ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Этот материал и десятки других доступны в боте HR Zoltor24. Получите пробный период на 3 дня перейдя по ссылке: https://t.me/zoltorhr_bot

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Распорядок дня и внутренние правила АН:
Начало рабочего в 10:00 и конец в 19:00, обед с 13:00 до 14:00.
До начала рабочего времени заранее, не менее чем за 5-10 минут, быть на рабочем месте. Личный автомобиль паркуем в радиусе не ближе, чем 50 метров от офиса. Рядом с офисом паркуются только наши клиенты.
Обязательное присутствие всех сотрудников на оперативках и обучениях, заранее оповещенных.
Запрещается принимать пищу на рабочем месте.
В рабочее время обязательно и постоянно носить бейдж.
Обязательно рабочее место содержать в порядке, выключить компьютер по окончанию работы.
Доступ к корпоративной почте. Логин: ____________ Пароль______
Доступ к кабинету (указать свое): Логин: ____________ Пароль______
Переодевайтесь и переобувайтесь в зоне гардеробной.
Документы храним строго в своих ящиках.
При обращении к любому сотруднику, а также в официальной обстановке говорите на «Вы» и вежливо общаетесь внутри коллектива, в первую очередь доброжелательно и с пониманием относитесь к агентам. Агент - самый главный человек в компании.
Всегда и везде будьте вежливы.
Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз.
Здоровайтесь со всеми, даже если работаете в разных кабинетах или не знакомы.
Если Ваши коллеги заняты делом, не отвлекайте их по пустякам, тем более без причины.
Обсуждая рабочие вопросы, старайтесь не говорить слишком громко.
Если необходимо обратиться к коллеге, находящемуся в другом конце офиса, воспользуйтесь мессенджером вместо того, чтобы кричать во весь голос.
Правило задавать вопросы: если есть вопрос, то приходите к руководителю с вариантами решения. Умейте распределять по срочности и важности.
Если не смогли получить информацию от других - не молчите, сообщите. Если не поняли задание или сроки выполнения - переспросите.
Одно из важнейших правил делового этикета – умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата

СТАНДАРТЫ ВНЕШНЕГО ВИДА СОТРУДНИКОВ
Основой делового имиджа персонала является классический стиль делового костюма.

Повседневный деловой костюм сотрудника должен свидетельствовать об аккуратности и опрятности его владельца.

Обувь должна быть чистой.

В межсезонье и зимнее время необходимо иметь сменную обувь.

Сотрудникам недопустимо:
делать экстравагантные прически, содержащие элементы панк- и рок-культуры, неестественных цветов;
носить спортивные одежду и обувь, валенки, угги, сандалии;
носить в рабочее время одежду из прозрачных тканей, с глубоким вырезом, без рукавов;
присутствовать на работе в одежде с изобилием декоративных излишеств - карманов, молний, швов, прорезей, рюшей, кружев, блесток, шнуровок и т.п.

В случае несоответствия внешнего вида сотрудника непосредственный руководитель сотрудника делает ему устное замечание, и не допускает к рабочему месту до устранения замечаний.
Неоднократное грубое нарушение требований расценивается как дисциплинарный проступок, влекущий за собой увольнение сотрудника.

Деловой стиль для женщин.
К деловому костюму относят следующие сочетания элементов одежды: жакет с юбкой (или брюками) и блузой, жакет с платьем, платье-футляр однотонное или двухтонное.
Предпочтительны однотонные расцветки ткани делового костюма нейтральных пастельных оттенков. Не допускаются яркие ядовитые оттенки. Исключены абстрактные (круги, ромбы, огурцы, контрастные полосы, клетка), растительные рисунки (цветы), изображения людей и животных. Варианты цветовой гаммы для блузы – белая, голубая, синяя, серая.
Длина юбки может варьироваться, но не должна быть выше колена более чем на 10 см. Величина разреза юбки не должна превышать 1/3 длины юбки.
В выборе обуви рекомендуется придерживаться классических моделей, без высокой платформы, на среднем каблуке.
Цвет обуви должен быть выдержан в темных тонах или соответствовать цвету костюма.
Не допускается носить цветные, в сетку колготки и чулки.
Прическа должна быть аккуратной: длинные волосы убраны в хвост или пучок, короткие - аккуратно пострижены и уложены. Волосы естественных тонов.
В макияже необходимо придерживаться чувства меры, не использовать сложный макияж, яркую губную помаду, агрессивный контур для глаз.
Ногти должны выглядеть опрятно, быть аккуратно подстрижены, примерно одной длины.
Не использовать парфюм с тяжелыми ароматами.
В качестве украшений предпочтительны серьги классического стиля, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, брошь, часы. Допустима современная бижутерия среднего размера (серьги и кулон). Нежелательны яркие, крупные и блестящие украшения.

