т.п.;
• служба безопасности - подтверждает, что контрагент проверен на предмет благонадежности;
• юридический отдел или юрисконсульт - проводит правовую экспертизу текста договора.

Порядок и сроки согласования

Порядок согласования проекта договора следует закрепить в "Положении о договорной работе" или внедрить на предприятии отдельный документ - "Положение о согласовании договоров", "Регламент визирования договоров" и т.п.

Чтобы срок рассмотрения проекта договора не растягивался на недели, очень важно установить конкретные сроки, в которые документ должен быть рассмотрен. На практике они составляют 1-3 дня.
В противном случае, могут измениться цены, контрагент может отказаться от сделки, например, по причине реализации всей партии товара и т.п.

Также целесообразно установить очередность, в которой проект договора принимается на согласование в подразделениях, и расположить в таком порядке графы в "Листе согласования".
Обычно служба безопасности и юридический отдел визируют проект договора последними перед передачей на подпись руководителю организации.

Результатом процедуры визирования является:

• или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора согласован;
• или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора не согласован, и одновременно внесение замечаний, предложений в соответствующей графе.

В документе, регламентирующем процедуру, следует акцентировать внимание на том, что замечания к проекту договора должны быть конкретными и конструктивными. Недопустима резолюция "Не согласен" без указания причин и предложений по совершенствованию документа.

При наличии замечаний, предложений, дополнений проект договора по решению руководителя организации может передаваться для доработки, или, если например, они несущественные и т.п. - может быть подписан и в первоначальном виде.

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .docx

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .odt

Информация в публикации актуальна по состоянию на 10 ноября 2020 г.

✍ Чтобы не пропустить важное среди информационного шума - подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer.