Почему теперь нельзя принимать к бухгалтерскому учету сканы документов и что делать?

В октябре 2020 г. Минфин России разъяснил, что проводить по бухгалтерскому учету скан-копии документов не допускается.

Такая позиция высказана в свежем письма Минфина России от 02.10.20 № 03-03-06/1/86376.

В обоснование говорится, что нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Все это означает, что для принятия к учету электронные первичные документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с действующим законодательством, в том числе Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Ранее российское финансовое ведомство в исключительных случаях допускало использование в бухгалтерском учете скан-образы первичных учетных документов (Письмо Минфина от 22.04.20 № 03-01-10/32570).
Тогда разъяснения были даны с учетом ситуации, связанной с распространением коронавируса.

С учетом новых разъяснений возрастают риски при отстаивании позиции в спорах в суде о подтверждении совершения сделки.

Кроме того, возможно привлечение к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ, нормы которой относят отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета к грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Выход - наладить контроль за обменом с контрагентами бумажными экземплярами документов, или внедрить систему электронного документооборота.
Также возможным решением может быть внесение в тексты договоров положения о том, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам, с учетом части 2 ст. 5 Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи":

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Но подход дискуссионный, так как более относится к подписанию договоров в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ:

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Информация в публикации актуальна по состоянию на 20 октября 2020 г.

Чтобы не пропустить важное среди информационного шума - подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer. ✍

Поделитесь этой публикацией с друзьями - они будут Вам благодарны!

Хотите больше полезных публикаций - оцените статью, поставив лайк! 👍