Договорная работа. Часть VII: Как правильно нумеровать договоры и вести реестр договоров

Учет и регистрация договоров является важным направлением договорной работы и залогом успешной работы организации и индивидуального предпринимателя.
В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Реестр договоров - это список, перечень соглашений (договоров), заключенных организацией за определенный период времени.
Наличие реестра договоров позволяет сохранить, систематизировать и быстро найти информацию о сделках, совершенных предприятием.
В предпринимательство постоянно приходят новые люди, им приходится выстраивать бизнес-процесс своей фирмы, поэтому информация в статье никогда не потеряет актуальность.
В статье Вы найдете проверенные практикой советы по организации этого направления деятельности, а по традиции логическим завершением публикации будет ссылка на скачивание образца таблицы для ведения реестра договоров.

Каких-либо единых унифицированных требований к ведению реестра договоров в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.
Нет также норм права, обязывающих обязательно вести реестр договоров.
Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Следует отразить порядок ведения реестра договоров в Положении и договорной работе организации.
Не следует путать реестр договоров, о котором идет речь в это статье, с реестром договоров на портале Госзакупок, который ведется в соответствии со ст. 4.1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

На практике ведение реестра договоров осуществляется:

в бумажной форме - путем ведения Книги (или журнала) договоров;
в электронной форме - путем заполнения таблицы в офисном приложении.

Обычно журнал регистрации договоров и таблица с реестром содержат следующие основные столбцы:

номер записи регистрации;
порядковый номер договора;
дата заключения договора;
срок действия договора;
наименование договора;
наименование контрагента;
вид договора (доходный, расходный);
сумма (цена) договора;
ответственный работник (куратор договора);
примечания - любые иные важные сведения.

В реестр вносятся все заключенные договоры в хронологическом порядке. В крупной организации в зависимости от сложившегося документооборота может быть целесообразным вести раздельный учет, например, по видам договоров, направлениям хозяйственной деятельности.

Каждому договору обязательно присваивается индивидуальный номер. Это важно. В стабильной и успешной организации не должно быть договоров "без номера (б/н)".
Компания, являющаяся поставщиком или исполнителем, выставляет другой стороне счет на оплату. Чтобы упорядочить финансовые отношения, в счете на оплату указывают дату и номер договора. Эти же сведения вносятся в накладные, акты сдачи-приемки услуг и т.п.
Отсутствие даты и номера договора создаст путаницу в бухгалтерском учете и может быть причиной проблем в случае хозяйственного спора, особенно рассматриваемого арбитражным судом.

Какого-либо обязательного для всех нормативного правового акта, предписывающего как присваивать номера договорам нет. Целесообразно отразить порядок присвоения номеров договорам в Положении о договорной работе.
Самая простая система нумерации договоров это "Год - номер записи о регистрации", например "2020-136". Можно разработать свою систему нумерации, указывая шифр например по видам договоров, структурным подразделениям предприятия и т.п.
При заключении договора номер ему можете присвоить Вы или контрагент. На практике номер договору присваивает организация, предложившая другой стороне свой проект договора для подписания.
Если контрагент прислал проект договора без указания номера, то Ваша организация присваивает договору свой регистрационный номер.
Нецелесообразно дописывать к номеру договора, указанному контрагентом, номер по регистрации Вашей фирмы, например, через косую черту, так как это может привести к путанице. Лучше указать свой номер регистрации в отдельном месте на экземпляре договора.
В зависимости от ситуации и важности сделки в текст договора в раздел "Заключительные положения" можно даже внести пункт примерно следующего содержания:

Под номером договора стороны понимается регистрационный номер договора Поставщика.

Ведением реестра договоров занимается работник, ответственный за договорную работу. Если в штате компании имеется юридический или договорной отдел, то целесообразно назначить на данное направление деятельности отдельного работника.

Срок хранения реестра договоров и журнала регистрации договоров соответствует сроку хранения самих договоров - не менее 5 лет в силу ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Также для ведения реестра договоров можно воспользоваться специализированными платными и бесплатными программами, о которых будет рассказано в следующих публикациях.

Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .xlsx
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .ods

Информация в публикации актуальна по состоянию на 15 октября 2020 г.

Поделитесь этой публикацией с друзьями - они будут Вам благодарны!

Хотите еще больше полезных публикаций - оцените статью, поставив лайк!

Снижайте информационный шум и подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer.