Как сделать так, чтобы задачи выполнялись качественно?

Чтобы сотрудник понял задачу и выполнил её качественно, нам следует сформулировать её примерно по следующей схеме:

Для наглядности прикрепляю шаблон таблицы (ссылка).

1) Ставьте задачу, которую можно завершить

"Найти", "Составить", "Сделать" – чтобы сотрудник пришел к вам и сказал: "Я сделал", "Я составил", "Я нашел".

Не "делал" или "старался", а именно "сделал", то есть получил конкретный результат.

2) Уточните зачем эта задача нужна

Например, по задаче "Найди квартиру в центре Питера на 3-х человек в пределах 10,000р за сутки" – лучше уточнить, квартира будет для отдыха или просто вещи бросить?

Чтобы сотрудник лучше понимал цель своих действий, поделитесь с ним в произвольной форме, какой результат вам нужен.⬇️

3) Если трудно объяснить, создайте свои теги

• Это может быть задача для получения быстрых денег: консультация или продающий пост.
• Может быть для улучшения вашего продукта или вашей экспертности: найти и скачать курс.
• А может быть это для комфорта: найти отель, дешевые билеты в одном ряду.

4) Определите дедлайн - срок окончания

Для многих задач достаточно 1 дня, но у помощницы могут быть пары или она попросится на выходные к родителям. Поэтому договаривайтесь о дедлайнах, например:

Р – "Собери пожалуйста список конкурентов в табличку до завтра. Успеешь?" А – "Нет, у меня планы ... " Р – "Когда сможешь сделать? Задача срочная, послезавтра край." А – "Я постараюсь успеть пораньше, послезавтра точно пришлю." Р – "Хорошо, буду очень благодарен."

+ если сотрудник не укладывается, рекомендую отмечать это в столбце "Продление дедлайна" или в задачнике (Trello/YouGile), чтобы в будущем знать, сколько времени потребуется на ту или иную задачу.

5) Комментарии и критерии хорошего результата

Пояснения никогда не бывают лишними, так что сюда тоже можно что-то дописать. Это может быть голосовое сообщение в диалоге, ссылки или скриншоты с примерами – детали и подробности по задаче в разговорной форме.

Например:

– Сделай анализ конкурентов, как в этой табличке, пожалуйста. ССЫЛКА Важно: выпиши смыслы из отзывов и ссылки на все их продукты. Разберешься?

6) Если вы ставите долгую задачу

Периодически просите у сотрудника обратную связь, что он сделал за прошедшее время и какие возникли трудности – нужна ли ему помощь.

Помощь не в смысле "сделаю за тебя", а в смысле "я могу направить, дать программу / совет для облегчения работы".

Чаще всего, если задача поставлена правильно, никаких проблем не возникает. А если и возникают, то главная задача ассистента – решать их.

Лайфхак:

Если помощник не может решить проблему сам, мы ставим ему следующую задачу: "Найди все способы решения – изучи отзывы, составь для меня список решений". А после выполнения: "Реши одним из способов и двигайся дальше".

Бывает так, что помощник закопался в проблему и не видит возможности высунуть голову и посмотреть по сторонам. Руководитель видит ситуацию со стороны и помогает ему в этом – направляет, контролирует, хвалит за успехи.)

Что делать, если вам не нравится, как сотрудник выполнил задачу:

1) Проверьте, всё ли он сделал, как вы просили?

• Да – похвалите, попросите улучшить А, Б, В - подробно расскажите, на что это должно быть похоже, покажите примеры.
• Нет – похвалите за то, что сделал, попробуйте уточнить задачу.

2) Если сотрудник проявляет недовольство, затягивает или обрывает диалог – размещайте объявление о поиске нового сотрудника и с ходу давайте кандидатам Тестовое Задание – вашу нерешенную задачу.

3) Так вы проверите, правда ли задача такая трудная и кто сможет сделать её быстрее – тот и станет вашим классным помощником.👍

Где лучше ставить задачи?

Если вы человек-ноутбук и любите таблички – дарю вам задачник.

Если вы человек-смартфон и таблички не перевариваете – попробуйте приложение YouGile или Trello – красивые настраиваемые задачники. Приложения работают как в браузере, так и на смартфонах.

Там есть галочки, дедлайны, описание задач и под-задачи, и даже разноцветные значки-карточки – я такие штуки обожаю.)

Пожелания для улучшения инструкции пишите мне в ЛС –> ССЫЛКА