Деловой стиль для мужчин.
Предпочтительны деловые костюмы классического покроя нейтральных оттенков.
Рекомендуются рубашки белого, голубого, синего и серого цветов.
Не рекомендуется носить галстук светлее рубашки. В зависимости от роста мужчины длина галстука определяется следующим образом: высоким - до верхней кромки ремня, средним - до середины ремня, низким - до нижней кромки ремня.
В выборе обуви следует придерживаться закрытых, классических моделей темных тонов (черный, синий, коричневый и темно-серый) или под цвет костюма. Носки должны подходить к цвету брюк и обуви. Не допускается появляться на рабочем месте без носков или в носках оттенка, контрастирующего с цветом брюк и обуви.
Нежелательно ношение более одного кольца на каждой руке. Нательные кресты, цепочки не должны быть видны. Не рекомендуется ношение браслетов, булавок, серег.
Если не используется галстук, у рубашки не должно быть расстегнуто более одной верхней пуговицы.
Прическа должна быть аккуратной, волосы естественных тонов.
Мужчина должен быть всегда гладко выбрит, или иметь аккуратно подстриженные усы/бороду.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:
Необходимо включить/выключить компьютеры и телевизор с видеороликами (если имеются в клиентской зоне).
Проверка электронной почты, сайтов Авито/Циан, ответы на сообщения, проверка объявлений на ошибки.
Помыть кружки после клиентов, прибрать рабочую и клиентскую зоны, выключить телевизор и компьютеры в клиентской зоне.
Подготовка подарков клиентам (с символикой АН), паспорта объектов.
Пополнять и заказывать стаканчики и баллоны воды для клиентской зоны.
Проверять наличие и заказывать канцтовары, бумагу.
Следить за исправной работой принтеров, симкарт, интернета и рабочих телефонов, сайтов.
Заправлять принтер
Каждую пятницу чистка холодильника в 5 часов (выкидываем все что есть в холодильнике, заранее часов в 16:00 предупредив об этом всех).
Проверять клиентскую зону на наличие всех необходимых брошюр.
Готовить протокол для оперативки.
Вывешивать протокол на кухню после окончания оперативки.
Если есть горячая линия, оплачивать.
Вызывать системного администратора по необходимости.
Принимать все счета на оплату, согласовывать с руководителем и отдавать на оплату.
Выполнять поручения руководителя.

CRM (если есть в АН)
Регистрация/создание новых пользователей
Исключение тех, кто не работает
Размещение агентов по группам
Перевод объектов одного агента на другого при увольнении
Исправление ошибок
Проверка почему не выгрузилось

ОБЛАЧНАЯ АТС (если есть в АН)
Регистрация в АТС, добавление нового пользователя, изменение данных, запись разговора
Отключение телефона из АТС.
Для агентов проверка баланса «номер телефона»
Если отключенный номер отдали новому агенту добавляем заново.
Когда выдаем симку новому агенту, при возврате симки или при невозврате – фиксируем.
И при увольнении удалять в АТС.
Настраивается запись звонков агентов в АТС. В конце месяца ненужные записи удяаляются.
Формировать счет и передавать на оплату в бухглатерию.

ПОЧТА
Регистрация почт для добавления в сrm, изменение почтовых данных.
Всем устанавливаем одинаковый пароль «пароль»

АВИТО
https://www.avito.ru/
Заходим в личный кабинет Авито.
Вводим логин и пароль «логин» «пароль»

Проверка на «Отклоненные и заблокированные объявления».
За что могут заблокировать объявление:
1. «Контакты и ссылки в описании». Для этого необходимо позвонить/написать агенту объявления и сказать: «Пожалуйста, отредактируйте объявление в CRM/в ЛК. После редактирования объявление снова появится на сайте».
Пополнять баланс.
Авито оплачивается до (число) в размере (сумма) рублей.
Заходим в раздел «Кошелек».
В графу сумма вбиваем (сумму) рублей.
Ниже нажимаем «Банковский перевод».
Нажимаем «Скачать».
Распечатываем счет и относим его в бухгалтерию.

Сколько бонусов и реальных денег осталось можно посмотреть, нажав на «Кошелек».

Отвечаем на сообщения:
ПРИМЕР № 1
Клиент: подпол есть?
Ответ специалиста: Здравствуйте! По всем интересующим вас вопросам можете связаться с «название вашего агентства», «номер телефона» или оставьте свои контакты, и мы Вам перезвоним.
ПРИМЕР № 2
Клиент: цена?
Ответ специалиста: Добрый день, цена данного объекта 4 500 450 рублей.
ПРИМЕР № 3
Клиент: у вас недоступен телефон?
Ответ специалиста: Добрый день, оставьте, пожалуйста, свои контакты. Спасибо.
Клиент: «номер телефона»
Ответ специалиста: Спасибо, Ваш контакт передан нашему специалисту.

