ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА МЕНЕДЖЕРА ПО ПЕРСОНАЛУ

Этот материал и десятки других доступны в боте HR Zoltor24. Получите пробный период на 3 дня перейдя по ссылке: https://t.me/zoltorhr_bot

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Распорядок дня и внутренние правила АН:
• Начало рабочего в 10:00 и конец в 19:00, обед с 13:00 до 14:00.
• До начала рабочего времени заранее, не менее чем за 5-10 минут, быть на рабочем месте. Личный автомобиль паркуем в радиусе не ближе, чем 50 метров от офиса. Рядом с офисом паркуются только наши клиенты.
• Обязательное присутствие всех сотрудников на оперативках и обучениях, заранее оповещенных.
• Запрещается принимать пищу на рабочем месте.
• В рабочее время обязательно и постоянно носить бейдж.
• Обязательно рабочее место содержать в порядке, выключить компьютер по окончанию работы.
• Доступ к корпоративной почте. Логин: ____________ Пароль______
• Доступ к кабинету (указать свое): Логин: ____________ Пароль______
• Переодевайтесь и переобувайтесь в зоне гардеробной.
• Документы храним строго в своих ящиках.
• При обращении к любому сотруднику, а также в официальной обстановке говорите на «Вы» и вежливо общаетесь внутри коллектива, в первую очередь доброжелательно и с пониманием относитесь к агентам. Агент - самый главный человек в компании.
• Всегда и везде будьте вежливы.
• Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз.
• Здоровайтесь со всеми, даже если работаете в разных кабинетах или не знакомы.
• Если Ваши коллеги заняты делом, не отвлекайте их по пустякам, тем более без причины.
• Обсуждая рабочие вопросы, старайтесь не говорить слишком громко.
• Если необходимо обратиться к коллеге, находящемуся в другом конце офиса, воспользуйтесь
мессенджером вместо того, чтобы кричать во весь голос.
• Правило задавать вопросы: если есть вопрос, то приходите к руководителю с вариантами решения. Умейте распределять по срочности и важности.
• Если не смогли получить информацию от других - не молчите, сообщите. Если не поняли задание или сроки выполнения - переспросите.
• Одно из важнейших правил делового этикета – умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата

СТАНДАРТЫ ВНЕШНЕГО ВИДА СОТРУДНИКОВ

Основой делового имиджа персонала является классический стиль делового костюма. Повседневный деловой костюм сотрудника должен свидетельствовать об аккуратности и опрятности его владельца.
Обувь должна быть чистой. В межсезонье и зимнее время необходимо иметь сменную обувь.

Сотрудникам недопустимо:

- делать экстравагантные прически, содержащие элементы панк- и рок-культуры,
неестественных цветов;
- носить спортивные одежду и обувь, валенки, угги, сандалии;
- носить в рабочее время одежду из прозрачных тканей, с глубоким вырезом, без рукавов;
- присутствовать на работе в одежде с изобилием декоративных излишеств - карманов, молний, швов, прорезей, рюшей, кружев, блесток, шнуровок и т.п.
1. В случае несоответствия внешнего вида сотрудника непосредственный руководитель сотрудника делает ему устное замечание, и не допускает к рабочему месту до устранения замечаний.
2. Неоднократное грубое нарушение требований расценивается как дисциплинарный проступок, влекущий за собой увольнение сотрудника.

Деловой стиль для женщин.
1. К деловому костюму относят следующие сочетания элементов одежды: жакет с юбкой (или брюками) и блузой, жакет с платьем, платье-футляр однотонное или двухтонное.
2. Предпочтительны однотонные расцветки ткани делового костюма нейтральных пастельных оттенков. Не допускаются яркие ядовитые оттенки. Исключены абстрактные (круги, ромбы, огурцы, контрастные полосы, клетка), растительные рисунки (цветы), изображения людей и животных. Варианты цветовой гаммы для блузы – белая, голубая, синяя, серая.
3. Длина юбки может варьироваться, но не должна быть выше колена более чем на 10 см. Величина разреза юбки не должна превышать 1/3 длины юбки.
4. В выборе обуви рекомендуется придерживаться классических моделей, без высокой
платформы, на среднем каблуке.
5. Цвет обуви должен быть выдержан в темных тонах или соответствовать цвету костюма.
6. Не допускается носить цветные, в сетку колготки и чулки.
7. Прическа должна быть аккуратной: длинные волосы убраны в хвост или пучок, короткие - аккуратно пострижены и уложены. Волосы естественных тонов.
8. В макияже необходимо придерживаться чувства меры, не использовать сложный макияж, яркую губную помаду, агрессивный контур для глаз.
9. Ногти должны выглядеть опрятно, быть аккуратно подстрижены, примерно одной длины.
10.Не использовать парфюм с тяжелыми ароматами.
11.В качестве украшений предпочтительны серьги классического стиля, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, брошь, часы. Допустима современная бижутерия среднего размера (серьги и кулон). Нежелательны яркие, крупные и блестящие украшения.

Деловой стиль для мужчин.
1. Предпочтительны деловые костюмы классического покроя нейтральных оттенков.
2. Рекомендуются рубашки белого, голубого, синего и серого цветов.
3. Не рекомендуется носить галстук светлее рубашки. В зависимости от роста мужчины длина галстука определяется следующим образом: высоким - до верхней кромки ремня, средним - до середины ремня, низким - до нижней кромки ремня.
4. В выборе обуви следует придерживаться закрытых, классических моделей темных тонов (черный, синий, коричневый и темно-серый) или под цвет костюма. Носки должны подходить к цвету брюк и обуви. Не допускается появляться на рабочем месте без носков или в носках оттенка, контрастирующего с цветом брюк и обуви.
5. Нежелательно ношение более одного кольца на каждой руке. Нательные кресты, цепочки не должны быть видны. Не рекомендуется ношение браслетов, булавок, серег.
6. Если не используется галстук, у рубашки не должно быть расстегнуто более одной верхней пуговицы.
7. Прическа должна быть аккуратной, волосы естественных тонов.
8. Мужчина должен быть всегда гладко выбрит, или иметь аккуратно подстриженные усы/бороду.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ценный конечный продукт (ЦКП): Проведение собеседований и обработка холодных звонков.

Ежедневные бизнес-процессы
1. Принимать все входящие вызовы в зависимости от вакансии
2. Работа с сайтами:
hh.ru (далее - НН) по логину: .....
Superjob.ru (далее Sj) по логину: ...
Авито по логину: ...
На сайте hh.ru, Авито поднимать объявления. (вкладка Вакансия - Мои вакансии-Обновить), делать минимум 1 раз в три дня;
Просматривать отклики на сайтах hh.ru, super job, авито и их обзванивать с целью выявления подходящих кандидатов;
3. Обзвон по базе
Вначале отобрать кандидатов по резюме с сайтов hh.ru, super job по следующимпараметрам:
- возраст от 22 до 45
- образование не ниже средне-специального, не студент
- опыт работы
- внешние данные
- четкая дикция
- регион
4. Работа с базой
Внести в файл приглашенных на собеседование, а также разослать смс приглашения. Ежедневно утром обзванивать кандидатов для подтверждения прихода на собеседование на текущую дату.
Внести в файл тех, кто пришел на собеседование. Если не пришел на собеседование, то необходимо ему перезвонить. Если не довзонились, отмечаем в файле.
5. Распечатать чистые анкеты для собеседования.

СПИСОК ОБЯЗАННОСТЕЙ

1. Прием входящих звонков по открытым вакансиям.
2. Просмотр откликов на сайтах НН, Sj, Авито с целью выявления подходящих;
3. Первичный отбор кандидатов по резюме и с помощью телефонных интервью;
4. Отбор и отправка (звонок) приглашение подходящим кандидатам;
5. Внесение в таблицу приглашенных на собеседование;
6. Внесение в таблицу тех, кто приходил насобеседование;
7. Распечатка анкет, резюме;
8. Составление списка номеров для повторного приглашения на обучение стажеров;
9. Формирование для стажеров списков групп
10. Сбор и формирование документов стажеров;
11. Обработка холодных звонков.

Варианты статусов:

1. Кандидат (из базы или отклика)
2. Недозвон
3. Собеседование
4. Прошел собеседование
5. Не пришел
6. Прошел обучение
7. Не прошел обучение
8. Вышел на работу
9. Прошел испытательный срок
10. Работает более 2х месяцев

Таблицу размещаем на гугл диске в режиме таблицы эксель, даем доступ своему руководителю.
Для составления отчетов, через фильтр выбираем необходимый статус, таким образом можем подсчитать количество кандидатов на каждом этапе. Также можно применять фильтра по датам, чтобы посчитать количество за необходимый период.
Важно: даты ставить все в едином формате для того, чтобы в фильтр попали все даты необходимого периода.

СКРИПТ ВХОДЯЩЕГО ЗВОНКА

- Здравствуйте! Меня зовут..... , я менеджер по подбору персонала «Название вашего агентства».
- Здравствуйте, у вас набирают на работу?
- Какая вакансия Вас интересует?
- Риелтор
- Да, хорошо. Скажите, пожалуйста, свою фамилию, имя; возраст?
- Иванов Петр Иванович, 35
- От куда вы о нас узнали?
- hh
- Номер телефона тот, с которого вы звоните?
- Да
- Какое у вас образование?

- высшее (среднее спец., среднее)
- Расскажите о своем опыте работы?
- Я работал торговым представителем 5 лет, до этого инженером.
- В каком районе вы проживаете?
- В Кировском
- Я прочитал, у Вас есть обучение?
- Да, оно длится (период). Если все успешно пройдено вы приступаете к работе.
- Расскажите по поводу зарплаты, есть ли у вас оклад?
- Первые два месяца у вас идет стажировка, а потом вы становитесь полноправным сотрудником и
начинаете зарабатывать самостоятельно (далее оплата сдельная).
- Вы сможете подъехать на собеседование сегодня?
- Нет, можно завтра?
- Да, конечно, вам удобно будет в 12.00?
- Да
- Хорошо, я Вас записала на завтра в 12.00, наш адрес ___________.
- Хорошо, приду.
- Мы будем Вас ждать, до свидания.
- До свидания.