Поднятие или другие услуги объявления.
Необходимо чтобы, риелтор предоставил листочек, где написано «Адрес объекта, id объекта, цена, ФИО риелтора», которые нужно поднять.

Нужно проверять нет ли неопубликованных из-за ошибок объявлений!

ЦИАН
Логин «логин» Пароль «пароль»

В ЦИАН тоже нужно следить за неопубликованными объявлениями и говорить об этом агенту.
И отвечать на сообщения.
Пополнение баланса Циан:
1) Заходим в личный кабинет Циан.
2) Выбираем кошелек, далее пополнить счет. В строке сумма пишем (сумма) рублей. (в день за одно объявление снимают 0,5 руб., умножаем на кол-во дней, далее умножаем на кол-во объектов.) получается сумма, которую мы запрашиваем.
3) Далее нажимаем выставить счет. Ниже есть графа ранее выставленные счета.
Нажимаем на номер счета от числа, когда выставляли счет и он автоматически скачивается. Распечатываем и отдаем в бухгалтерию для оплаты.

ПОДАРКИ ДЛЯ СДЕЛКИ
Сначала агент записывает в журнал «ПОДАРКИ» адрес объекта, на который объект берет подарок, свои ФИО, дату и подпись, затем забирает необходимое количество подарков для сделки. Подарок собираем в фирменный пакет «вашего агентства».
В подарок входят:
1.
2.
3.
Рекомендуется иметь в наличии не менее 20 готовых упакованных подарков.

ПОКУПКА ПОДАРКОВ ДЛЯ РОЗЫГРЫШЕЙ.
Розыгрыш покупаем на биглионе и т.д в пределах 500 рублей.
Карты Мвидео на 500руб. (первым трем агентам по сумме прихода).
Бухгалтера ставлю в известность в четверг, чтобы к пятнице деньги были и можно было сходить и всё купить.

ЗАКАЗ БЕЙДЖИКОВ И ВИЗИТОК
С понедельника по пятницу собираем заявки на бейджи и визитки в журнал «Визитки и бэйджи». Отправляем заявку на почту «адрес электронной почты» и ждем изготовления макетов. После проверки макета пишем: «Макет согласован». Забрать распечатанные и раздать агентам. Когда идем забирать готовый товар не забываем печать. Все счета и чеки отдаем бухгалтеру.

ЗАКАЗ БАННЕРОВ И НАКЛЕЙЕК
Оплачиваем по безналу
Заранее собираем информацию от агентов и руководителя. Предварительно согласовать макет с руководителем.
Ведем журнал, где фиксируем на какие объекты размесили баннер.
Также ведем журнал на какие машины с контактами разместили наклейку.
Раз в месяц собирать фотоотчёт разрешения баннеров и наклеек.

ПРИГОТОВИТЬ ЧАЙ (КОФЕ) КЛИЕНТАМ
На тарелочке должно лежать:
1) Салфетка
2) Сливки
3) Чай
4) Сахар 2кусочка

РАБОТА С КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ.
Для каждого юридического лица ведутся свои журналы входящей корреспонденции и исходящей корреспонденции.

В журнал входящей корреспонденции вносить все данные об отправителе и делать отметки штампом в правом нижнем углу на первом листе входящего письма или прикладываю чистый лист и ставить на нем штамп.
Если поступили документы для бухгалтерии: накладные, счета-фактуры, акты и т.п., также вносить в журнал входящей корреспонденции и передавать их в бухгалтерию вместе с журналом для передачи под роспись в самом журнале.
Иные входящие письма после внесения в журнал входящей корреспонденции передаю под роспись тем работникам, адресованы.
Исходящую корреспонденцию регистрировать в журнале исходящей корреспонденции и отправлять почтой России простой или заказной с уведомлением по необходимости. Конверты покупать на почте по мере необходимости на деньги, которые заблаговременно взять в бухгалтерии. По потраченным почтовым расходам отчитываться чеками в бухгалтерию.

ФОТОАППАРАТ
Должен находится в в шкафу ОМ вместе с зарядкой.
Прежде чем выдать агенту, нужно записать в Журнал выдачи фотоаппарата.

НАПОЛНЕНИЕ КОНТЕНТОМ САЙТА
Загружать фото новых агентов
Редактировать данные (контактные, новости, вести блог)

НАПОЛНЕНИЕ КОНТЕНТОМ СОЦ. СЕТЕЙ
Каждую пятницу составлять контент-план публикуемых постов на следующую неделю.
Подбор фото, подбор новостей из интернета, рерайт статей, размещение постов.

ВК Логин и пароль
Instagram Логин и пароль

Скачать файл для печати: http://surl.li/xtzd