СКРИПТ ИСХОДЯЩЕГО ЗВОНКА ВАРИАНТ 1

СКРИПТ ИСХОДЯЩЕГО ЗВОНКА ВАРИАНТ 2

- Здравствуйте, (Имя кандидата), меня зовут ....., я менеджер по подбору персонала «Название
вашего агентства».
- Здравствуйте.
- Вы размещали свое резюме на сайте (название сайта), скажите, Вы находитесь в поисках работы?
- Да.
- Хорошо, мы рассмотрели Ваше резюме и готовы пригласить Вас на собеседование на
вакансию специалиста по недвижимости (менеджера по продажам). Давайте я
запишу Вас на собеседование.
- Расскажите условия.
- У нас есть обучение, которое длится (период). Если все успешно пройдено Вам назначают
руководителя, и вы приступаете к работе. (Если есть оклад: также мы единственное
агентство недвижимости, которое платит оклад первые два месяца, а потом вы становитесь
полноправным сотрудником и начинаете зарабатывать самостоятельно (далее оплата
сдельная).
Давайте я запишу Вас на собеседование?
- Хорошо
- Вы сможете подъехать на собеседование завтра в 12:15?
- Да.
- Хорошо, я записала Вас на завтра в 12.15, наш адрес _____________.
- Хорошо, приду.
- Мы будем Вас ждать, до встречи.
- До свидания.

РЕГЛАМЕНТ ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ

Ценный конечный продукт (ЦКП) Проведение собеседований и обработка холодных звонков. Работа с сайтами:
hh.ru (далее - НН) по логину: .....
Superjob.ru (далее Sj) по логину: ...
Авито по логину: ...
Все сайты ежедневно обновляются.
Ежедневный бизнес-процесс:
- Просматриваем отклики на сайтах head hunter, super job, авито с целью выявления подходящих
кандидатов.
- Затем обзвон кандидатов и приглашаем пройти собеседование в формате видео связи.
- Если кандидат согласился, передать кандидата HR-менеджеру, для проведения собеседования (сделать
отметку в таблице с датой и временем собеседования). После собеседования HR-менеджер дает обратную связь по кандидату (пишет комментарий в таблице).
- Если кандидат приходит собеседование, то вначале заполняет гугл форму. Затем вносим данные по кандидату в таблицу тех, кто прошел собеседование.
- После рассмотрения кандидата менеджер приглашает наобучение.

СПИСОК ОБЯЗАННОСТЕЙ

ПРИМЕР ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ

Скрипт входящего звонка
- Здравствуйте! Меня зовут..... , я менеджер по подбору персонала «Название вашего агентства».
- Здравствуйте, у вас набирают на работу?
- Какая вакансия Вас интересует?
- Риелтор
- Да, хорошо. Скажите, пожалуйста, свою фамилию, имя; возраст?
- Иванов Петр Иванович, 35
- От куда вы о нас узнали?
- hh
- Номер телефона тот, с которого вы звоните?
- Да
- Какое у вас образование?
- высшее (среднее спец., среднее)
- Расскажите о своем опыте работы?
- Я работал торговым представителем 5 лет, до этого инженером.
- Я прочитал, у Вас есть обучение?
- Да, оно длится (период). Если все успешно пройдено вы приступаете к работе.
- Расскажите по поводу зарплаты, есть ли у вас оклад?
- Первые два месяца у вас идет стажировка, а потом вы становитесь полноправным сотрудником и начинаете зарабатывать самостоятельно (далее оплата сдельная).
- Вы сможете пройти собеседование в формате видео связи сегодня?
- Нет, можно завтра?
- Да конечно, вам удобно будет в 12.00?
- Да
- Хорошо, я Вас записала на завтра в 12.00
- Хорошо.
- До свидания.
- До свидания.

Скрипт исходящего звонка
- Здравствуйте, (Имя кандидата), меня зовут ....., я менеджер по подбору персонала «Название
вашего агентства».
- Здравствуйте.
- Вы размещали свое резюме на сайте (название сайта), скажите, Вы еще в поисках работы?
- Да.
- Хорошо, мы рассмотрели Ваше резюме и готовы пригласить Вас на собеседование на
вакансию специалиста по недвижимости (менеджера по продажам). Давайтея
запишу Вас на собеседование.
- Хорошо.
- Вы сможете пройти собеседование в формате видео связи завтра?
- Да.
- Хорошо, я записала Вас на завтра в 12.15
- Хорошо.
- До свидания.
- До свидания.

Скачать файл для печати: http://surl.li/xtww